企業間の取引において、多くの場面で交わされる契約書を用いた契約の状態を適正に把握するために、契約書管理は欠かすことができません。
契約書管理に特化したITツールも多く登場しており、効率的かつセキュリティを意識した契約書の管理に貢献しています。
しかし、予算や導入にかかる工数などの問題からエクセルを活用して契約書管理を行いたいという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、エクセルを活用した契約書管理について解説しますので参考にしてください。
エクセルで契約書を管理する方法とは?
エクセルで契約書を管理する方法としては、「契約書管理台帳」を作成して管理する方法が代表的です。
契約書管理台帳には、契約書の題名や契約日、契約の期限、更新が必要な場合は更新時期、取引先名、担当者といった項目が一目でわかるように表を作成しましょう。
作成した契約書管理台帳のデータは、印刷してファイリングして保管、もしくはバックアップデータを作成しておくことで、万が一のトラブル時でも迅速な復旧が可能となります。
また、管理を効率化するためにも契約書には整理番号を付与しておき、契約書管理台帳にも対応する整理番号を記載しておくと良いでしょう。
企業内では、部署ごとに様々な契約が交わされているため、エクセルで契約書管理台帳をすることで、契約書の内容を正確に把握して、更新忘れの防止や情報の共有を効率化する必要があります。
エクセルで契約書管理台帳を作成する際のポイント
エクセルで契約書管理台帳を作成する際は、以下のポイントに気を付けると良いでしょう。
- 最小限の項目で管理を始める
- 全ての契約書を管理する
- まずは今後発生する契約を管理
- 契約書管理が落ち着いたら過去の契約書もまとめる
契約書管理台帳を作成する際に、全ての項目を管理しようとすると台帳の作成にかかる手間が膨大なものとなるため、まずは「契約書の題名」「取引先名」「契約の締結日」「契約開始日」「契約終了日」「更新日の有無」に絞ってまとめると良いでしょう。
また、契約書の管理は、法務部や専任のチームを編成し、全ての契約書を一元管理することが望ましいです。
管理の手間が増えるからといって、「契約金額が小さいものは除外する」、といった例外を作ってしまうと情報漏洩や更新忘れなどのリスクが発生してしまいます。また、内部統制の強化という面でも1つの部門で一元管理することが良いでしょう。
さらに、これまでの契約書を管理するのか、という問題についてですが、こちらは一旦これからの契約に絞って管理を行うことをおすすめします。過去の契約書にも遡って台帳に転記していると、新規契約書の管理がなかなか始められないという問題が発生するため、まずはこれから発生する契約に集中すると良いでしょう。
契約書管理のノウハウがつかめてきた、という段階になってから過去の契約書も管理すると、契約書管理を止めることがありません。
エクセルで契約書を管理するメリット
低コストで導入できる
エクセルで契約書管理をするメリットは、低コストで管理を始めることができる点が挙げられます。
契約書の管理には、契約書管理システムを導入するケースが増えていますが、契約書管理システムの導入には初期費用や月額利用料などが発生します。
エクセルであれば、オフィスツールとして導入しているケースが多く、追加費用なしで契約書管理を始めることができます。専門的なソフトウェアを新たにインストールする手間もないので、運用ルールなどを構築していれば即日から契約書管理を始めることが可能です。
エクセルは普段の業務でも利用しているという人が多いため、新たなツールの操作感を覚える手間もなく、ツールの使い方を学習するコストもかかりません。
カスタマイズが自由にできる
エクセルで契約書管理を行うメリットとして、カスタマイズの柔軟性が高い点が挙げられます。
項目の追加も簡単で、関数を用いて効率的な契約書管理が可能となっています。
パッケージ化された契約書管理システムでは、ある程度のカスタマイズはできても、自社が思っているようなカスタマイズができない場合があります。
エクセルであれば、カスタマイズに費用や時間がかからず、項目や関数の追加が簡単に可能です。
関数の設定には、専門的な知識が必要となる場合がありますが、よほど複雑なものでない限り、簡単に設定することができ、もし間違えたとしてもすぐに修正することができます。
ポイントを押さえて契約書を管理しよう
エクセルでの契約書管理について、方法や管理する際のポイント、メリットなどを解説しました。
契約書の管理は、単純に業務効率化につながるだけでなく、リスクマネジメントにもつながるため、決して軽視することはできません。
エクセルでの契約書管理は、複雑な設定や専用ソフトのインストールなどの手間がないため、すぐに契約書管理を始めたいと考えている方にはおすすめです。
セキュリティ管理など、内部統制を強化する必要がありますが、メリットも多いので、これから契約書管理を始める方は、エクセルでの管理も検討されてみてはいかがでしょうか。
