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情報スピードが速い時代に対応していくには、まずは社内における情報の共有化や埋もれている情報の発掘と活用が不可欠です。膨大なナレッジを有効活用しながら蓄積できるよう、オンライン上で気軽に情報共有できるツールの導入をする企業が増えてきました。
その1つであるQast(キャスト)の特徴や強み、料金プランを分析していきます。
Qastとは
QastはQ&Aとメモでナレッジを蓄積できる、シンプルで誰もが使いやすい情報共有ツールです。
社内で何度も同じ質問が繰り返され、毎回同じ説明がなされている、ノウハウやナレッジが属人化してていて社内に蓄積されていないといった問題を解決し、ナレッジの有効活用をアシストしてくれます。
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Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
Qastの特徴·機能
社内に埋もれているナレッジを発掘し、何度も同じ質問と説明を繰り返す非効率さを回避しながら、ナレッジの有効活用と蓄積が図れるQastの特徴と機能を見ていきましょう。
誰でも使えるシンプルさ
Q&Aとメモといったわかりやすいシステムで、誰もが質問やそれへの回答などを簡単に投稿できるようになります。
必要十分な機能だけを搭載しているため、世代を超えて使いこなせるシンプルさです。
ネット世代だけでなく、ベテランスタッフの蓄積されたナレッジやノウハウを、この先も長く社内へと受け継いでいく基盤が作れます。
Q&Aとメモで社内情報を集約
社内でよくある質問はQ&Aに投稿してまとめ、掲示板や個人のナレッジはメモに投稿するなど、目的別に管理することで、社内の情報をわかりやすく集約できます。
匿名機能が付いているため、口頭やチャットでは聞きづらい質問も気軽に投稿でき、知識のブラッシュアップが図れるのもメリットです。
各投稿の既読人数や既読者を確認することもできるので、誰が閲覧したかを確認してお互いの認識の相違を防ぐことも可能です。
スコアで貢献を可視化
投稿数や反応数によって投稿者にスコアを付与する機能があります。
誰がどれだけ貢献しているかが可視化されることで、投稿への意欲が高まり、社内でのナレッジ共有や活用が促進できます。
Qastの使い方
Qastへメンバー招待する
まずはQastにメンバーを招待しましょう。
招待したい人のメールアドレスを入力し、招待するというボタンをクリックするだけの2ステップで招待は完了します。
招待する際に権限を付与することも可能で、一括で招待したい場合にはCSVにメンバー情報を入力して3,000人まで一度に招待することができます。
フォルダを作成する
Qastは階層式のフォルダを作ることが可能で、管理者かリーダー権限のある方ならどなたでフォルダの作成ができます。
フォルダ作成をクリックすると新規フォルダが作成されるのでフォルダ名を決めれば完了です。この際にファイル名の上を右クリックしてフォルダ作成を行うことで階層化することができます。
投稿数が増えてくると必要な情報を整理するのが大変ですが、階層化しておくことでカテゴライズができるのでより快適に検索することができるようになります。
タグを作成する
タグを作成(管理者かリーダーのみ編集可能)することでより細かい粒度で投稿が分類できるようになるのでおすすめです。
投稿画面の右上にあるタグから編集を押すことで編集画面に移行して、タグの名前を入力して追加ボタンを押します。画面右上の完了ボタンを押すことでタグの作成は完了です。
タグ名の編集や削除、タグの統合を行う場合もこちらの画面から行います。
投稿画面でタグの記載があるところにタグ名を入力することでタグを生成することも可能です。
メモを作成する
投稿画面左上の「メモを書く」をクリックすることでメモの投稿が可能となります。
タイトルと投稿内容を入力して投稿ボタンをクリックするだけなので操作に迷うことはありません。
通知設定
Qastの管理機能の1つとして、利用するユーザーの通知設定を制御できるというものがあります。
投稿画面上のプロフィール画像をクリックして通知のタグをクリック、「全ユーザー共通設定」にチェックすることで通知を一律に設定するか全員に反映するかを決めることができます。
Qastの強み
Qastは誰もが気軽に、簡単に質問することや投稿できる環境が整うことで、社内ナレッジの有効活用と蓄積が図れるのが強みです。
フォルダごとに閲覧権限を設定することもできるため、部署ごとのフォルダを作成して、特定のチーム内でナレッジを共有することもできます。
ナレッジを活用したい際の検索もスムーズです。投稿されたテキストはもちろん、PDF、Word、PowerPoint、Excelなどをアップロードしている場合には、ファイル内の文字列も検索対象になります。
Qastの価格·料金プラン
Qastは2020年10月1日から新プランに改定となっており、新プランでは無料でお試しが可能なフリープラン、1ユーザーにつき月額600円(年間契約の場合)がかかるスタンダードプラン、1ユーザーにつき月額900円(年間契約の場合)がかかるエンタープライズプランが提供されています。
2020年8月現在/詳細は公式サイトを確認
Qastの無料版でできること
フリープランの利用条件
Qastでは、無料で利用することができるフリープランを提供しています。
フリープランは、利用人数10名以下が利用条件となります。
フリープランの機能
Qastのフリープランは、以下の機能を利用することができます。
- 基本機能
- Slack・Teams連携
- 1ファイルの容量10MB
Qastの注意点
社内ナレッジを蓄積するうえでは社外秘や流出させたくない情報もあるかもしれません。
セキュリティプランはオプションとなっているため、大切な社内ナレッジを守るためには、月あたり40,000円のプラス料金が発生しますので注意しましょう。
Qastにアプリはある?
スマートフォン向けアプリを提供
Qastでは、iOS/AndroidのOSに対応したアプリを提供しています。
アプリ版のQastでは、スマホプッシュ通知によって手軽に投稿を確認することができるため、見落としを減らすことが可能です。
投稿閲覧後はスマートフォンから簡単にいいねやコメントなどのリアクションがとれるため、利用率の促進につなげることができます。
確認漏れを絞り込んだり、未読投稿の絞り込みも可能で、タグをクリックして検索することも可能です。
アプリリリースの背景
Qastのアプリは、2018年にβ版がリリースされましたが、リリースの背景としては、職種の多様化や、ビジネスにおけるスマートフォンの普及が大きな理由となります。
営業や配送、建設など様々な職種の方がQastを利用し、スマートフォンの所有率も上昇していることから、アプリ版の開発、リリースの運びとなりました。
すでに提供されていたIDログイン機能とアプリを併用することで、従業員にメールアドレスやPCを支給していないという場合でも情報共有を行うことができます。
QastとTeamsの連携について
連携方法
QastとTeamsの連携方法としては、管理者側はQastにログイン後、通知メニューのTeams連携内の「カスタムアプリをダウンロード」をクリックします。
その後、Teamsにログリンし、「アプリ」から「カスタムアプリをアップロード」をクリックして、自社や属する組織名のアップロードをクリックした後、ダウンロードしていたZipファイルを選択することで連携できます。
利用者側は、Teamsにログイン後、チームかチャットの投稿上に表示される「…」ボタンを選択し、「その他の操作」をクリックします。
Qastの「メモとして投稿」、「コメントとして投稿」、「質問として投稿」、「回答として投稿」のいずれかを選択し、QastのチームURLを入力後、サインインして連携ボタンをクリックすることで連携できます。
QastとTeamsを連携させるメリット
QastとTeamsを連携させるメリットとしては、情報共有の効率化やナレッジの蓄積が挙げられます。
Qastで質問やメモを投稿すると、Teamsでもリアルタイムに通知を受け取ることができるようになるため、情報共有を効率化できるだけでなく、見落としのミスを減らすことも可能となります。
そして、Teamsで流れている情報をQastに蓄積することで、コミュニケーションとナレッジのストックを棲み分けできる点も優れています。
Qastの口コミ·利用企業からの評判
IT素人でも簡単に使えて人事評価にも活用できる
“以前はアナログな手段で情報を共有しており、部門や課単位でしか共有できていませんでした。全員が共通で使えて簡単に質問でき、即時性があるシステムを探していたとき、ピッタリのツールがQastだったのです。世代や経験を問わず、使い方の説明や研修を実施しなくても、誰もが簡単に使いこなせるようになります。誰がどれだけ質問したか、回答したかも可視化できるので、人事評価のうえでも活用できそうだったのも、Qastを選んだ理由です。”(株式会社日本旅行様)
情報を探す時間が短縮できました
“以前はチャットツールを使って情報の共有を行っていたのですが、大事な情報がスレッドに内に取り残されたままという状態が問題になっていました。Qastはすぐに始められることと無料トライアルがあったことが導入の決め手でした。チャットに投稿してアドリアクション1つで記事が溜められるというのは利便性が高くていいですね。情報を検索するのに要していた時間はかなり短縮できたのではないかと感じています。”(HENNGE株式会社様)
SNSでの評判·口コミ
こんなことを言うのもなんですけど、Qastがない時、自分はどうやってナレッジを蓄積していたのか、忘れた。
— タルカワショウタ (@iam_tarukawa) May 11, 2020
画像とPDF、エクセルが格納できてプレビュー表示できるって、控えめに言って便利すぎ。
Qastという社内Q&Aサービス、改めて考えるとスタートアップ向けに今、めっちゃ流行りうるサービスかも…。うちもそうだけど、あるあるな事実としてSlackでフロー、Confluenceでストックの情報を扱っていて、Confluenceにまとめなおすのは結構気合がいるので進まないんだよな…。
— くちばし (@RamphastosP) July 5, 2018
Qastのいい評判･口コミ
Qastでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
・シンプルなインターフェースでナレッジツールやwikiや議事録でも活躍してくれる。
・問い合わせの内容を投稿しておくことで同じ質問が来た際にQastを案内するだけで良くなる。
・シンプルな機能で簡単に投稿が行えて情報共有ができので疑問解消に役立つ。
ノウハウを蓄積していき、会社全体で共有できる便利なシステムです。
簡単に投稿できて便利だと言う口コミが多く、シンプルで操作もしやすいと評判でした。
同じような問い合わせに対して、解決策を共有できるため業務効率の向上が見込めて役立ちます。
Qastのその他評判･口コミ
Qastでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
Qastのその他口コミ･評判
・更新タイミングがバッティングしてしまうと、更新が反映されない部分がある。
・同じような質問をした人がいないか検索しても部署が多いため、見つけられないことが多々ある。
・シングルサインオンなどを利用するためにはセキュリティプランのオプションを付けなければならない。
複数人で投稿内容を編集することが出来てしまうようです。
その結果、更新タイミングがバッティングし、上手く更新されないという不具合があり注意が必要です。
オプションプランには追加料金が掛かるため自社に合ったプランを検討しましょう。
Qastを導入した結果は？
Qastを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
Qastを導入した結果に関する評判・口コミ
・営業の商談ポイントを投稿し、属人化が解消されて内容がナレッジとして残るようになった。
・Qastで質問することで複数の先輩からのアドバイスを参考にして解決できるようになった。
・Qastで検索すると情報があるかないか分かるので、検索時間が大幅に短縮することができた。
情報を共有することにより、営業などの属人化の解消に役立っているようです。
1人の担当者だけでなく複数人で情報を共有できるため、引継ぎがスムーズに行えます。
問い合わせへの対応をノウハウとして蓄積することができるので、先輩方の意見を参考に課題解決が行えるのは助かります。
情報共有を上手く活用し、個人のノウハウを会社全体に反映させていける便利なシステムです。
Qastの改善希望ポイントは？
Qastに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
Qastで改善して欲しいポイント
・短期間に複数人で編集するのに適していないため、同時編集ができるように改善してほしい。
・心理的なハードルを下げて活発な意見交換ができるようにスコア表示を選択できるようにしてほしい。
・記事内のボリュームが大きくなると記事を開く際に重くなって時間が掛かることがある。
誰でも簡単に投稿できる反面、自分の投稿内容が他の多くの社員に見られてしまうという精神的ハードルが高いようです。
そのため投稿を思うように行えない方もいるようでした。
公開範囲の設定や編集中の記事をロックして他の人に操作させないなど、改善することでもっと便利に使いやすくなりそうです。
類似サービスとの比較
類似サービスである「flouu」は社内に散在した情報·文書を集約し情報を一元管理してチームの生産性を向上させ、業務効率化を促せるオンラインワークスペースです。文書管理機能と検索機能を持ち、蓄積された情報の中から欲しい情報をすぐに引き当てることができます。
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情報共有ツールについては以下の記事でも紹介しています。
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Qastは誰もがわかりやすく匿名で利用できるQ&A機能とノウハウや事例などナレッジを気軽に投稿することやファイルとともに詳しい情報を提供できるメモ機能を備えています。
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画像·データ出典:Qast公式サイト
