業務プロセスとは会社全体の業務の流れを表すものです。
業務プロセスを改善させるためには「現状業務の把握」「課題の追求」「改善案の検討」「業務の再設計」「改善の実行と検証」の手順で改善を行っていきます。
業務プロセスの改善のコツや注意点についてご紹介していきます。
業務プロセスとは？
業務プロセスとは、会社で日常的に行われる業務の流れとなります。
会社における業務は製造部、営業部、経理部、人事部、総務部など部署ごとに違った仕事がありますが、それら全てが組み合わさった連なりが業務プロセスです。
業務プロセスをまとめておくことで、業務上の良い点や悪い点の洗い出しが行えて今後の業務改善に役立たせることができます。
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業務プロセスと業務フローとの違い
業務プロセスと業務フローはどちらも業務の流れを表しており、何らかの業務を開始してから終了するまでの流れとされています。
ただし業務プロセスと業務フローでは流れを見る規模が異なり、業務フローの場合はチーム単位での業務の流れを表すのに対して、業務プロセスは会社全体の業務の流れを表すものです。
業務フローは「ワークフロー」とも呼ばれており、どちらも業務の流れをまとめた意味で使われています。
業務プロセス改善の流れ
業務プロセスを改善するために、どのような手順を行っていけばよいのか、順番に5つをご紹介します。
1つ目は現状業務の把握です。
業務プロセスをフロー表にまとめて会社全体の状況を把握して問題点の洗い出しを行います。
フロー表で図式化することで、どの業務プロセスに時間が掛かっているか、コスト削減できないかなど内部統制を見直し、改善の余地を分析します。
2つ目は課題の追求です。
現状業務の把握ができたら、次はどの業務プロセスに問題があり、原因や改善できる点を確認していきます。
課題解決に向けて取り組む優先順位を決める際は、費用対効果を考えて改善効果が高いものから取り組みます。
課題解決に期限やゴールを設けることでゴールから逆算した取り組みも可能となるため、ゴールをしっかりと定めましょう。
3つ目は改善案の検討です。
課題について検討できたら、今度は改善案の検討に移ります。
改善案を考える重要な基準は「労働時間の短縮が行えるか」「工数の削減でどの程度コスト削減ができるか」「従業員の働くモチベーションにつながるか」の3つです。
4つ目は業務の再設計です。
業務プロセスの改善により業務内容全体を再設計する必要がある場合もあり、会社が求めている業務レベルを達成できるか考えます。
5つ目は改善の実行と検証です。
実際に改善案を実行したあと、結果を客観的に振り返ることが大切です。
改善前と改善後の結果を分析し、どの改善案が効果的でどの点に効果が無かったかを把握していきます。
効果がなかった改善案も次回以降の業務改善に活かすため分析結果を蓄積し、有効活用しましょう。
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業務プロセス改善のコツや注意点
業務プロセス改善のコツは、「業務の可視化」「コンサルティングへ依頼」「クラウドの活用」があります。
業務の可視化を行い社員全員が共通認識を持って業務に取り組んでいくことで業務プロセス改善の効率アップに繋がっていきます。
ツールを上手く活用し、他部署や他拠点を含めた全体の情報をリアルタイムで共有することも問題点の洗い出しに役立ちます。
社内だけで解決が難しい場合は、コンサルティングに依頼しましょう。
社外のノウハウを取り込むことで、より良い改善案をご提案してもらえる可能性があり効率的な業務改善が行える場合があります。
クラウドストレージを利用することで情報の蓄積や共有、管理が行いやすくなり、業務効率の改善に繋がります。
情報をリアルタイムで共有できる強みがあり、承認業務もスムーズになります。
業務の一部を自動化できるクラウドサービスもあるため利用していきましょう。
業務プロセス改善を行う際には次のことに注意しなければなりません。
「現場の理解を得る」「本質を見失わない」「改善後の運用を徹底する」の3つです。
業務改善のため新システムを導入したとしても、現場の理解を得られていなければ逆に効率の悪い作業になってしまうことがあります。
関係する社員や部署の了解を得てから業務プロセス改善を行うようにしましょう。
本質を見失わないでは、一部の業務を改善した結果、全体の業務プロセスが悪化してしまうことがあり、それでは改善した意味がなくなってしまいます。
全体プロセス改善に向けた施策に取り組みましょう。
改善後の運用を徹底するのは、改善案の作業よりも普段どおりの慣れた作業をしてしまう社員が現れます。
その結果、改善がうまく機能しなくなってしまうため、業務プロセスの改善を実行した場合はその作業を徹底させる必要があります。
業務プロセスについてのまとめ
業務プロセスとは、社内全体の業務の流れを表すものでした。
業務プロセスと業務フローは同じく業務の流れを表すものですが、業務フローはチーム単位の業務を表すもので、業務プロセスは社内全体の業務を表すものという違いがあります。
業務プロセス改善を行うためには「現状業務の把握」「課題の追求」「改善案の検討」「業務の再設計」「改善の実行と検証」の手順で行っていきます。
業務プロセス改善を行う際は、現場の理解を得なければ十分な効果を得られないため注意が必要です。
業務改善に役立つツールやコンサルティングも活用して、効率の良い業務プロセス改善を行っていきましょう。
