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業務の中で何かと時間がかかってしまうのが申請業務です。請求書や見積書など、書類を作成して紙に印刷し、上司に申請、承認が通らなければまた書類を作り直すのを繰り返さなければならず、時間も無駄なコストもかかりがちです。
そんな申請業務の流れを把握しやすいように、企業ではワークフローを活用するようになりました。
ワークフローシステムの中でもG Suiteとの連携でさらに効率化が図れるrakumo ワークフローについてご紹介させていただきます。
rakumo ワークフローとは
rakumo ワークフローとはrakumo株式会社が運営しているワークフローシステムです。ワークフローシステムは申請業務にかかる起案から承認、決裁までを自動化することができるシステムで、ペーパーレス化なども期待できることから多くの企業で導入されています。
rakumo ワークフローもrakumoシリーズと併せて利用することで幅広い業務の効率化ができることから国内の有名企業で多数導入されています。
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クラウドでワークフローを構築： バクラク申請
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
rakumo ワークフローの機能·特徴
G Suiteとの連携が可能
rakumo ワークフローの最大の特徴はGoogleが提供しているグループウェアであるG Suiteと連携が可能という点にあります。
G Suiteと連携させることで人事異動があっても最小限のメンテナンス対応で利用を再開することができます。
社内で設定したワークフローをデジタル化することで紙での承認ではなく、オンライン上で承認が可能になります。
スマホやタブレットにも対応しているので外出先からでも簡単に申請することができ、外出が多い上長は出先からでも申請内容を確認して承認することができるため、承認待ちの時間を短縮することができ、一連のフローをスピードアップすることができます。
メールとSlackを活用した通知が可能
申請者·承認者への通知は通常のメールを利用したものだけでなく、社内チャットツールとして多くの企業で導入されているSlackを利用することも可能です。
メールでの通知ですと大量のメールの中に埋れてしまい、つい見逃してしまうこともありますがチャット形式であれば視覚的に通知があったことを把握できるので見落としもありません。
通知は承認が必要な時や確認が必要な場合、承認完了時、差し戻し時、却下時などに届きます。
コメント機能
rakumo ワークフローにはワークフローにコメントをつけることができます。これによって今まで形式的であった申請業務がコミュニケーションの活性化に利用することが可能になるのです。
申請書の内容や業務態度など上長から一言ポジティブなコメントがあるだけで部下のエンゲージメント向上が期待できます。
rakumoシリーズについて
rakumoには様々な業務を効率化できるサービスが多数リリースされています。具体的なサービスについては以下の通りです。
- rakumo for G Suite
- rakumo キンタイ
- rakumo ケイヒ
- rakumo カレンダー
- rakumo ボード
- rakumo コンタクト
- rakumo for Salesforce
- rakumo ソーシャルスケジューラー
- rakumo Sync
rakumo for G Suiteは社内コミュニケーションのクラウド化が実現でき、G Suiteでカバーできない部分をrakumoによって補完できるというメリットがあります。
そのほかにもrakumo スケジュールやrakumo キンタイとワークフローを連携させることで、キンタイから申請した休暇申請が自動でワークフロー経路が利用されて、承認後は自動でカレンダーに登録されるようになります。
rakumo ワークフローの料金·価格
rakumo ワークフローは利用する人数ごとに料金が発生します。
月額換算では1ユーザーごとに300円の費用が発生し、年間では3,600円になります。12ヶ月契約が最低利用期間です。
公式サイトよりG Suiteの利用状況や氏名などの基本情報を入力して申し込むことで2週間の無料利用が可能です。
セットプラン
rakumoシリーズとセットで利用できるパックプランも提供されており、カレンダー機能、ワークフロー機能、コンタクト機能、ボード機能がセットになっているrakumo Basicパックは1ユーザーにつき年額4,680円です。
カレンダー機能、ワークフロー機能、コンタクト機能、ボード機能、ケイヒ機能、キンタイ機能がセットになっているrakumo Suiteパックは1ユーザーにつき年額9,360円です。
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
rakumo ワークフローの強み
rakumo ワークフローの強みはrakumoシリーズとの連携で幅広い業務を効率化できる点にあります。
例えば、rakumo ケイヒと連携させることで、作成した経費精算書をシームレスにrakumo ワークフローへ連携させることが可能になります。
ワークフローシステムのコメント機能は経費精算書にも付与することが可能なので差し戻しの理由などを一言添えてあげると申請者もスムーズに修正することができます。
テンプレートについて
rakumo ワークフローには様々な業務で活用することができる申請書のテンプレートが豊富に用意されています。
種類としては
- 人事関連
- 情報システム部関連
- 稟議
- 経費関連
- 給与関連
- 報告関連
などに関する申請書テンプレートが用意されており、これらをダウンロードした上で自社専用にカスタマイズして使うことができます。
業務ごとに一から申請書を作成する必要がなくなるので業務効率化も図ることが可能です。
rakumo ワークフロー導入企業からの評判·口コミ
電子化で管理コストが削減できました
“以前は紙ベースで申請書類の管理をしていましたが管理が煩雑になってしまったので電子化を進めることにしました。すでにG Suiteを使っていたのでアドオンができるrakumo ワークフローを導入することにしました。電子化したことで雛形を探す手間も省略されましたし修正も簡単にできるので助かっています。管理コストと運用コストも削減することができました。”(モバイル·インターネットキャピタル株式会社様)
社内ワークフローはこれ1つで
“複数のサービスを使う上でパスワードがいくつもあるのは大変で、集約したいと考えていたときにG Suiteとの連携が可能なrakumoシリーズのことを知り導入することにしました。ワークフローシステムは管理部に事前に使い勝手を確認してもらっていたのでスムーズに導入することができました。今では社内のワークフローはrakumoで全て作っています。”(bravesoft株式会社様)
マニュアルについて
rakumo ワークフローではrakumo全体のサポートサイトが用意されているので、何か操作についてわからないことがあれば自ら調べて解決できる環境が整っています。
rakumoは単体だけでなく、rakumoシリーズと連携して利用することで利便性が何倍にも向上するので、1つのサポートサイトでそれぞれのヘルプを確認できるのは非常に便利です。
類似サービスとの比較
rakumo ワークフローとの類似サービスとしてはジョブカンワークフローやコラボフローなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 最低利用人数 | お試し利用 | 特徴 |
| rakumo ワークフロー | 300円〜 | 1人〜 | 2週間無料 | ·G Suiteとの連携に強み ·rakumoシリーズとの連携で更に効率化 |
| ジョブカンワークフロー | 300円〜 | 17人〜 | 30日間無料 | ·ジョブカンシリーズとの連携に強み ·英語対応 |
| コラボフロー | 500円〜 | 5人〜 | 30日間無料 | ·直感的操作が可能 ·外部グループウェアと連携可能 |
料金面の比較としては1人から利用することができ、rakumoシリーズとのパックプランも提供しているrakumo ワークフローがおすすめです。
機能面の比較としては、多機能でありながら直感的操作が可能で、電子契約のクラウドサインとも連携することが可能なジョブカンワークフローがおすすめです。
よくある質問
申請データはどれくらい保存できますか?
契約期間中は保管期間の制限はありません。
どのような出力方式がありますか?
印刷とCSVダウンロードが可能です。
G Suiteユーザー全員分契約する必要がありますか?
いいえ。利用するユーザー分の契約でご利用いただけます。
他社システムと連携は可能ですか?
可能です。rakumo ワークフローAPIをご利用ください。
参考:rakumo ワークフロー公式サイト
rakumo ワークフローで申請業務の効率化を
社内ワークフローを電子化することで効率化が図れるだけでなくペーパーレス化も実現することができます。
さらに、rakumo ワークフローのようなrakumoシリーズと連携させることで、幅広い業務を効率化することができるワークフローシステムを導入すれば最小限の費用で業務を効率化することができるのでぜひ導入を検討してみてください。
画像·データ出典:rakumo ワークフロー公式サイト
