政府がDX化を推進していることもあり、これまで紙で管理されていた書類が電子化されペーパーレスが進められています。
しかし、従来の書類管理体制が定着している企業では、ペーパーレス化が進んでいない現状もあります。
本記事では、ペーパーレス化を推進するメリットやおすすめのソリューションを紹介していきます。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
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月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
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月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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ペーパーレス化が進まないことによる弊害
まずは、ペーパーレス化が進まないことによる弊害について理解しておきましょう。これから紹介する課題が起こっていないか、社内状況と比較してください。
書類の作成や管理に手間がかかる
ペーパーレス化が進まないことで書類作成を手作業で行う必要があります。また、作成した書類を印刷、配布、保管をしなければならないため、手間がかかってしまうでしょう。
電子帳簿保存法に対応できない
DX化を進めている企業は経理に関する書類を電子帳簿で管理していますが、ペーパーレス化が進んでいない企業では電子帳簿保存法に対応できません。これにより、取引先とスムーズに連携できないなどの弊害が発生してしまうでしょう。
また、大量の書類を管理するためのスペースやコストがかかってしまうことが考えられます。
無駄な出社やワークフローが発生する
ペーパーレス化が進まないことでワークフローが複雑になり、出社して書類の共有や承認業務をしなければなりません。また、無駄な出社が必要な状況がリモートワークを導入できていないなどの弊害も引き起こしてしまうでしょう。
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ペーパーレス化のメリット
ここからはペーパーレス化によるメリットについて紹介します。
大幅な業務効率化
ペーパーレス化を図ることで、書類の作成や情報の共有、検索、保管といった業務を大幅に効率化させることができます。
紙の保管スペースや管理コストがなくなる
書類を紙で保管する場合、オフィス内に保管のためのスペースが必要になります。ペーパーレス化を図ることで、これまで保管スペースとして使っていた場所を別の用途で効果的に使用することができるでしょう。
また、書類を管理するための人員も削減できるため、管理コストを減らせる効果も期待できます。
押印出社がなくなる
社内で承認が必要な書類をペーパーレス化することで、押印のために出社をする必要がなくなります。現在は電子印鑑などのサービスもあるため、印鑑による承認作業を残したままペーパーレス化は実現できるでしょう。
ペーパーレス化を進める方法
ペーパーレス化のメリットを理解したところで、ペーパーレス化を進める方法についても確認していきましょう。
無駄な書類の必要性を見直す
ペーパーレス化を進める際は、現状管理している書類の中で不要なものがないか必要性を改めて見直すようにしましょう。無駄な書類を削減することで、コストを削減したり、ワークフローを簡略化させることができるでしょう。
ペーパーレスソリューションを導入する
ペーパーレス化を実現するためには、デジタルツールやソフトウェアなどのソリューションを導入しましょう。ペーパーレスソリューションを導入することで、書類作成や情報共有、署名作業が全てオンラインやクラウド上で完結させることができるため、業務効率を大幅に向上させることができます。
おすすめのペーパーレスソリューション
前述した通り、ペーパーレス化にはソリューションの導入が必要です。これから紹介するおすすめのソリューションを参考にしてください。
desknets クラウド NEO
ネオジャパンが提供する「desknets クラウド NEO」は業務上必要な書類を電子管理できるだけでなく、社員全員がその書類にアクセスして確認することができます。これにより承認作業のワークフローが簡略化できることが期待できます。
サイボウズOffice
サイボウズが提供する「サイボウズOffice」70,000社以上の企業が導入しているソリューションです。
書類の確認作業がオンライン上で完結するだけでなく、社内のニーズに合わせてプログラミング不要でアプリを作成できるのが最大の特徴です。
ECO Meeting
エステックが提供している「ECO Meeting」は社内で管理している書類をファイル化し電子管理することができるソリューションです。情報共有が円滑になるため、会議の度に資料を用意する必要がなくなり、業務効率化だけでなく、コスト削減を実現できます。
ペーパーレス化の課題はソリューションの導入で解決できる
今回はペーパーレス化を推進するメリットやおすすめのソリューションについて紹介してきました。
ペーパーレス化を図ることで複雑なワークフローを簡略化し、社内の業務効率を大幅に改善することができます。また、保管や管理のコストも削減できるなど、大きなメリットがあります。
書類の管理などで課題を感じている方は本記事を参考にペーパーレス化を進めてみてください。