稟議書はなぜ必要?目的とスムーズに通すコツを解説

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    会社として新規の契約を締結する際や、何か新しい商品を購入する際などに稟議書(りんぎしょ)の提出を求められて書き方がわからなくて困ったという方は意外と多いのではないでしょうか。

    適切な稟議書の作成ができれば業務における承認フローを効率化することができます。

    本記事では稟議書の書き方や稟議の意味など基本的なことから例文までを紹介しますので稟議書作成の参考にしてください。

    そもそも稟議とは?

    稟議(りんぎ)とは簡単に言えば意思決定の権限を持つ人から承認を受けることを指します。

    新規で商品を購入する際やクライアントとの契約を締結する際に、自分の権限だけでは決定することができないので、その契約内容などを説明した文書を作成して上長に承認してもらう必要があります。この時作成した書類を稟議書といいます。

    また、稟議など承認業務の流れを効率化するシステムとして昨今ではワークフローシステムと呼ぶ場合もあります。

    稟議や稟議書は会社や部署によってフォーマットが異なる場合が多く、使用頻度も様々です。

    「稟議書」の読み方は?

    ビジネスシーンで頻出する単語「稟議書」は「りんぎしょ」と読みます。

    広辞苑では「ひんぎしょ」という読み方が正式とされているようですが、一般的には「りんぎしょ」と呼ぶ場合がほとんどです。

    稟議と決裁の違い

    稟議と決裁の大きな違いは承認する人数にあります。

    稟議は従業員が稟議書を作成し、複数人に回覧してもらったのち権限を持つ人に承認を行ってもらいます。

    決裁の場合は権限のある上長が単独で提案された内容の承認·非承認を行うので承認を行う人数に違いがあります。

    ですが、企業によって稟議と決裁の取り入れ方は様々で、稟議を行っておらず決裁のみで承認作業を行っているというケースも少なくはありません。

    最終的な承認は上長が行うにしても、書類に不備がないかなどは別部署でチェックする場合もあり、稟議と決裁が同時におこわれているというケースもあるので、企業によって稟議や決裁の意図は様々なので他社とのやりとりではどういう意味合いで使われているのかを注視することをおすすめします。

    稟議書の目的とは?

    稟議書を作成する目的、必要性は大きく分けて2つに捉えられます。

    認識のズレを防止

    稟議書を作成する際にはすでに提案済みの内容を書類に起こすことが多いです。

    一度提案した内容を再度書類にまとめるのは二度手間のように感じるかもしれませんが、提案内容についてチームや組織内で認識のズレが生じているケースもありますし、そもそも内容を忘れているというケースもあります。

    提案した内容が計画通りに進んでいることを組織内で確認するという意味でも稟議書の作成は重要なのです。

    無駄な会議を防止

    稟議書を作成しなくても会議を開いてしまえば上長に承認をもらうことはできるでしょう。

    ですが、稟議書を作成するような案件では、自分が所属する部署だけでなく、他部署の社員に内容を確認してもらわなければいけないケースも多く、全員のスケジュールをその都度調整して会議を開くのは困難です。

    会議室も限られているため、いつでも抑えることができるとは限りません。

    このような手間を省略するという意味でも稟議書を作成して回覧してもらう方法が効率的なのです。

    稟議書を作るメリット

    会議時間の削減

    複数人の承認が必要な際に、その都度会議を開いていたのでは非常に非効率です。

    稟議書を作成することで複数の部署の社員からの承認が必要な場合でも、会議を開くことなく稟議書を回覧してもらうだけで承認を得ることが可能となります。

    会議を開くということは多くの社員のスケジュールを調整しなければならず、時間と手間がかかってしまいますが、稟議書であればこれらの手間を省けるだけでなく、会議室を使う機会が減らせるので本当に必要な会議の際に会議室が空いてないというトラブルを防ぐことができるというメリットが生まれます。

    やりとりの履歴を残せる

    稟議書は書類として提案内容や修正点などが記録に残るので、仮に承認した事実を忘れた上層部から指摘を受けた場合も承認の記録が残っていれば事実確認もスムーズに行えます。

    稟議が通れば、承認を受けている範囲内では仕事を進めることも可能なので業務のスピードがあがるという点もメリットでしょう。

    承認者が判断しやすくなる

    稟議書の中には提案内容はもちろん、提案目的やどんな効果が得られるか、代替案などの情報が記載されているので、承認者にとっては口頭で説明されるより内容を判断しやすくなるというメリットがあります。

    稟議書を作るデメリット

    承認までに時間を要する

    決裁と違い複数人に承認を得る必要がある稟議は起案から承認までに時間がかかるというデメリットが生じます。

    複数人に稟議書を回覧してもらわないといけないだけでなく、所属部署の上司の承認がもらえても役員から不承認とされた場合には再度稟議書を作成しなければならず、最終的な承認者から承認を得るまでには時間がかなりかかってしまうというケースもあります。

    また、自分が所属している部署だけでなく、他部署の人にも承認を得る必要がある場合は稟議書だけでは説明しきれない部分を補足しなければいけないなど手間や時間がかかってしまう場合もあるので注意が必要です。

    責任の所在が不明に

    稟議書は複数人に承認をもらうことが基本なので、何かトラブルが発生した際に、誰の責任なのかが不明確になりやすいというデメリットがあります。

    これは社内で予めトラブルが発生した場合を想定して責任の所在をどうするのかを決めておくことで責任感の希薄を防止することができます。

    稟議書の書き方のコツ

    稟議書の書き方のコツを項目ごとに説明します。

    件名

    件名は何についての稟議なのかがわかりやすいように簡潔に書くようにしましょう。

    短く具体的に書くことで承認者にスムーズに情報を伝えることが可能です。

    内容

    稟議の内容を書く前に内容を要約した概要を簡単に書くのも効果的です。

    肝心の稟議の内容は箇条書きを用いるのもわかりやすく良いでしょう。

    例えば、新規で商品を購入したいときには、どんな商品名なのか、販売元の会社名、商品の仕様、いつ購入予定なのかなどを記載すると情報が伝わりやすいです。

    目的

    なぜその稟議を申請するのか目的を記載しましょう。こちらも簡潔にわかりやすく書くことを意識すると良いです。

    商品を買う場合であれば、どんなことに使用するかを伝えてその後のメリットや費用対効果の説明へとつなげると効果的でしょう。

    予算や費用対効果

    予算額や、すでに予算化されているかどうか、支払い条件などを記載しましょう。稟議書自体は簡潔にまとめて詳細は見積書などを添付するのが見やすくおすすめです。

    メリットやデメリット

    稟議が承認されることでどのようなメリット、またはデメリットが生まれるのかを記載しましょう。

    サービスを導入する場合であれば、どんな業務が効率化できて人件費や経費が削減できるのかなどを具体的な数字を用いて記載すると効果的です。

    デメリットがある際には、デメリットを解消できる方法やデメリットがあっても導入するメリットの方が大きいことを具体的な根拠を用いて説明するようにしましょう。

    添付資料(必要であれば)

    商品を購入する場合では見積書、施設の増設や改装を行う場合は工事明細書などを必要に応じて添付します。

    稟議書の例文を紹介

    商品やサービスの購入

    件名: ◯◯の購入について

    標記につき、下記の通り製品(システムなど)の購入をお願いしたく、お伺いします。

    対象商品: ◯◯

    販売者: 株式会社××

    価格: ◯円

    見積書: (複数社で比較した見積書を添付)

    購入理由: 昨年◯月期と比較して◯◯が2倍となっていることに対し、業務にかける時間は◯倍となっています。

    今後更なる増加が見込まれる中で、現状の人員でパフォーマンスを上げるためには業務効率化が必須と感じ、数社で見積もりをとった上で比較検討したところ、××社のサービスがもっともコストパフォーマンスに優れていると判断したので購入を申請いたします。

    他社との契約

    件名: ××社との◯◯契約について

    標記につき、下記の通り××社との◯◯契約(人材派遣契約など)を結びたく、お伺いします。

    契約者: 株式会社××

    添付資料: (会社情報の詳細を添付)

    契約内容: 契約期間や契約する人数、どんな業務に影響があるのか、サービス内容などを記載。契約金額の支払い方法なども内容部分で記載する。

    契約金額:  ◯◯円

    契約理由: 来期から始まる◯◯サービスにおけるノウハウを持った人材が少ないため、補佐業務を行う人材の確保が必要です。

    具体的には◯人を採用したいと考えていますが、今から採用活動を行ったとしても必要人数を確保できない可能性が高いため、◯◯の分野において豊富なノウハウを保有している××社から人材を紹介してもらいたいと考えています。

    ××社は過去にも取引実績があるので最低限の説明ですぐに業務を開始できるので、××社との契約を申請いたします。

    稟議書が通らない場合の原因

    初めて稟議書を作成する場合や、社会人経験が浅く稟議書の作成経験が少ない場合などでは、なかなか稟議書が通らなくて苦労するというケースも多いことでしょう。

    稟議書が通らない原因としては、主に以下のような事例が挙げられます。

    必要事項が書かれていない

    稟議書が通らない原因として意外と多いのが必要な情報が書かれていないパターンです。

    • 件名
    • 内容
    • 目的
    • 費用
    • メリット
    • デメリットに対する対策

    最低でもこれらの事項が書かれていないと承認者である上司も判断ができません。

    また、メリットは書かれているが、デメリット·リスクに対する対策が書かれていないため稟議書が通らないというケースも多いので、申請者はメリットだけでなくデメリットに対策もしっかりとまとめておく必要があります。

    内容が明確でない

    必要事項は満たしているが内容がだらだらと長く、何を伝えたいのか、要点がまとまっていない稟議書も通らない可能性が高いです。

    当たり前ですが、稟議書は承認者が読むものですので正しい日本語でしっかりと相手に伝わる文章で書く必要があります。

    パッと見ただけで要点がわかるようにできるだけ短い文章で内容をまとめるようにしましょう。

    稟議書をスムーズに通すためのポイント

    稟議書をスムーズに通すためのコツもご紹介します。

    承認に必要な情報は事前にしっかり集める

    稟議書の承認を得る際には、内容に十分な根拠や説得力が必要です。

    根拠の裏付けとなる情報が不足している状態では承認を得ることは難しいでしょう。

    情報収集の際には、数字で説明できる情報を中心に意識して集めることがコツです。

    事前に内容を伝えておく

    これは必ずしも必要というわけではありませんが、より稟議書が通る確率をあげたいのであれば事前に承認者に稟議の内容を伝えておくと良いでしょう。

    承認者からすれば、何も聞いていない案件がいきなり稟議書として上がってくるより、事前に伝え聞いていた内容がきた方が警戒心も薄れるものです。

    なので、口頭で構わないので、「こういった案件を進めたいので、来週に稟議書を提出する」といった具合に承認者に伝えておくと良いでしょう。

    不要なデータや内容を記載しない

    稟議書は、目的に合わせて必要最低限の情報を記載することを心掛けましょう。

    プレゼン資料のようにあれもこれもとデータや専門用語などを盛り込んだ稟議書は、確認する側にとって負担になります。

    必要な要点だけをまとめた稟議書の方が、説得力が増す可能性もあります。

    おすすめのワークフローシステム5選

    BtoBプラットフォームワークフロー

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    BtoBプラットフォームワークフローを導入することで社内稟議の電子化が実現できます。

    クラウド型のシステムなので導入費用が安く、紙の稟議書の撤廃、ペーパーレス化が可能になります。無料プランも提供されていることが特徴的です。

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    画像·データ出典:BtoBプラットフォームワークフロー公式サイト

    Create!Webフロー

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    Create!Webフローは直感的操作で承認ルートを詳細に設定できるのが特徴的なワークフローシステムです。グループウェアなどとの外部連携も可能なので利便性の高いシステムと言えます。

    クラウド版とパッケージ版での提供があります。

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    画像·データ出典:Create!Webフロー公式サイト

    ジョブカンワークフロー

    特徴

    勤怠管理などでおなじみのジョブカンシリーズからリリースされているのがジョブカンワークフローです。

    直感的操作で簡単にワークフローの効率化ができるだけでなく、リーズナブルな価格で導入のハードルが低いことも特徴的で、豊富な導入実績があります。

    初期費用0円
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    導入実績10,000社以上
    最低利用人数17名〜
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    画像·データ出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

    Collaboflow(コラボフロー)

    特徴

    コラボフローは、Excelで作成した稟議書を申請フォームとして活用できることが特徴のワークフローシステムで、外部ツールとの連携も可能です。

    少人数からでも利用可能なのでスタートアップ企業でも利用することができます。

    初期費用0円
    最低月額料金500円
    導入実績公式サイトを確認
    最低利用人数5名〜
    トライアル30日間無料

    2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:コラボフロー公式サイト

    SmartFlow(スマートフロー)

    特徴

    SmartFlowはマウス操作でワークフローのテンプレートが作成できるワークフローシステムです。

    スマホを使って外出先からも申請や承認が可能で、20名までであれば無料で利用することができるフリープランを提供していることも特徴として挙げられます。

    初期費用0円
    最低月額料金275円
    導入実績要問い合わせ
    最低利用人数21人〜
    トライアルあり

    2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:SmartFlow公式サイト

    ワークフローシステムについては以下の記事でも紹介していますので参考にしてみてください。

    効率的な稟議書作成にはシステム化がおすすめ

    稟議書は作成することで効率的に承認を得ることができるというメリットがありますが、起案から最終的な承認までに時間がかかってしまうなどのデメリットもあります。

    また、紙で稟議書を作成している場合は、紙代がかかるなどコスト面でもデメリット発生してしまうため、稟議書の電子化が可能なワークフローシステムを導入することをおすすめします。

    無料のトライアルや、少人数であれば期間の制限なく無料で利用できるプランを提供しているサービスも多いので、試験的に運用してみてトライアル段階でもどれだけ効率化が実現できるのか確認してみると良いでしょう。

    これはワークフロー(決裁・承認フロー)の製品です。
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        クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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        AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

        申請側の手間を効率化

        稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

        システムにアクセスしなくても承認が可能

        申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

        システム連携で経理の課題を解消

        これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

        類似サービス: コラボフロー

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        初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

        継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

        簡単操作でワークフローを作成

        コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

        類似サービス: HUEワークフロー

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        初期費用要問い合わせ最短導入期間1週間程度

        HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。

        導入がかんたん、最短10分で設定が完了

        HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。

        使いやすく、問い合わせゼロを実現

        先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。

        圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化

        文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。

         

        類似サービス: コラボフロー for ClimberCloud

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        コラボフロー for ClimberCloudとは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。 ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請・承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。

           

        申請〜承認、電子データの保存が同時にできる

        コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。

        豊富な機能

        コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

         
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