稟議と申請の違いは?起案から決裁承認までのフローも解説

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「稟議」と「申請」は似通った言葉ですが、双方には明確な意味の違いがあります。

今回は、稟議と申請がそれぞれどのような意味を持つのか、また、稟議の起案から決裁承認までのフローについても解説します。

稟議と申請の違いを理解して正しく使い分けをしたい方は、ぜひ記事をご覧ください。

稟議と申請に違いはある?

稟議と申請には次のような違いがあります。

・稟議…企画などの提案に対して書類(稟議書)を作成して、上司や経営陣などの複数の決裁担当者から承認・決裁を求める
・申請…希望などを直属の上司に伝え、承認を求める

つまり、稟議は承認のために複数の上司や経営陣の承認が必要で、申請は直属の上司の承認のみを求めるものです。

例えば、文房具などの消耗品は上司の承認で購入可能ですが、高額な備品(パソコンなど)はそう簡単にはいきません。

しかし、備品を購入するたびに会議を開いていては効率が悪いのも現状です。

その時に、会議の代わりに稟議を行うことにより時間や手間の削減が可能になります。

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「社内稟議」の概念とは

社内稟議とは、新規事業の立ち上げ・サービスや製品を購入する際などに、その目的・効果・費用などを取りまとめ、企業内の決裁者に承認を得る行為のことを指します。

決裁者は、稟議を出された内容について、「企業として見合うリターンがあるか」「企業の戦略との整合性は取れるのか」「リスクはどの程度か」などを経営の側面から判断を下す必要があります。

それぞれの事項を決める度に、項目ごとの決裁者を集めて会議を行うのは、効率的ではありません。

社内稟議は、全員で会議をする代わりとなる役割を発揮します。

効率化以外にも、文書を作成して、課長・部長・役員・という流れで回覧し決裁を行うことで、 複数人の異なる視点でチェックされるため、課題を浮き彫りにしやすいというメリットもあるのです。

スムーズに社内稟議を通すことができれば、業務効率の向上はもちろん、自分が実行したいプロジェクトの実現に繋がります。

社内稟議は基本的に、以下の3種類に分かれます。

契約稟議

「契約稟議」は、外部企業と業務委託契約を結んだり、他社と契約を締結したりする際に通す稟議のことです。

契約書の原案、契約先企業の与信情報なども稟議にあげます。

購入稟議

「購入稟議」は、製品・サービスの購入時に通すべき稟議のことです。

多くの場合、購入費用などにより、決裁者も変わります。

採用稟議

「採用稟議」は、採用活動を始める際に上げる稟議のことです。

職種・求める能力、エージェントや広告にかかるコストも稟議に回します。

稟議の起案から承認までのフロー

稟議がどのような流れにより実施されるのか、紙の書類で行う場合を例にして紹介します。

(1)稟議書を作成する

どのような案件に対して承認・決裁して欲しいのか明確にして稟議書を作成します。

(2)稟議書の番号を取得する

稟議書をはじめとした各書類は、大抵の会社は番号をつけて管理しています。

そのため、稟議書を作成すると同時に必要な番号も取得するようにしましょう。

(3)稟議書を回覧する

稟議書を作成し終わったら、承認権限を持つ担当者へ稟議書を回覧していきましょう。

回覧する主な順番はこのようになっています。

・直属の上司
・各課の課長
・各部の部長

稟議の内容によっては、経営陣(役員)の承認および決裁が必要になる場合があります。

(4)全員に承認されることで完了する

稟議書が決裁の権限を持つ担当者全員から承認されれば稟議は完了し、申請した内容を実行できます。

巻き戻し(修正や見直し)を求められたら対応しましょう。

稟議が却下された場合は、起案そのものから見直しが必要です。

稟議書の書き方

稟議書を作成する際に記載するべき内容は以下のとおりです。

1.起案者および起案日
2.稟議書の番号
3.タイトル
4.稟議の概要
5.稟議の目的や理由
6.稟議のメリットおよびデメリット(メリットとデメリットを比較して、メリットの方が大きいことをアピールする)
7.目的のためにかかる費用
8.目的のためにかかる日数

会社に書き方の見本があるようならそれに沿って作成しますが、ない場合はWeb上のものを参考にして作成してもいいでしょう。

稟議は直接会わなくても承認・決裁が得られるメリットがあります。

そのため、稟議書の内容がわかりづらい・データなどがなく信憑性がないなどの問題があると、巻き戻しや却下の判断を受ける可能性が高くなるのです。

稟議書を作成したら、記載内容にミスや漏れはないか、わかりやすい文章であるかチェックを怠らないようにしましょう。

また、事前に上司などに稟議の内容を口頭で伝えておくと、承認が得られやすくなります。

稟議申請のメールの書き方

稟議申請メールの書き方も、紙の書類と大きな差はありません。

ただし、メールの場合は起案日や稟議の番号を記載しないケースも多いでしょう。

また、稟議申請メールの場合は、期限を設定する例も多く見られます。

稟議と申請の言葉の違いは「手続き」であるか否か

稟議と申請には次のような擬態があります。

・稟議…企画などの提案に対して書類(稟議書)を作成して、上司や経営陣などの複数の決裁担当者から承認・決裁を求める手続き
・申請…希望などを直属の上司に伝え、承認を求める

稟議の目的は、承認を得るための会議の回数を減らすことにあります。

そのため、複数人の承認が必要になるのです。

稟議と申請の意味を理解し使い分けられるようになると、効率よく業務ができるようになります。

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