2024年に完全義務化される電子帳簿保存法により、契約管理ができるSaaSを検討している方もいるのではないでしょうか。
本記事では、契約管理をSaaSで行うとどのようなメリットがあるのか、おすすめの契約管理ができるSaaSなどを紹介しています。
契約管理をSaaSで行うとどのようなメリットがあるのか知り、自社に適したものを導入したい方は、ぜひ記事をご覧ください。
契約管理とは？
契約管理とは、各企業や団体などでかわされる契約について管理することです。
契約に関する書類を保管し、契約期間などを把握することで、業務をスムーズに行えるようになります。
契約管理は書類による手作業のものが多い傾向にありましたが、電子帳簿保存法施行により、近年ではクラウドサービスを利用する企業や団体が増えています。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要お問合せ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
(4.5)
| 月額費用 | 0円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
(4.5)
| 月額費用 | 60,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要お問合せ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約管理SaaSでできること
契約管理をSaaSで実施すると、次のようなことができるようになります。
契約書など関連書類を一元管理できる
契約書の検索
契約書に関するリスク軽減
どのようなことか、詳しく見ていきましょう。
（１）契約書など関連書類を一元管理できる
契約管理をSaaSで行うと、契約書や関連する書類がクラウド上で一元管理できます。
契約書などの書類をクラウド上で管理すると、紙の書類にありがちの保管スペースなど、さまざまな問題の解決に役立ちます。
（２）契約書の検索
契約管理にSaaSを使用すると、契約書の検索が楽にできるようになります。
紙の書類の場合は、該当する書類を探し当てるまでに相当な時間がかかりましたが、データで管理していると必要な項目を入力し検索ができるようになります。
該当する契約書を探し当てる時間が大幅に短縮されるため、その分の時間を他の業務に費やせます。
（３）契約書に関するリスク軽減
契約書などをデータで一元管理すると、契約書に関するリスク軽減にも繋がります。
紙の書類で管理している場合は、紛失のリスクが常にありますが、データで保管されている場合はその心配がありません。
また、セキュリティ面においても、SaaSを利用した契約管理は紙による管理よりも高いと言えます。
おすすめの契約管理システム
契約管理をSaaSで行うメリット
契約管理をSaaSで行うメリットを３つ紹介します。
（１）作業効率がアップする
契約管理にSaaSを導入すると、今まで手作業で行っていた業務の自動化や、今までよりも少ない手間で管理ができるようになります。
さらに、手作業で発生しやすい人的ミスの防止にもつながり、結果として作業効率がアップします。
（２）セキュリティの強化
契約管理をSaaSで実施すると、セキュリティの強化が可能です。
SaaSを使った契約管理は、データをセキュリティの高いデータセンターで保管しています。
また、契約書の作成や更新をしたときも、「いつ」「誰が」「どのような手順で」実施したのかが明確にわかるので、改ざんなどの不正防止に繋がるのです。
このように、契約管理をSaaSで行うと、データの紛失や漏えいのリスクを大幅に軽減できます。
（３）コスト削減が期待できる
契約管理をSaaSで実施することで、コスト削減が期待できます。
契約書などを紙で管理する場合は、保管期間などの問題で膨大なスペースが必要となります。
書類を保管するために1部屋を使い、余計なコストがかかっている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、SaaSはクラウド上でデータを管理するので保管スペースを考慮せずに済みます。
そのため、保管スペース分のコストカットができるのです。
また、契約書作成時にもプリントアウトや郵送の手間がなくなり、郵送費や人件費の削減も可能になります。
契約管理におすすめのSaaS
契約管理におすすめのSaaSを紹介します。
Hubble
Hubbleは社内の契約書を一元管理できるサービスです。
契約書の内容および進捗のチェックや、部署をまたいだやりとりが管理画面上でできます。
また、権限設定も柔軟に行えるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
鈴与の契約書管理システム
鈴与の契約書管理システムは、契約書管理に特化したクラウドサービスです。
契約書管理機能はもちろん、契約書作成時のリーガルチェックも可能など、さまざまな特徴があります。
また、スキャニングや保管、文書情報抹消処理までワンストップで行えるため複数の業者に依頼する必要がなく、セキュリティリスクの軽減も可能です。
契約管理をSaaSで行うとさまざまなメリットがある
契約管理をSaaSで行うと、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。
また、2024年に完全義務化される電子帳簿保存法に対応しているものも多く、導入することで法律にも遵守できるようになります。
紙の書類の保管に困っている、電子帳簿保存法にどのように対応したら良いかわからない方は、契約管理ができるSaaSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
