不適切な契約書管理は、契約業務の効率低下や契約書の紛失や情報漏えいのリスクがあります。
また、契約書の数が増えてくるとさらに管理が煩雑になり、企業の信頼を失う大きなトラブルにつながる可能性もあります。
この記事では、契約書の管理方法や手順、押さえておくべきポイントについて解説します。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約書管理業務とは？
契約書管理業務とは、企業が締結した契約書そのものの保管、契約内容や期日などの管理を行う業務のことです。
具体的には、契約書の収集・整理・登録、期限の管理、保管場所の確保、必要に応じた閲覧・提供などが含まれます。
契約書管理業務は契約書の紛失・情報漏えいのリスク回避や、契約業務の効率化を行うために重要な業務です。
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契約書の管理方法・手順
契約書の管理は以下の手順で行います。
1.管理部門・担当者・責任者を決める
2.全ての契約書の原本を集める
3.契約書管理台帳を作成し、内容を入力する
4.契約書を整理して保管する
5.契約書管理のルールを社内で共有する
管理部門・担当者・責任者を決める
契約管理業務をどの部門で、誰が行うのか、誰が責任を持つのかを明確にします。
一般的には総務部や経理部、法務部などが担当しますが、企業によっては各部署で管理を行う場合もあります。
全ての契約書の原本を集める
企業がこれまでに締結した全ての契約書を集約します。
遠隔地から郵送しなければならない場合は、紛失や漏えいなどに注意し、安全で確実に受け取れる方法を選びましょう。
契約書管理台帳を作成し、内容を入力する
契約書管理台帳をエクセルまたは契約管理システムで作成します。必要な項目を決めたら、項目に沿って内容を入力していきます。
契約書を整理して保管する
集めた契約書を分類ごとに整理し、決めた場所に保管します。よくある分類方法としては以下が挙げられます。
・契約者ごとに分類
・契約内容ごとに分類
・プロジェクトごとに分類
・契約締結日や契約期限ごとに分類
分類できたら、契約書ごとに振り分けた整理番号をもとに、契約書の原本を決めた場所に保管します。
契約書管理のルールを社内で共有する
契約書管理に関するルールを決め、研修や説明会にて社内周知を行います。決めるべきルールには以下が挙げられます。
・契約書の作成や締結について
・契約書の保管について
・契約書の保存について
・契約書の廃棄について
ルールを共有した後も、全社員がルールに沿った契約書管理を行っているかの確認が重要です。
契約書管理の重要度が伝わっていないと、忘れたり面倒くさがったりすることがあります。
不適切な契約書管理を行うことのリスクや、起こりうるトラブルについても説明しておきましょう。
契約書の管理に使えるツール
契約書の管理に使えるツールとして、契約管理システムがあります。
契約管理システムでは、契約書の一元管理ができ、契約書の作成・管理、期限管理、検索などの機能が備わっています。
セキュリティ対策や社内共有がしやすく、入力の効率化ができるなどがメリットですが、導入費用がかかる点やカスタマイズ性が低い点などのデメリットもあります。
契約書管理の際に押さえておくべきポイント
契約書管理の際に押さえておくべきポイントは以下の3つです。
契約書管理は一元化する
複数の部署で分散的に管理していると、契約書の確認に時間がかかったり、紛失や契約切れなどのリスクが高まったりします。
特定の部署や担当者が一元管理することで、管理が容易になり、必要なときにすばやく見つけることができ、紛失などのリスクも防げるようになります。
契約書の期限を管理する
「有効期限」や「保存期限」といった契約書の期限管理も重要です。
契約の「有効期限」が管理できていないと、更新予定の契約が終了したり、解約予定の契約が更新されたりすることによって不利益が生じる可能性があります。
また、契約の「保存期限」が管理できていないと、保存義務のある契約書を誤って破棄したり、保存義務のない契約書を保管するための場所やコストが発生したりします。
期日が近づいてきたら通知が送信される仕組みや、期限を可視化できる仕組みなどがあると良いでしょう。
管理制限・閲覧制限を設定する
契約管理台帳の共有は契約内容の把握を迅速化できますが、情報漏えいリスクが高まるため適切なセキュリティ対策が必要です。
契約書の管理や閲覧に制限を設けることで、情報漏えいを防止しつつ業務効率化を図ることができます。
【まとめ】契約書管理の方法にはエクセル・契約管理システムの2通りがある
契約書管理の方法には、エクセルなどの表計算ソフトを使うか、契約管理システムを使うかの2通りがあります。
エクセルでの管理は、導入費が不要で表を作るだけで気軽に管理を始められます。
対して、契約管理システムは、契約期限通知や閲覧制限、契約書作成などの機能が搭載されているため、契約書管理をより効率的に行えるのが特徴です。
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