契約書の管理業務をExcelやスプレッドシートで行っているが、セキュリティに不安があったり、業務を効率化できないかと検討されている方は多いのではないでしょうか。
契約書管理システムは、様々なベンダーから登場していますが、中でもクラウド型のサービスが急増しています。
本記事では、契約書をクラウドで管理するメリットやおすすめのサービスなどについて解説しますので、参考にしてください。
契約管理とは
契約管理とは、企業間の取引での契約について、契約内容や契約期限、規定、契約書などを管理する業務のことを指します。
契約締結時に定めた規約や契約更新時期などを管理することで、契約更新漏れを防いだり、情報共有を効率化することができます。
契約管理が適切に行われていないと、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まるため、企業としての社会的信用を守るためにも、契約管理は重要です。
契約管理業務の代表的な手法としては、Excelやスプレッドシートを活用したもの、専用の契約書管理システムを用いる方法があります。
クラウド型の契約書管理システムを導入するメリット
業務効率化につながる
クラウド型の契約書管理システムは、オフィスにいなくても台帳作成や契約書の検索ができるため、リモートワークなど柔軟な働き方にも対応しており、業務効率化につながります。
クラウドでデータを保管することで、契約書の管理チーム内で手軽に情報を共有、契約書の管理状況をリアルタイムに把握することが可能となります。
契約書の管理に必要な業務がシステム上で完結できるため、複数のツールを使う煩雑さから解放されます。
運用コストを削減できる
オンプレミス型のサービスでは、自社で専用サーバーを構築しなければならず、メンテナンスなどの保守も自社で担当しなければいけないことから、初期コストが高額になりがちです。
クラウド型の契約書管理システムであれば、初期費用が不要というサービスも多く、決められた月額料金で運用できるため、コストを抑えた運用が可能となります。
セキュリティの強化が可能になる
紙の契約書を管理する場合、紛失や盗難といったリスクが懸念されます。
また、契約書の閲覧状況についても把握しづらいでしょう。
クラウド型の契約書管理システムを導入することで、契約書へのアクセス状況を履歴管理で可視化して、簡単に把握できるようになります。
ベンダー側のセキュリティ対策をそのまま利用できるため、自社で契約書管理を行うよりもセキュリティ強化ができる場合が多いです。
おすすめの契約書管理システム
LegalForceキャビネ
特徴
LegalForceキャビネは、AI搭載型の契約書管理システムで、多くの企業から導入されている実績があります。
契約書をアップロードするだけで、電子化が可能という手軽さと、契約書管理台帳の自動生成機能が魅力的です。
契約書の全文検索機能をはじめとした多様な検索機能が搭載されているだけでなく、契約書の更新期限に応じてアラートを通知する機能も搭載されているため、契約漏れが防止できます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年2月時点のもの
OPTiM Contract
特徴
OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。
初期費用不要で利用できるコストパフォーマンスの良さと、利便性の高い管理機能が搭載されています。
電子帳簿保存法に対応した形式で契約書の管理可能で、AIによって契約期間や更新期限を意識した管理を実現します。
紙やExcelでの契約書管理と比較して、作業時間を大幅に削減、管理にかかっていた業務費用のおよそ6割を削減したという事例もあり、非常に高い導入効果が期待できます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：0円〜
※価格情報は2023年2月時点のもの
Hubble
特徴
Hubbleは、契約管理におけるミスを防止して、業務効率化を実現する契約書管理クラウドサービスです。
社内の全ての契約書を一元管理することができ、進捗状況の可視化、契約内容のレビュー、部門を横断した作業がシステム上で可能となります。
交渉過程の可視化や業務フローを変えず契約書が管理できる点から、導入企業の評価も高く、UIがわかりやすいため、操作性にも優れています。
Word形式の契約書をアップロードするだけで契約書の電子化ができるため、ITツールの扱いに不安がある方でも安心です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：40,000円〜
※価格情報は2023年2月時点のもの
クラウド型の契約書管理システムを導入してみよう
クラウドで契約書を管理するメリットや、おすすめのサービスについて解説しました。
契約書管理は、アナログな紙での管理には課題も多く、セキュリティリスクも伴うため、Excelや専用システムを利用した管理をおすすめします。
特に、クラウド型の契約書管理システムであれば、導入も手軽でセキュリティ強化が実現できるため、本記事でご紹介したサービスも参考にしていただき、導入を検討してみてください。
