人手不足や業務効率のスピードアップのため、請求書クラウドサービスを導入する企業が増えてきました。もっとも、請求書の電子化などの知識が少なく、躊躇している企業があるのも現実です。
そこで今回は請求書管理サービスの請求管理ロボについて、特徴や強み、料金プランなどを知り導入のメリットがあるか検討していきましょう。
請求管理ロボとは
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請求管理ロボを利用すれば、請求書を紙で作成していちいち郵送する必要がなくなります。
請求書を電子化することで、取引先にメールで添付して送付することやWEB上に公開した請求書をダウンロードしてもらうことができます。
請求管理ロボの特徴･機能
導入の検討にあたって気になる請求管理ロボの特徴と代表的な機能について見ていきましょう。
請求管理ロボは郵送を代行してもらえる
紙を印刷して郵送していた請求書を電子化することで、 メール添付や取引先がWEB上に公開した請求書をダウンロードすることで済むようになります。
これまでの郵送に代行して一瞬で請求書を送れるので業務効率がアップするともに、請求書の紙代や印刷するコスト、郵便費用もカットできるのがメリットです。
どこでも作成して送付できる
請求管理ロボを導入すると、クラウド上に電子化されたデータが保存されます。
そのため、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでも請求書を作成して送付できるので便利でスピーディーです。営業先にてその場で送信することやテレワークでの請求書作成と送付も可能となります。
取引先ごとに専用の請求書を作成できる
電子化サービスのシステムを活用することで、取引先別にオリジナルの請求書フォーマットを作成することも可能です。
従来のように表計算ソフトなどを使って、ひな形を作成するより便利でスピーディーです。
会計ソフトへの転記作業を効率化
請求書電子化システムに対応した会計ソフトを組み合わせることで、会計ソフトとのデータの連携が可能となります。
二重管理や転記の手間もなくなり、正確性と効率化が図れるのもメリットです。
請求管理ロボの強み
請求管理ロボには3つの独自性と＋αの強みがあります。
第一に各社の周期に合わせて継続的な請求書が発行でき、送付業務を完全自動化できます。
第二に銀行振込や口座振替、クレジットカードなどによる複数の決済手段を1つの画面で管理でき、スムーズな決済連携ができるのがメリットです。
第三としてSalesforce、kintoneをはじめとしたSFA/CRMサービスなどとの外部連携ができるので、業務システムをより効率化できます。
＋αとして個別サポートが充実しており、サポート、システムと費用面の3つの側面面から最適なポジショニングが図れるのが強みです。
請求管理ロボの注意点
請求書の電子保存には、必ず管轄の税務署長の承認が必要になり、 電子保存をスタートする3ヶ月前までに税務署長に必要書類を提出しなくてはなりません。
取引先の環境にも依存するため、取引先から郵送に代えて電子化を図ることに同意を得る必要があります。
請求管理ロボの価格･料金プラン
請求管理ロボでは初期費用300,000円、月額80,000円〜利用が可能です。請求件数などによって料金が変動するので詳細は要見積もりが必要です。料金プランとしてはライトプラン、スタンダードプラン、プロフェッショナルプランがあります。
※2020年5月現在/詳細は公式サイトを確認
請求管理ロボの口コミ･利用企業からの評判
年間20万円の経費削減に成功
“これまで紙を印刷し、切手を貼って郵送していたのが電子化されたことで、年間20万円の経費削減に成功しました。月末などに半日かかけて、請求書のプリントアウトや宛名ラベルの作成、封筒への折り込み、郵便切手の添付とポスト投函といった作業をしていたのが、作業時間がほぼ0になりました。取引先からも請求書をメールで送ってほしいといった要望が多かったので、喜ばれています。電子請求書では既読通知が付くため、郵送の未着や開封の確認などを気にする必要がなくなったのも便利です。”(コンテンツワークス株式会社様)
類似サービスとの比較
請求管理ロボで注目されるのが、大手企業のNTTコムオンラインの明細書配信サービスBizFAXです。
請求書を人手介さず、自動配信でき日時指定により24時間いつでも配信可能です。
BizFAXを利用することで、インターネット環境のない取引先にも送信でき、初期導入時には配信先となる取引先のメールアドレスやFAX番号を代わり収集してくれるのも便利です。
優れたサービスに思えますが、請求管理ロボと比較するのであれば、請求管理ロボが選ばれているのは次の強みがあるからです。
たった3ステップで請求書作成を自動化できる、テンプレートを元に簡単に請求書作成･編集ができる、請求書の作成･送付･入金の消し込みなどの煩雑な業務が簡単に済み、人的ミスを回避できます。
セールスフォース社とのAPIデータ連携をはじめ、サイボウズ社やKintoneとのAPI連携もできるうえ、価格も他社製品に比べ比較的安価なので、小規模な企業から大規模な企業まで導入しやすいです。
請求管理ロボで請求業務の効率化を
今回は請求書管理サービスの請求管理ロボをご紹介させていただきました。請求書業務は月末や繁忙期など季節にあわせてその業務の負担割合も大きくなり効率化が求められます。サービス導入は費用がかかることから導入に対して後ろ向きな経営者の方もいるかもしれませんが、業務効率化によって得られるメリットを考えれば長期利用するほどメリットがあります。
導入に際しては料金面はもちろん、自社で抱える請求業務の課題、担当者へのヒアリング、サービス導入に対する社員への理解を深めること、事前にしっかりと対応しておくことが重要です。
画像･データ出典:請求管理ロボ公式サイト