2024年に電子帳簿保存法が完全義務化されるにあたり、電子契約における管理業務の必要性が高まっています。
本記事では、電子契約における管理業務についてや管理方法、おすすめのシステムについて紹介しています。
電子契約を効率よく行い電子帳簿保存法に対応したい方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
電子契約とは？
電子契約とは、今まで紙で行っていた契約をデータで交わすことです。
電子契約では、捺印の代わりに電子署名をすることが契約に承認した証となります。
電子契約は契約締結まですべてオンラインで実行できるので、プリントアウトや郵送費などの時間やコスト削減も可能になります。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
電子契約に必要な管理業務
電子契約の内容を総合的に管理する業務が、電子契約に必要な管理業務となります。
たとえば、契約内容の詳細や契約期間、更新時期などが、管理するべき内容に当てはまります。
契約の内容に違反すると会社の信頼にも大きく関わるため、契約管理は重要な業務の1つです。
電子契約の管理方法
電子契約の管理方法は紙の契約書と似ていますが、データで保管するからこその注意点があります。
次項より詳しく解説します。
（１）どのように管理するのか枠組みを決める
データで作成した契約書は基本的にPCに保管されていますが、管理方法が統一されていないと、データを再び閲覧したいときなどに問題が発生します。
そのため、「誰が」「どこで」「どのように」契約データを管理するか枠組みを決めることは重要な手順です。
電子契約を保管・管理する部署や担当者を事前に決め、どのように保管するのかも事前に定めておきましょう。
（２）データに適切な名称をつけて集約・分類する
契約データに適切な名称をつけて集約・分類しておくと、検索時間の短縮に繋がります。
契約データは、それぞれの部署や事業部などで複数存在しています。
そのため、必要なデータが本来の場所にない場合は、検索に大幅な手間と時間を取られてしまうのです。
効率よく業務を行うためにも、データが混在しないように分類し、保管するようにしましょう。
（３）管理台帳を作成して社内共有する
契約データに名称をつけそれぞれ分類できたら、管理台帳を作成して社内共有しましょう。
その時に、管理台帳や契約データの管理や運用方法も周知するようにします。
適切な運用方法がされないと、契約管理の枠組みが台無しになってしまうため、運用の前に全社員が管理方法を理解することが重要です。
おすすめの契約管理システム
電子契約管理に便利なシステム
効率よく電子契約管理を行うのなら、システムの利用がおすすめです。
なぜなら、電子契約管理はExcelなどで可能ですが、手間や時間がかかるため作業効率が下がってしまうからです。
次項より電子契約管理に便利なシステムを紹介しますので、契約管理にお困りの方は、ぜひご覧ください。
（１）Contract One
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供する契約書管理システムです。
あらゆる契約書をデータ化して電子保存可能で、紙の契約書もスキャン可能です。
紙の契約書が膨大な量になる場合はスキャン代行も行ってくれるので、過去の契約書も効率よく管理できるようになります。
また、アカウント数に制限がないため、さまざまな部門で契約書データを活用できます。
（２）OPTiM Contract
OPTiM Contractは、月￥10,978〜（税込み）と低価格で利用できる契約書管理システムです。
契約書をアップロードするだけでAIが契約書の内容を自動的に判断し、管理体調に登録するので、登録の手間や時間が削減できます。
2024年に義務化される電子帳簿保存法にも対応しているので、これから電子契約管理システムを導入したい方におすすめです。
電子契約管理は電子契約を行うための重要な業務
電子契約とは、今まで紙で行っていた契約を電子データで交わすことを言います。
また、電子契約を総合的に管理する方法が電子契約管理です。
電子契約管理は、Excelなどを用いて行うこともできますが、大幅な手間と時間がかかります。
効率よく電子契約管理を行うのなら、電子契約管理システムを利用するといいでしょう。
2024年に完全義務化される電子帳簿保存法に対応しているものも数多くあります。
それぞれ比較した上で、自社に適したものの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。
