少子高齢化や働き方改革なども相まって多くの企業で業務効率化が課題となっています。
また、新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入している企業も多く、離れた拠点での業務において重要となるのは効率的な情報共有です。
相手の顔が見える状況であれば、タイミングを見てすぐに情報の共有ができていた以前の働き方とは違い、テレワークでは誰もがメールやメッセージで情報を発信してしまうことで、自分にとって必要な情報がなかなか見つけられないという経験をしている方も多いようです。
効率的に情報を共有するためのツールとして注目されている社内情報共有ツールは本当に企業にとって必要なものなのでしょうか。
社内情報共有ツールの導入メリットやおすすめの情報共有ツール、導入の注意点などを解説しますので参考にしてください。
社内情報共有の必要性
そもそも、社内での情報共有がなぜ必要なのかと言われれば業務の効率を向上させることが大きな目的と言えるでしょう。
その他にも、こまめに連絡を取ることでチームとしての信頼関係を深めたり確認ミス·認識ミスを減らすためという目的もあります。
ビジネスにおいては情報や仕様が急に変更されることは珍しくなく、常に最新の情報を確認してチーム内の全員が認識していないと思わぬミスが発生したり、取引先との信頼関係にヒビが入る原因ともなりかねません。
これまでの情報共有の手段といえば、メールや電話、FAX、もしくは直接口頭で伝達するといった方法しかありませんでしたが、これらの情報共有方法は手間と時間がかかり伝え忘れや確認漏れが発生しミスにつながるというケースも起こっていました。
昨今ではIT技術が発展してきたこともあり、これらの情報共有における課題を解消できるツールとして情報共有ツールが誕生し多くの企業で普及し始めています。
情報共有ツールにはチャット機能や掲示板機能が搭載されているものが多く、都度更新されていく情報をいつでも最新の状態で確認できたり、未確認の情報についてはアラートが送られてきたりと効率的に情報の共有ができるようになります。
さらに、タスク管理機能やスケジュール管理機能も搭載されているものもあるので、自身の業務効率化も図れるというメリットがあります。
限られた人材で一人ひとりの業務効率を上げていかなければいけない現代において、情報共有ツールは強い味方と言えるでしょう。
社内情報共有ツールを利用するメリット
社内情報共有ツールを導入することで様々なメリットが得られることから、企業規模を問わずに多くの企業で導入が進められていますが具体的にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか。解説していきます。
社内コミュニケーションの活性化
社内情報共有ツールを導入することで得られる大きなメリットとしては、社内でのコミュニケーションが活発になることが挙げられます。
情報共有ツールのチャット機能はメールでのコミュニケーションと違い、複数でのやりとりも手軽に実現でき、部署内だけでなく他部署の方とも気軽に連絡をとることができるのが特徴です。
また、メールは文面を考えたり形式に当てはめて作成しないと失礼に感じられてしまう傾向がありますが、ビジネスチャットはより手軽なので用件のみを手短かに伝えることができるという点もメリットと言えます。
社内で手軽にコミュニケーションをとることができる環境が整備されていれば、新入社員としても働きやすく会社全体の雰囲気も良いものとなります。
昨今の企業において深刻な問題となっている離職率の向上という問題にも社内情報共有ツールが良い効果を生み出してくれることが期待されます。
業務効率化が可能に
社内情報共有ツールはグループを作ってチャットすることも可能なので、プロジェクトチームでグループを作って情報を共有することで効率的な業務を実現することができます。
また、メッセージにはファイルを添付することができるので、資料をグループ内で共有して視覚的に情報共有することも可能です。
タスク管理機能やスケジュール管理·共有機能が搭載された情報共有ツールもあるので社員個人の業務効率化だけでなく、管理職側の業務も効率化できるというメリットも生まれます。
社内ナレッジやノウハウの蓄積ができる
社内情報共有ツールには、マニュアル作成やオンラインストレージ機能を有しているものもあるので業務を効率的に進めるためのノウハウや、企業としての大切な情報資産を蓄積することが可能です。
キーワード検索や全文検索など検索機能が強力なツールも多く、必要な情報にはラベルを添付しておくこともできるのでいざ情報が必要になった際にどこに保存されているのかわからないということがありません。
手軽に情報を共有できるだけでなく、自ら情報を探すことにも優れている使い勝手の良さで社員の自己成長を促進できるというのは大きなメリットです。
情報共有ツールについてはこちらの記事も参考にしてくださ。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： MarketWatcher NEO
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| 月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
社内Wikiとして活用できる情報共有ツール3選
kintone(キントーン)
特徴
kintoneはビジネスアプリを直感的操作で作ることが可能です。
情報共有ツールとしては、グループウェアとしての活用はもちろん、日報機能やアンケート機能、CRMをビジネスアプリとして作成することができ、幅広い業務の効率化が実現できます。クラウド型での提供の他、スマホ用アプリも提供されています。
主な機能
- タスク管理機能
- 日報機能
- 目安箱機能
- アンケート機能
- 勤怠管理機能
| 月額料金 | 780円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:kintone公式サイト
NotePM(ノートピーエム)
特徴
社内wiki作成ツールとして多くの企業から導入されている実績があります。
クラウド上で議事録やマニュアルを作成でき、コメント機能で手軽にフィードバックをすることが可能です。今まで紙のマニュアルや議事録を利用していた企業にとってはペーパーレスでコストカットが実現できるだけでなく、より素早く情報を検索できるようになるというメリットが生まれます。
主な機能
- 文書作成機能
- 検索機能
- アクセス制限機能
- コメント機能
| 月額料金 | 1,000円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:NotePM公式サイト
Confluence(コンフルエンス)
特徴
Confluenceは企業向けWikiツールです。チームでの共同作業が効率化され、リモート環境にもマッチしているため幅広い業界での導入実績があります。
直感的に記事の作成ができ、コメント機能も搭載されているので手軽にナレッジ共有ができます。
10ユーザーまでであれば無料で利用できる点も魅力的です。
主な機能
- ドキュメント作成機能
- ドキュメント検索機能
- コメント機能
- 通知機能
| 月額料金 | 600円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | Freeプランあり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Confluence公式サイト
社内SNSとして活用できる情報共有ツール2選
Talknote(トークノート)
特徴
Talknoteは社内コミュニケーションツールとして1,000社以上での導入実績があります。
SNSのように手軽にメッセージを送ることができ、いいね機能やスタンプ機能でリアクションを返すことができるのでメールより会話に参加しやすい環境を構築することが可能となります。
主な機能
- グループ作成機能
- メッセージ機能
- タスク管理機能
- スタンプ機能
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 14日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Talknote公式サイト
gamba!(ガンバ)
特徴
gamba!は日報アプリとして13,000社以上での登録実績があります。。その日の業務内容や連絡事項を日報として共有することができるだけでなく、1対1のチャットも可能です。
目標設定も可能で、スマホやタブレットからでも利用できるのでテレワークにも活用できます。
主な機能
- 日報テンプレート機能
- Googleカレンダー連携
- 目標管理機能
- チャット機能
- メンション機能
| 月額料金 | 980円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 15日無料 |
| 最低利用可能人数 | 5人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:gamba!公式サイト
タスク管理が可能な情報共有ツール2選
Backlog(バックログ)
特徴
Backlogはプロジェクト管理ツールとして幅広い業種で導入されているツールです。
プロジェクト管理ツールとして重要な誰でも簡単に使いこなせるという部分で定評があり、PCの操作が苦手という方にもおすすめなツールと言えます。
主な機能
- プロジェクト管理機能
- 課題管理機能
- バグ管理システム
- バージョン管理機能
| 月額料金 | 2,400円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Backlog公式サイト
Trello(トレロ)
特徴
Trelloはタスク管理、プロジェクト管理ツールとして幅広い業種で導入されているツールです。
世界中で導入されており、導入数は数百万ユーザーを突破しています。カンバン方式でタスク管理が可能で、テンプレートが豊富に用意されているため初めてタスク管理ツールを利用するという方にもおすすめです。
主な機能
- プロジェクト管理機能
- 自動化機能
- カレンダー機能
- 外部サービス連携
| 月額料金 | 10ドル〜/ユーザー |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Trello公式サイト
グループウェアとして活用できる情報共有ツール2選
LINE WORKS(ラインワークス)
特徴
ビジネス版のLINEとして多くの企業から導入されているLINE WORKSは10万社以上での導入実績があります。
効率的に情報を共有できる機能が多数搭載されており、テレワークに活用しているという企業も増えています。セキュリティも国際認証を取得したサービス運用を実現しているので安心して利用することができます。
無料で100人まで利用できるプランも提供されているのでコストを抑えて情報共有ツールを導入したいという方にもおすすめです。
主な機能
- トーク機能
- カレンダー機能
- アンケート機能
- アドレス帳機能
| 月額料金 | 300円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:LINE WORKS公式サイト
サイボウズOffice
特徴
サイボウズOfficeは日本のビジネスにおける業務効率化に役立つ機能が多数搭載されているグループウェアです。
主に中小企業をターゲットとしており、PCだけでなくスマホなどのモバイル端末からでも利用することができるので、場所を選ばず情報の共有、業務の効率化が可能なのでテレワークに活用している企業も増えています。
主な機能
- スケジュール機能
- 掲示板機能
- ファイル管理機能
- メッセージ機能
- プロジェクト管理機能
| 月額料金 | 500円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 5人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:サイボウズOffice公式サイト
情報共有ツールについてはこちらの記事でも紹介しています。
無料で利用できる社内情報共有ツール2選
R-GROUP(アールグループ)
特徴
R-GROUPは無料で利用できることが特徴のグループウェアです。無料でありながら人数や期間の制限なく利用できるので非常にコスパに優れたツールと言えます。
スマートフォンからも利用できるので、テレワークを導入している企業におすすめです。20ヵ国以上の言語に対応しているので海外に拠点を持っている企業でも利用することができます。
主な機能
- タイムライン機能
- スケジュール機能
- 掲示板機能
- メール機能
- チャット機能
- 名刺管理機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:R-GROUP公式サイト
Chat&Messenger
特徴
Chat&Messengerはビジネスチャットとしてもグループウェアとしても活用することができます。
ビデオ会議の機能も有しているので、テレワーク中でも従来のオフィス環境と変わらない仕事をすることが可能で、ITリテラシーが低い方でも使いこなせる操作性も好評です。
主な機能
- ビジネスチャット機能
- 音声通話機能
- ビデオ通話機能
- スケジュール共有機能
- タスク管理機能
- 掲示板機能
- モバイル連携
| 月額料金 | 200円〜(年間契約必須) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 20人〜(有料版) |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Chat&Messenger公式サイト
無料のグループウェアについてはこちらの記事でも紹介しています。
社内情報共有ツールを使う際の注意点
導入の目的を明確にしておく
新しいツールやシステムを導入するということは覚えることや教育期間·学習期間がかかるものです。
理由も説明されずにただ新しいツールを導入されても、社員にとってはなぜそのツールを使わなければいけないのか理解できず、社内に浸透せずに失敗してしまうというケースもあります。
社内情報共有ツールを導入する際には、なぜそのツールを導入するのか、導入することでどんなメリットがあるのかをしっかりと説明して社員からの理解を得ることが重要です。
社員間の連絡をより効率的にさせるためにチャット機能が便利なツールを導入する、社内ナレッジ蓄積のためにマニュアル作成機能が搭載されているツールを導入するといったように目的を事前に共有しておくことで導入後も正しい使い方を浸透させることができます。
運用ルールを決めておく
情報共有ツールは豊富な機能が搭載されているので、様々な業務を効率化することができますが運用のルールを徹底しておかないとプライベートに利用する社員がでてしまったりナレッジの蓄積に消極的な人がでてしまうなどのリスクがあります。
ですので、チャット機能を利用する際はDM機能を使わないことや、会議ごとにフォーマットを決めて保存するなど情報共有ツールの利用方法、運用方法についてルールを設定しておくことが重要です。
運用の管理者がアクセス制限や利用権限を詳細に設定することができるツールであれば、より効率的に運用することができます。
社内情報共有ツールを選ぶ際のポイント
自社の課題を解決できる機能は何かを考える
情報共有ツールは様々な機能が搭載されており、幅広い業務を効率化させることができますが、自社の情報共有を効率化させるためにはどんな機能が必要なのかを明確にしておくことで最適なツールを導入することができます。
グループトーク機能が優れているツールであれば、頻繁にプロジェクトチームを立ち上げる機会がある企業にとってはメリットの大きいものとなりますし、コミュニケーション不足を改善したい場合であれば社内SNSとして活用できるツールを導入するのが効果的です。
また、人材育成に活用したい場合は社内wikiやマニュアル作成機能が搭載されている効果的でしょう。
操作性を確認しておく
社内情報共有ツールは特定の部署だけでなく、便利に利用できるようであれば社内全体で利用する可能性も高いツールです。
なので、ITリテラシーが低い人でも直感的に操作ができるツールであることが望まれます。
運用担当者の方は無料トライアルやデモ画面の利用が可能なツールかを確認することが重要です。
担当者自身がトライアルを試してみることはもちろんですが、PCの操作が苦手という方にも試してもらい、無理なく使うことができるツールであるかを確認してもらうようにしましょう。
また、ツールを導入する際に自社エンジニアによる設定が必要なツールも中にはありますので、そういった手間がかからないツールであるかも確認するとスムーズな導入が実現できます。
その他の選定ポイントとしては、知りたい情報がすぐに検索することができる強力な検索機能を有しているツールであるかも確認しておくと良いでしょう。
既存のツールとの連携が可能かを確認
情報共有ツールは多くの機能を搭載しているものが多いので、すでに自社で導入しているサービスと機能が重複してしまう可能性があります。
その場合、どちらのツールを使うのか迷ってしまい、情報共有の手段がバラバラになってしまうというケースも考えられます。
ですので、既存のツールと連携することでさらに利便性を高めることができるツールを選ぶようにすれば効率的に運用することが可能です。
導入タイプを決めておく
情報共有ツールはクラウド型とオンプレミス型とに分けられ、企業にあった導入タイプがあります。
テレワークでも活用したいという場合や、外回りの社員などオフィス外でも活用できるツールを導入したいという場合はクラウド型が適しています。また、自社でサーバーを用意する必要がなく、比較的短期間で導入できることもメリットです。
オンプレミス型は自社で運用サーバーを用意しなくてはならず、費用も高額になってしまうことがありますが、自社にあったカスタマイズが可能というメリットがあります。
社内情報共有ツールで脱エクセル管理を
社内情報共有ツールを導入すれば、より効率的に情報共有ができるようになり生産性の向上や社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
また、ナレッジ共有やマニュアルの作成などをエクセルで管理していたという企業は、より見やすい画面で直感的にマニュアルの作成が可能となり、強力な検索機能で必要な情報をいつでも手軽に手に入れることができるようになります。
自社にマッチしたツールを導入するためにも、本記事で紹介したおすすめツールや導入の注意点、ポイントを参考にしてみてください。
