業務プロセスの可視化とは?方法やメリットについて解説

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業務プロセスの可視化とは、業務プロセスを言葉や数字で具体的に表す取り組みです。

ツールを利用することで可視化を効率的に行うことができ、労働時間の管理やPC操作のログデータの分析やグラフ化が可能です。

業務プロセスを可視化する方法やメリットについてご紹介していきましょう。

業務プロセスの可視化とは?

業務プロセスの可視化とは、業務プロセスを言葉や数字で具体的に表す取り組みのことです。

業務プロセスの効率化を図る際に、何が問題でどこを改善したら良いかなど課題を浮き彫りにするために業務プロセスの可視化が必要となってきます。

どの工程にどれくらいの時間が掛かっているか、どれくらいの費用が掛かっているかを明らかにすることで、改善や適切な運用が行えるようになります。

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Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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業務プロセスを可視化するメリット

業務プロセスを可視化することで、工程が複雑な業務でも、どの工程がボトルネックになっているか特定することができます。

ボトルネックとなっている部分を解消することで業務全体の効率アップに繋がります。

属人化の解消効果もあり、特定の担当者でしか対応できないという場面を減らすことができ、継承を容易に行えるようになります。

業務プロセスを可視化することにより、今まで業務が不透明だったために的確な判断が遅れてしまったというケースを減らすことができ、素早い判断を常に出せる環境整備になります。

業務プロセスの可視化の方法

業務プロセスを可視化する方法としてプロセスマップやフローチャート、スキルマップなどがあります。

またITツールの導入により業務プロセスの可視化が可能です。

フローチャートは業務における一連の流れを矢印を使い分かりやすく図式化したものになります。

エクセルを用いたフローチャート作成

フローチャートの作成はエクセルを使うことで効率的に見やすいフローチャートを作成することができます。

フローチャートを作る専用ソフトもありますが、エクセルは汎用ソフトなため多くの人と共有することができて便利です。

エクセルでのフローチャート作成方法は、挿入タブの図式ボタンを押し、フローチャートの中から図形を選び、始点・完了を表す端子を選択してワークシート上にクリックし並べていきます。

ワークシートに貼り付けた端子の中にテキスト入力を行ったら、図形同士をコネクタで繋いでいきましょう。

図形を増やして行き、順番に繋げていくことでフローチャートを完成させることができます。

業務プロセスの可視化に役立つツール

業務プロセスを可視化するツールを利用することで、業務改善と従業員の管理が行いやすくなります。

可視化ツールでは、従業員のPC操作のログを集めることができ、収集したログからデータ分析や労働時間の管理も可能です。

どのアプリケーションをどの程度利用したかなどグラフ化することで可視化を行えます。

可視化ツールに「Qasee」ソフトがあり、導入することで組織の状態を正確に把握できるようになり、個人やチームの生産性向上に役立ちます。

「Ekran」ソフトでは、PCログイン時の操作ログを記録するメッセージをユーザーに送る機能や、指定したアプリや端末の使用制限機能があり、労働時間の管理を手助けする機能が搭載されています。

業務プロセスの可視化についてのまとめ

業務プロセスの可視化とは、業務プロセスを言葉や数字で具体的に表す取り組みであり、可視化することで業務プロセスの改善をしやすくなります。

工程が複雑な業務でも可視化することで改善点を見出すことができ、業務効率の改善が行えます。

業務プロセスの可視化はITツールの導入の他にもエクセルのフローチャートの作成でも可能です。

社内全体の業務プロセス改善を行うためにも現状をしっかりと把握する可視化を行うようにしましょう。

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        コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

         

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