ワークフローを電子化する方法は?メリットやデメリットも解説

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リモートワークの増加・DX化の推進・電子帳簿保存法の改正などによって、ワークフローの電子化が注目されています。

ワークフローを電子化することで、申請〜決裁までを可視化できるため、業務の効率化が図れますが、それによって発生するメリット、起こるデメリットなどに対してもしっかりと気に留めておく必要があります。

今回は、「ワークフローを電子化する方法とそれらのメリットやデメリット」について解説いたします。

ワークフローを電子化する方法は?

ワークフローの電子化とは、「これまで紙ベースで行われていた伝達・承認・決裁の業務を電子的な手段に置き換えること」です。

これを行うためには、ワークフローシステムを導入する必要があります。

ワークフローの電子化を行えば、申請者の組織や立場、申請内容により自動的に承認者・決裁者が特定され、決裁まで導いてくれる上、データとしてシステム内に保管されるので業務が非常に効率的になります。

ペーパーレスを推進でき、手続きの流れやどこまで業務が進んでいるかなどが可視化されるので、申請者はすぐに確認でき、承認する側は、スマートフォンでも内容を確認できるため、出先でも業務が滞ることはありません。

経費精算など既存利用しているシステムとカスタムできるものなど、あらゆる種類のワークフローシステムが昨今ではリリースされていますので、自社の業務内容にぴったりなシステムを導入すると良いでしょう。

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簡単操作でワークフローを作成

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Webからも申請フォームが作成できる

Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

運用をしながら改善が可能

更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

 

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プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

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全ての情報を一元管理

複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。

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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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ワークフローを電子化するメリット

承認が効率化される

ワークフローを電子化することで、これまでの承認作業を大幅に圧縮でき、時短を図ることができます。

承認者が不在の際には回覧が滞りがちだったとしても、パソコンのみならず、スマホからでも承認作業が行えるようになるため、スムーズなワークフローが実現されます。

またシステムによっては、過去データを取り込んだり、既存利用している業務システムと連携できるため、より業務効率化を図れるようになります。

コストを削減できる

紙の書類を利用した業務は、紙代・印刷代・通信費・郵送費などあらゆる面にコストがかかります。

しかし、電子化によってペーパーレス化を行なえば、これらのコストを削減できます。

加えて、これまで書類の保管に使っていたスペースを有効活用できるようにもなるでしょう。

承認ルートが明確になる

従来通り紙でワークフローを回覧している場合、業務が滞っているかなど、進捗状況を把握することが困難でしたが、電子化を推し量ることで業務プロセスが見える化され、明確になります。

承認ルートを明確にすることで、承認業務の停滞を防止できるようになるのです。

文書管理が明確になる

ワークフローの電子化により、書類をすべてWeb上から管理できるので、パソコンから好きな時に必要な書類を閲覧可能な状態になります。

申請者・承認者・申請日時など、条件を絞って管理したり検索したりできる上、電子稟議などを利用してすべて情報を保存しておけば、文書管理はより明確になることでしょう。

ワークフローを電子化するデメリットや注意点

使い方を覚えてもらう必要がある

ワークフローの電子化には、申請フォーム作成方法・承認ルート設定、承認方法など、社員に操作方法を覚えてもらう必要があります。

操作がわからず、電子化を行なったことで業務が複雑になってしまったら元も子もありません。

ワークフローシステムを導入する際は、自社の業務・課題に最適なサービスを選択すると良いでしょう。

利用料がかかる

ワークフローシステムを導入する場合、多くのサービスが有料です。

必要以上に多機能で持て余してしまうようなシステムを導入した場合、コストが上がってしまうことも考えられなくありません。

システムを選択する際は、必要な機能を明確にし、適切なサービスを導入することを心がけましょう。

紙との混在で管理が大変になる恐れがある

稟議内容を説明する際、添付ファイルを提出することは珍しくありません。

例えば、稟議書は紙面で、添付ファイルはデータなど、紙と電子が混在してしまった場合、管理はより煩雑になってしまうでしょう。

従って、ワークフローシステムを導入する際は、すべての書類が電子化できるものを選ぶことをおすすめします。

まとめ

以上、ワークフローを電子化する方法と、した際のメリットやデメリットについて解説いたしました。

様々なメリットを享受できるワークフローの電子化ですが、自社に必要な機能を明確にし、的sつなシステムを選ぶことが重要です。

今後、ワークフローシステムを自社に導入しようとお考えの方はぜひ、この記事を参考になさってみてください。

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        運用をしながら改善が可能

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        申請〜承認、電子データの保存が同時にできる

        コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。

        豊富な機能

        コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

         

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        グループウェアのアカウント活用で管理を効率化

        Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるため、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することができ、アカウント管理の効率化を実現することができます。

        フォームの作成パターンはいろいろ

        Gluegent Flowの申請フォームは、Googleドキュメントを使用して普段から利用している紙のフォームそっくりにレイアウトを作成することが可能です。 使い慣れたフォームのままスムーズに電子化へ移行することができます。

        複数の通知で見落としを防止

        Gluegent Flowでは、モバイルアプリを標準で提供しているため、外出先やテレワークでも手軽に申請・承認業務を行うことができます。 モバイル通知に対応しており、ロック画面でもお知らせを表示できるため見落としを防止します。

         

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        AgileWorksとは、株式会社エイトレッドが開発・提供しているワークフローシステムです。 組織改編や人事異動が多い中堅・大企業でも、柔軟に設計ができる点が強みで、急な業務変更にも対応できる標準機能を搭載しています。

        操作性に優れたインターフェースで設計

        AgileWorksは、従来の紙のようなフォームをノーコードで作成できる「X-WebForm for Agile」という機能が搭載されています。 マウス操作で入力フィールドを配置することができ、プロパティから入力補助の設定もできます。

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        AgileWorksは、組織や所属データを履歴構造で持つため、組織改編を施行する前から設定作業が可能になります。 標準機能で大規模な組織改編や統廃合、長い決裁フロー、多数の運用システムといった課題に対応することができ、ワークフロー全般をカバーすることが可能な実用性の高さが特徴的です。

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