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人手不足や業務効率のスピードアップのため、請求書クラウドサービスを導入する企業が増えてきました。もっとも、請求書の電子化などの知識が少なく、躊躇している企業があるのも現実です。
そこで今回は請求書管理サービスの請求管理ロボについて、特徴や強み、料金プランなどを知り導入のメリットがあるか検討していきましょう。
請求管理ロボとは
請求管理ロボを利用すれば、請求書を紙で作成していちいち郵送する必要がなくなります。
請求書を電子化することで、取引先にメールで添付して送付することやWEB上に公開した請求書をダウンロードしてもらうことができます。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 楽楽明細
(4.5)
| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 4,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
楽楽明細は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、楽楽明細は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
楽楽明細では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： TOKIUMインボイス
(4.5)
| 月額費用 | 5万円~ | 無料お試し | 要お問合せ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 30万円 | 導入会社 | 660社 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
完全ペーパーレス化を実現
TOKIUMインボイスは、請求書の受け取りからデータ化、保管までを完全ペーパーレスで実現することが可能です。 請求書の形式は問わずに利用できるため、多様な業界で導入することが可能で、ペーパーレス化によるコストカットにもつながります。
99.9%の入力精度
スマホやスキャナで撮影された領収書は、オペレーター二人体制で入力し、入力内容をシステムでマッチング·検証した正確なデータとして返却します。 その入力精度は、99.9%と非常に高く、OCR(光学文字認識)だけでは実現できなかった正確なデータ化が可能になるため、経理担当者は金額·日付などの入力不備を修正する手間が軽減されます。
承認作業もオンラインで完結
TOKIUMインボイスには、ワークフロー機能が搭載されており、これによって紙への捺印、回覧業務からの脱却が可能になります。 部署情報と金額を条件に、自動でワークフローを提案してくれるため、ワークフロー設定にかかる手間もかからず、承認者の追加や削除がマニュアルで簡単に設定でき、誰がいつ申請·承認したかが、一つの画面で簡単に確認可能です。
正確かつ短時間で請求書をデータ化： バクラク請求書
(4.5)
| 月額料金 | 3万円〜 | 無料お試し | デモあり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
AI搭載型のOCRで請求書を短時間でデータ化、機械学習による業務自動化などが実現できるとして、多くの企業から導入されています。
OCRで請求書を高速でデータ化
バクラク請求書には、AIを搭載したOCRが機能が実装されており、これによって最短5秒で請求書のデータ化が可能となっています。 様々なフォーマットの請求書に対応しており、読み取りの精度も高いため、手入力による修正の手間もかかりません。 一度に10枚以上の請求書を同時にアップロードしても、瞬時に各項目を読み取ることができます。 また、バクラク請求書のサービスページからOCR機能を無料で試すことができるので、読み取り精度を確かめてからトライアルを利用するのもおすすめです。
仕訳データの自動学習で手入力の手間を効率化
バクラク請求書では、一度登録されたデータを学習して自動で仕訳を生成できる機能が搭載されており、源泉税のレポートや月次の支払いレポートなど、様々な仕訳を作成することが可能です。 様々な会計システムのフォーマットに対応しているため、すでに利用している会計システムから乗り換えることなく、スムーズな業務効率化を実現します。 請求書データを手入力で転記しており、入力ミスが問題だったという方には、バクラク請求書は強い味方と言えるでしょう。
請求書の回収状況が可視化できる
請求書管理において、「現場による請求書の上げ忘れ」や「取引先が請求書を送ってこない」などは、課題となりがちです。 バクラク請求書では、請求書の回収状況をレポートで確認することができ、回収漏れを防ぐことができます。 また、回収催促機能が搭載されているため、請求書をURLで回収することが可能です。 請求書の回収状況が可視化できることで、抜け漏れを防いで請求書管理を効率化につなげることができるのは、大きなメリットと言えるでしょう。
請求管理ロボの特徴･機能
導入の検討にあたって気になる請求管理ロボの特徴と代表的な機能について見ていきましょう。
請求管理ロボは郵送を代行してもらえる
紙を印刷して郵送していた請求書を電子化することで、 メール添付や取引先がWEB上に公開した請求書をダウンロードすることで済むようになります。
これまでの郵送に代行して一瞬で請求書を送れるので業務効率がアップするともに、請求書の紙代や印刷するコスト、郵便費用もカットできるのがメリットです。
どこでも作成して送付できる
請求管理ロボを導入すると、クラウド上に電子化されたデータが保存されます。
そのため、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでも請求書を作成して送付できるので便利でスピーディーです。営業先にてその場で送信することやテレワークでの請求書作成と送付も可能となります。
取引先ごとに専用の請求書を作成できる
電子化サービスのシステムを活用することで、取引先別にオリジナルの請求書フォーマットを作成することも可能です。
従来のように表計算ソフトなどを使って、ひな形を作成するより便利でスピーディーです。
会計ソフトへの転記作業を効率化
請求書電子化システムに対応した会計ソフトを組み合わせることで、会計ソフトとのデータの連携が可能となります。
二重管理や転記の手間もなくなり、正確性と効率化が図れるのもメリットです。
おすすめのクラウド(Web)請求書発行システム
請求管理ロボの強み
請求管理ロボには3つの独自性と＋αの強みがあります。
第一に各社の周期に合わせて継続的な請求書が発行でき、送付業務を完全自動化できます。
第二に銀行振込や口座振替、クレジットカードなどによる複数の決済手段を1つの画面で管理でき、スムーズな決済連携ができるのがメリットです。
第三としてSalesforce、kintoneをはじめとしたSFA/CRMサービスなどとの外部連携ができるので、業務システムをより効率化できます。
＋αとして個別サポートが充実しており、サポート、システムと費用面の3つの側面面から最適なポジショニングが図れるのが強みです。
請求管理ロボの注意点
請求書の電子保存には、必ず管轄の税務署長の承認が必要になり、 電子保存をスタートする3ヶ月前までに税務署長に必要書類を提出しなくてはなりません。
取引先の環境にも依存するため、取引先から郵送に代えて電子化を図ることに同意を得る必要があります。
請求管理ロボの価格･料金プラン
請求管理ロボでは初期費用300,000円、月額50,000円〜利用が可能です。請求件数などによって料金が変動するので詳細は要見積もりが必要です。料金プランとしてはライトプラン、スタンダードプラン、プロフェッショナルプランがあります。
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
おすすめのクラウド(Web)請求書発行システム
請求管理ロボの口コミ･利用企業からの評判
年間20万円の経費削減に成功
“これまで紙を印刷し、切手を貼って郵送していたのが電子化されたことで、年間20万円の経費削減に成功しました。月末などに半日かかけて、請求書のプリントアウトや宛名ラベルの作成、封筒への折り込み、郵便切手の添付とポスト投函といった作業をしていたのが、作業時間がほぼ0になりました。取引先からも請求書をメールで送ってほしいといった要望が多かったので、喜ばれています。電子請求書では既読通知が付くため、郵送の未着や開封の確認などを気にする必要がなくなったのも便利です。”(コンテンツワークス株式会社様)
類似サービスとの比較
請求管理ロボで注目されるのが、大手企業のNTTコムオンラインの明細書配信サービスBizFAXです。
請求書を人手介さず、自動配信でき日時指定により24時間いつでも配信可能です。
BizFAXを利用することで、インターネット環境のない取引先にも送信でき、初期導入時には配信先となる取引先のメールアドレスやFAX番号を代わり収集してくれるのも便利です。
優れたサービスに思えますが、請求管理ロボと比較するのであれば、請求管理ロボが選ばれているのは次の強みがあるからです。
たった3ステップで請求書作成を自動化できる、テンプレートを元に簡単に請求書作成･編集ができる、請求書の作成･送付･入金の消し込みなどの煩雑な業務が簡単に済み、人的ミスを回避できます。
セールスフォース社とのAPIデータ連携をはじめ、サイボウズ社やKintoneとのAPI連携もできるうえ、価格も他社製品に比べ比較的安価なので、小規模な企業から大規模な企業まで導入しやすいです。
請求管理ロボを含むおすすめの請求管理システム比較
請求管理システムについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
請求管理ロボで請求業務の効率化を
今回は請求書管理サービスの請求管理ロボをご紹介させていただきました。請求書業務は月末や繁忙期など季節にあわせてその業務の負担割合も大きくなり効率化が求められます。サービス導入は費用がかかることから導入に対して後ろ向きな経営者の方もいるかもしれませんが、業務効率化によって得られるメリットを考えれば長期利用するほどメリットがあります。
導入に際しては料金面はもちろん、自社で抱える請求業務の課題、担当者へのヒアリング、サービス導入に対する社員への理解を深めること、事前にしっかりと対応しておくことが重要です。
画像･データ出典:請求管理ロボ公式サイト
