目次
近年増加しているサブスクリプションサービスを管理することを、サブスクリプション契約管理と言います。
契約管理が不十分な場合トラブルが発生し、顧客の離脱にも繋がります。
そのため、契約は十分な管理が必要です。
本記事では、サブスクリプション契約管理についての詳細と、おすすめのシステムについて紹介しています。
効率よくサブスクリプション契約管理をしたい方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
サブスクリプションとは？
定期的に料金を支払うことで、サービスを一定期間利用できるサービスをサブスクリプションと呼びます。
似たようなサービスにレンタルがありますが、サブスクリプションは1ヶ月以上などの長期的な契約のため、レンタルよりもコストが下げられます。
サブスクリプションは定額制で料金を支払うイメージがありますが、実は期間のことを指しているので、支払い体系は定額制・従量制どちらでも構わないという特徴があります。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要お問合せ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
(4.5)
| 月額費用 | 0円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
(4.5)
| 月額費用 | 60,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要お問合せ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
サブスクサービスに契約管理が必要な理由
サブスクリプションサービスを提供する企業の契約管理が必要な理由は、顧客満足度の向上と解約率の低下にあります。
サブスクリプションサービスには複数のプランが存在し、顧客が利用しやすいプランで契約しています。
そのため、管理が不十分な場合、誤請求などのトラブルが発生するケースがあるのです。
顧客は満足してサービスが利用できないと判断すると、サービスから離れていくことでしょう。
また、トラブルが発生したサービスは信用を失う可能性もあるので、契約管理は慎重に行わなければなりません。
サブスクサービス提供に必要な管理業務
サブスクリプションサービス提供に必要な管理業務は次の3つです。
1.顧客情報管理
2.契約情報管理
3.請求情報管理
3つの管理について、次項にて詳しく説明します。
顧客情報管理
サービスを提供するために顧客情報は欠かせないもののため、厳重な管理が必要です。
顧客情報には、以下のようなものが該当します。
・住所
・氏名
・電話番号
・クレジットカードなどの支払い情報
このような情報が外部に漏れた場合、企業は信頼を大きく失うので特に注意しなければなりません。
契約情報管理
どのプランを利用しているか、どの程度利用しているかを把握するのも重要な役割です。
顧客の利用状況からよりよいサービスが提供できるようになると、顧客満足度が向上します。
また、契約情報から顧客へ請求するため、契約情報に間違いがないように十分気をつけましょう。
請求情報管理
請求情報管理も、サブスクリプションサービスの管理には欠かせません。
なぜなら、サブスクリプションサービスは顧客が満足して利用し、料金を支払うことではじめて成立するからです。
料金の未回収などがあると、サービスを続けて提供できなくなってしまいます。
毎月もれなく、正確な料金を請求できるように管理しましょう。
おすすめの契約管理システム
サブスク契約管理ができるおすすめのシステム
「顧客情報」「契約情報」「請求情報」を厳重に管理できる、おすすめのサブスクリプション契約管理システムを紹介します。
AXLGEAR
AXLGEARは、AXLBIT株式会社が提供する、サブスクリプションサービスを一元管理できるサービスです。
サービス提供に欠かせない顧客関係強化のためのコントロールパネルも標準で搭載されています。
また、さまざまなシステムを自動化しているため、業務改善も可能です。
Zuora
米国発のサブスクリプション管理システムを提供しているZuoraは、サブスクリプションサービスの収益化に必要な機能が揃っているサービスです。
1,000社以上がZuoraを利用しており、それぞれ実績を上げています。
サブスクリプション管理に特化したクラウド型のシステムのため、複雑なサブスクリプションサービスにも対応できるのが特徴です。
サブスクリプション契約管理はシステムを利用するのがおすすめ
サブスクリプション契約管理は、システムを利用すると効率よく行えます。
顧客が料金を支払うことで一定期間サービスを利用できるサブスクリプションは、さまざまな料金プランが存在します。
そのため、人の手で管理すると誤発注や請求漏れなどの人的ミスが発生しやすくなるのです。
トラブルを回避し顧客との関係を高めていくためにも、サブスクリプション契約管理システムを活用していくようにしましょう。
さまざまなシステムがあるので、比較したうえで自社に適したものを検討してみてはいかがでしょうか。
