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- 300円～
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圧倒的な使いやすさで選ばれる電子稟議システム「rakumo ワークフロー」。
起案した申請が、どこまで進んでいるのかわからない。
申請書作成の書式が難しすぎて、人事異動のシーズンは経路のメンテナンスが大変。
テレワークができる時代なのに、ハンコを押すためだけの出社は古い。
などの、問題を抱えている企業はここで紹介するワークフローシステム「rakumoワークフロー」をおすすめします。
rakumoワークフローとは？
rakumoワークフローは、Google Workspace には付加されているない機能を追加するためのアドオンツールです
Google Workspace のユーザー情報をそのまま rakumo で利用することができます。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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rakumoワークフローの特徴
rakumo ワークフローの特徴を説明します。
rakumoワークフローは、稟議書や申請書をデジタル化することで電子承認や電子稟議に業務を移行することを可能にするシステムです。
手元にあるモバイル端末で、場所を問わずに申請や承認をすることができます。
デジタル化することで、ハンコ出社をゼロにでき稟議や締結のプロセスを短縮することもできます。
rakumoワークフローは、ベンチャーから上場企業まで、幅広く監査項目に対応しているのも特徴です。
Google Workspace と連携することで、メンテナンスの過程を大幅に削減します。
おすすめのワークフローシステム
rakumoワークフローの料金
rakumoワークフローの料金について紹介します。
月額300円/人〜
初期費用やメンテナンスなど詳しくは直接お問い合わせください。
rakumoワークフローは、導入料金についてもメリットは大きいです。
アカウント数に制限がなく何万人というアカウントを利用しても月額300円は変動しません。
rakumoワークフローの評判･口コミ
実際にrakumoワークフローを導入してる会社の評判を紹介します。
大手企業のハナマルキ株式会社は、メールサーバの老朽化とファイルサーバの容量が逼迫してきたことでクラウド化に移行しました。
Google Workspace と rakumo Basic パックを組み合わせ、ペーパーレス化。
業務の効率化とコスト削減を実現し、テレワークへの移行も可能にしました。
そのほか、導入効果としてグループ企業を含むスケジュール確認や申請業務がスムーズになりました。
rakumoワークフローにマニュアルはある？
rakumoワークフローには各マニュアルがあります。マニュアルはサポートサイトに掲載されていますので、以下に紹介していきます。
マニュアルはPDFファイルでダウンロード可能
rakumoワークフローにはユーザー向けと管理者向けの2種類のマニュアルがあり、それぞれPDFでダウンロード可能です。初期インストールの方法やプロファイルの切り替えなど項目ごとに分かれているので、状況によって使い分けましょう。
rakumoワークフローでAPI連携は可能？
rakumoワークフローでAPI連携が可能です。rakumoワークフローは、REST形式のWeb APIを公開しており、独自プログラムなどから機能を利用することが出来ます。
業務の効率化や自動化を実現
rakumoワークフローとAPI連携を行うことで、業務の効率化や自動化を実現することができます。
例えば、申請されたデータに基づいて他社システムの機能を実行することで、申請処理を自動化することができます。API連携は、自社の業務に合わせたカスタマイズが可能です。独自プログラムでrakumoワークフローのAPIを呼び出して、自社の業務に最適な連携を実現することができます。
API連携を行うにはAPIキーが必要
API連携を行うには、APIキーが必要です。APIキーは、rakumoワークフローと他社システムを連携させるための認証情報です。独自プログラムでrakumoワークフローのAPIを呼び出す際に、APIキーを指定する必要があります。APIキーは、rakumoの管理画面から取得することができます。
API連携でできること
API連携を行うことによって実現可能になることを例として挙げていきます。
・申請された出張申請データを、経費精算システムに自動的に転送する
・Google Workspaceと連携し、承認や稟議を簡単にする
・スプレッドシート上に申請・決裁情報を集約して自動入力する
など、申請や確認作業の大幅な効率化を実現することが出来ます。
rakumoワークフローにおける差し戻し時の対応について
届いた申請書は承認／却下するだけでなく、差し戻しすることができます。差し戻しは申請者や自分より前の承認者へ申請書を戻し、内容修正などを求める操作のことを指します。
差し戻しの通知は届く？
差し戻しを行うと申請書の状況が「差し戻し」に変わり、対象者の [未処理] > [差し戻し] に申請書が届きます。
差し戻しでは、申請書の申請番号や旧内容・経路状況を引き継いだ状態で再申請したり、差し戻した履歴を保持したまま申請を継続することができます。
間違って差し戻してしまった場合は？
承認時に行った「承認」「却下」「差し戻し」の処理を取り消すことは出来ません。
そのため、誤って処理を行ってしまった申請書は、再度申請をする・申請を差し戻す等の対応をする必要があります。
差し戻し時のバージョン管理機
再申請時には、申請書の修正部分のみがハイライトされ、差し戻し前のバージョンと比較しやすいように管理されます。また、再申請時に申請書のタイムスタンプも付与されます。
まとめ
ワークフローシステム「rakumoワークフロー」について紹介しました。
リモートワークを推進したい会社、Google Workspaceとの連携をメインに検討している企業にはおすすめのシステムです。
また、rakumoワークフローは使いやすさを重視して開発されているので利便性と操作性も高い評価を受けている製品です。
