企業で交わされる契約書の内容や期限を管理し、内部統制の強化やリスクマネジメントを行うためにも契約管理業務は欠かせません。
しかし、契約管理はどこの部署で行うべきなのか、企業によって契約書を管理している部署は異なります。
本記事では、契約書の管理を行うのに適した部署について、管理パターンなども含めて解説しますので参考にしてください。
なぜ契約管理を行うのか
そもそも、なぜ契約管理を行う必要があるのでしょうか。
契約管理を行う目的は、企業としての信用を守り、リスクマネジメントを行うためと言えます。
契約内容や契約期限、自動更新の有無などについて管理し、社内で情報を共有できるようにしておくことで、情報漏洩や更新漏れなどのリスクを減らすことができます。
また、社内の契約書を一元管理することで、契約状況が把握しやすくなり、業務効率化につなげるという目的も契約管理にはあるため、契約管理業務は非常に重要性の高い業務と言えるでしょう。
契約書の管理はどの部署が行うべき?
契約書の管理は、企業ごとに管理体制が異なるため、一体どこの部署が管理すべきかわからなくなってしまうという方も多いでしょう。
パターンごとの管理方法を紹介しますので、参考にしてください。
部署ごとに管理
契約書を管理する方法として、それぞれの部署で管理する方法があります。
契約が発生する部署ごとに契約書を管理するため、管理のために専門チームや部署を新設する必要がない点がメリットで、部署ごとに管理ルールを柔軟に決めることができます。
しかし、部署ごとに管理方法が異なるが故に、内部監査の際に担当者への負担が大きくなるというデメリットもあります。
さらに、どの部署でどんな契約書を管理しているのかが把握しにくく、部署ごとに契約書管理における紛失などのリスクが高まる可能性がある点もデメリットです。
外部へ委託する
契約書の管理を外部の専門業者へ委託する方法もあります。
契約書管理を外部へ委託するメリットとしては、管理業務にかかる時間や手間が削減できるという点が大きいでしょう。
また、紙の契約書の場合、ファイリングして保管しておくスペースが必要になりますが、外部業者に依頼すれば、このスペースも有効活用できるようになります。
デメリットとしては、外部に委託するわけですから費用がかかります。また、電子化されていれば、いざ契約書を確認したい場合でもすぐに閲覧することができますが、紙の契約書の場合、業者から取り寄せなければいけないため、時間がかかります。
また、委託先によって信頼性が異なるため、選定先は慎重に探す必要があります。
1つの部署で一元管理
社内の1部署で集中的に契約書を管理する方法です。
企業によって異なりますが、多くの企業では総務部や法務部、または文書管理部などで管理されています。
1部署で管理するメリットとしては、管理方法が統一しやすく、内部監査の際も対応がしやすいという点が挙げられます。
デメリットは、部署ごとに特殊な事情があり、契約書を頻繁に確認したい、といった要望に応えることが難しい点です。
契約書管理システムで管理
多くの企業で契約書を管理する方法として取り入れられるケースが増えているのが、契約書管理システムを使った契約管理です。
紙の契約書を電子化し、データとしてシステム上で管理する方法で、様々なメリットがあります。
システム上で社内の全ての契約書を一元管理することができ、タイトルや取引先名など柔軟な条件で契約書の検索ができるため、契約書の情報を確認したい際に、迅速に閲覧することが可能です。
ベンダー側でバックアップを作成してくれるサービスもあるため、各部署でコピーを作成して保管しておく手間もかかりません。
クラウド型のシステムを導入すれば、リモートワークなどのオフィス外からでも契約書の閲覧・管理が可能となるため働きやすさの向上にもつながります。
また、セキュリティ対策に力を入れているサービスを利用することで、自社だけで契約書管理を行うよりもセキュリティを強化することができる点もメリットと言えます。
さらに、電子化して保管する場合、保管スペースが不要となる点もメリットです。
デメリットとしては、契約書管理システムの導入にあたって初期費用や月額費用がかかる点、電子化に伴い、これまでの契約フローを変更しなくてはいけない場合がある点が挙げられます。
自社の管理ルールに合わせて契約書を管理しよう
契約書の管理を行うべき部署について、管理パターンをもとに解説しました。
多くの企業では、法務部や総務で管理しているケースが多いですが、契約書管理システムを使うことで、これらの部署がない、社員数が少ない企業でも契約書管理ができるようになるため、場合によってはシステムの導入を検討しても良いでしょう。
