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情報スピードが速い時代に対応していくには、まずは社内における情報の共有化や埋もれている情報の発掘と活用が不可欠です。膨大なナレッジを有効活用しながら蓄積できるよう、オンライン上で気軽に情報共有できるツールの導入をする企業が増えてきました。
その1つであるQast(キャスト)の特徴や強み、料金プランを分析していきます。
Qastとは
QastはQ&Aとメモでナレッジを蓄積できる、シンプルで誰もが使いやすい情報共有ツールです。
社内で何度も同じ質問が繰り返され、毎回同じ説明がなされている、ノウハウやナレッジが属人化してていて社内に蓄積されていないといった問題を解決し、ナレッジの有効活用をアシストしてくれます。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
Qastの特徴·機能
社内に埋もれているナレッジを発掘し、何度も同じ質問と説明を繰り返す非効率さを回避しながら、ナレッジの有効活用と蓄積が図れるQastの特徴と機能を見ていきましょう。
誰でも使えるシンプルさ
Q&Aとメモといったわかりやすいシステムで、誰もが質問やそれへの回答などを簡単に投稿できるようになります。
必要十分な機能だけを搭載しているため、世代を超えて使いこなせるシンプルさです。
ネット世代だけでなく、ベテランスタッフの蓄積されたナレッジやノウハウを、この先も長く社内へと受け継いでいく基盤が作れます。
Q&Aとメモで社内情報を集約
社内でよくある質問はQ&Aに投稿してまとめ、掲示板や個人のナレッジはメモに投稿するなど、目的別に管理することで、社内の情報をわかりやすく集約できます。
匿名機能が付いているため、口頭やチャットでは聞きづらい質問も気軽に投稿でき、知識のブラッシュアップが図れるのもメリットです。
各投稿の既読人数や既読者を確認することもできるので、誰が閲覧したかを確認してお互いの認識の相違を防ぐことも可能です。
スコアで貢献を可視化
投稿数や反応数によって投稿者にスコアを付与する機能があります。
誰がどれだけ貢献しているかが可視化されることで、投稿への意欲が高まり、社内でのナレッジ共有や活用が促進できます。
Qastの使い方
Qastへメンバー招待する
まずはQastにメンバーを招待しましょう。
招待したい人のメールアドレスを入力し、招待するというボタンをクリックするだけの2ステップで招待は完了します。
招待する際に権限を付与することも可能で、一括で招待したい場合にはCSVにメンバー情報を入力して3,000人まで一度に招待することができます。
フォルダを作成する
Qastは階層式のフォルダを作ることが可能で、管理者かリーダー権限のある方ならどなたでフォルダの作成ができます。
フォルダ作成をクリックすると新規フォルダが作成されるのでフォルダ名を決めれば完了です。この際にファイル名の上を右クリックしてフォルダ作成を行うことで階層化することができます。
投稿数が増えてくると必要な情報を整理するのが大変ですが、階層化しておくことでカテゴライズができるのでより快適に検索することができるようになります。
タグを作成する
タグを作成(管理者かリーダーのみ編集可能)することでより細かい粒度で投稿が分類できるようになるのでおすすめです。
投稿画面の右上にあるタグから編集を押すことで編集画面に移行して、タグの名前を入力して追加ボタンを押します。画面右上の完了ボタンを押すことでタグの作成は完了です。
タグ名の編集や削除、タグの統合を行う場合もこちらの画面から行います。
投稿画面でタグの記載があるところにタグ名を入力することでタグを生成することも可能です。
メモを作成する
投稿画面左上の「メモを書く」をクリックすることでメモの投稿が可能となります。
タイトルと投稿内容を入力して投稿ボタンをクリックするだけなので操作に迷うことはありません。
通知設定
Qastの管理機能の1つとして、利用するユーザーの通知設定を制御できるというものがあります。
投稿画面上のプロフィール画像をクリックして通知のタグをクリック、「全ユーザー共通設定」にチェックすることで通知を一律に設定するか全員に反映するかを決めることができます。
Qastの強み
Qastは誰もが気軽に、簡単に質問することや投稿できる環境が整うことで、社内ナレッジの有効活用と蓄積が図れるのが強みです。
フォルダごとに閲覧権限を設定することもできるため、部署ごとのフォルダを作成して、特定のチーム内でナレッジを共有することもできます。
ナレッジを活用したい際の検索もスムーズです。投稿されたテキストはもちろん、PDF、Word、PowerPoint、Excelなどをアップロードしている場合には、ファイル内の文字列も検索対象になります。
Qastの価格·料金プラン
Qastは2020年10月1日から新プランに改定となっており、新プランでは無料でお試しが可能なフリープラン、1ユーザーにつき月額600円(年間契約の場合)がかかるスタンダードプラン、1ユーザーにつき月額900円(年間契約の場合)がかかるエンタープライズプランが提供されています。
2020年8月現在/詳細は公式サイトを確認
Qastの注意点
社内ナレッジを蓄積するうえでは社外秘や流出させたくない情報もあるかもしれません。
セキュリティプランはオプションとなっているため、大切な社内ナレッジを守るためには、月あたり40,000円のプラス料金が発生しますので注意しましょう。
Qastの口コミ·利用企業からの評判
IT素人でも簡単に使えて人事評価にも活用できる
“以前はアナログな手段で情報を共有しており、部門や課単位でしか共有できていませんでした。全員が共通で使えて簡単に質問でき、即時性があるシステムを探していたとき、ピッタリのツールがQastだったのです。世代や経験を問わず、使い方の説明や研修を実施しなくても、誰もが簡単に使いこなせるようになります。誰がどれだけ質問したか、回答したかも可視化できるので、人事評価のうえでも活用できそうだったのも、Qastを選んだ理由です。”(株式会社日本旅行様)
情報を探す時間が短縮できました
“以前はチャットツールを使って情報の共有を行っていたのですが、大事な情報がスレッドに内に取り残されたままという状態が問題になっていました。Qastはすぐに始められることと無料トライアルがあったことが導入の決め手でした。チャットに投稿してアドリアクション1つで記事が溜められるというのは利便性が高くていいですね。情報を検索するのに要していた時間はかなり短縮できたのではないかと感じています。”(HENNGE株式会社様)
SNSでの評判·口コミ
こんなことを言うのもなんですけど、Qastがない時、自分はどうやってナレッジを蓄積していたのか、忘れた。
— 樽川 翔太｜any inc. / カスタマーサクセス (@iam_tarukawa) May 11, 2020
画像とPDF、エクセルが格納できてプレビュー表示できるって、控えめに言って便利すぎ。
Qastという社内Q&Aサービス、改めて考えるとスタートアップ向けに今、めっちゃ流行りうるサービスかも…。うちもそうだけど、あるあるな事実としてSlackでフロー、Confluenceでストックの情報を扱っていて、Confluenceにまとめなおすのは結構気合がいるので進まないんだよな…。
— くちばし (@RamphastosP) July 5, 2018
類似サービスとの比較
類似サービスである「flouu」は社内に散在した情報·文書を集約し情報を一元管理してチームの生産性を向上させ、業務効率化を促せるオンラインワークスペースです。文書管理機能と検索機能を持ち、蓄積された情報の中から欲しい情報をすぐに引き当てることができます。
料金はスタンダードプランで1ユーザーあたり月額500円、1ユーザーあたり1GBのストレージが得られます。
料金的にはQastもほぼ同じです。Qastはシンプル機能で誰もが使いやすいうえ、ユニークなスコア機能が付いているため、投稿の促進や人事評価などに活用することも可能です。
Qastを含むおすすめの情報共有ツール比較
情報共有ツールについては以下の記事でも紹介しています。
Qastでナレッジ共有と人材評価の効率化を
Qastは誰もがわかりやすく匿名で利用できるQ&A機能とノウハウや事例などナレッジを気軽に投稿することやファイルとともに詳しい情報を提供できるメモ機能を備えています。
ITツールを使いこなせないベテラン世代でも、簡単に使いこなせるため、受け継いでいきたい熟練のノウハウや知識も社内で蓄積することが可能です。スコア機能が付いているので投稿の促進とナレッジ蓄積にも役立ち、人材評価への活用などにも利用できます。
画像·データ出典:Qast公式サイト
