業務上での連絡手段として代表的なものはメールになりますが、一日に何度もメールのやりとりをするのは時間も手間もかかります。
若手社員にとってはメールでのコミュニケーションよりLINEでのやりとりの方が楽という意見も多く、社内交流の活性化に悩む担当者も多いようです。
メールより手軽かつ情報の確認が容易になるツールとして昨今では社内SNSツールが注目されています。
この記事ではおすすめの社内SNSツールや導入のメリット、比較検討する際のポイントなどを紹介していきますので是非参考にしてみてください。
社内SNSツールとは
社内SNSツールとは社内で利用するコミュニケーションツールのことです。
私たちが普段使っているLINEやInstagramのようなSNSを社内での連絡手段としてビジネス用に特化させているという特徴があり、メールより手軽にコミュニケーションがとれることや、複数人で手軽にグループを作ってチャットができることなどから国内大手企業などでは早くから導入され始めていましたが、昨今のテレワークによる離れた場所での業務にも適していることから中小企業などでも導入が進められているサービスです。
注目されるようになった背景
社内SNSツールが注目されるようになった背景としては、TwitterやFacebook、InstagramのようなSNSが若者を中心に爆発的に広まったことが要因としてあげられます。
今や、若者だけでなく30代〜40代の社員にとってもメールよりLINEなどでのやりとりの方が楽という意見もあるほどです。
また、社内での情報共有、ナレッジの蓄積が以前よりも重視されるようになったということも社内SNSツールが注目されるようになった要因の1つです。
顧客がどのようなものを求めているのか、社会で何が流行っているのか、自社に対する評判はどうなのか、といった情報を共有するのにメールよりも手軽かつ全体に共有しやすいツールとして社内SNSツールは注目されています。
働き方に対する価値観が変わってきたことも要因にあげられます。以前は給与や仕事内容といった部分が最も重視されていましたが、昨今では福利厚生やオフィス環境を重視する求職者も増えてきたことから以前より社内の雰囲気·コミュニケーションを重視している傾向が強くなってきたと考えられます。
社内SNSツールの主な機能
チャット機能
社内SNSツールの最も基本的な機能です。
LINEのようなチャット形式で手軽にメッセージを送ることができるので、ちょっとした連絡はもちろん、全体へ向けたメッセージと幅広く活用することが可能です。また、グループを作ってチャットをすることができるのでプロジェクトごとや部署ごとにグループを作ることで効率的に情報の共有が可能になります。
検索機能
キーワードはもちろん、メッセージを送信したメンバーなどでソートして情報を検索することができるので、重要な情報や別の人と共有したい情報を手軽に見つけることができます。
ファイルアップデート機能
画像やエクセルファイルはもちろん、動画なども添付して社内SNSツール上にアップロードすることができます。検索機能と合わせることで過去のアップロードファイルも手軽に探せるので効率的です。
リアクション機能
TwitterのいいねやLINEのスタンプのようにリアクションを送ることができる機能が多くの社内SNSツールでは搭載されています。コメント送るのは億劫だと感じる社員もリアクション機能であればワンクリックで済むので積極的にコミュニケーションをとることができます。
自分の投稿にいいねが多くつくことで従業員のモチベーションアップにもつながります。
あらゆる業務を一元管理： monday.com (4.5) チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。 monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。
ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。
タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。 リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。
monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。 チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。
管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。 操作性に優れたグループウェア： クロジカスケジュール管理 (5.0) ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。 テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。
テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。
クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。 紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。
クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。
予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。 Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。
また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
月額費用 900円〜 無料お試し 14日間無料 初期費用 要問い合わせ 導入会社 140,000社 タスク管理の煩雑さを解消
リモートワークの管理にも最適
リアルタイムでのタスク管理が可能
月額費用 0円~/ユーザー 無料お試し 14日間無料 初期費用 0円 導入会社 要お問合せ テレワークにおけるスケジュール管理が可能
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
おすすめ社内SNSツール11選
NotePM(ノートPM)
特徴
NotePMは社内wikiツールです。社内マニュアルや業務ノウハウ、ナレッジ情報を一元管理することが可能で、コメント機能も有していることから単なる情報共有ツールとしてだけでなく、社内コミュニケーションに活用することもできます。
主な機能
- 文書作成機能
- 検索機能
- コラボレーション機能
- アクセス権限の付与
- 外部連携
| 月額料金 | 1,000円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 〜3人 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:NotePM公式サイト
gamba!(ガンバ)
特徴
gamba!はチャット機能が搭載された日報アプリです。日報としてその日の勤務についての報告·共有ができるのはもちろん、1対1でのチャットも可能なので、共有したくない内容をやりとりする際にも安心です。
チャット機能を搭載していながら目標設定ができ、スマホやタブレットにも対応しているので管理職にとっても利便性の高いツールと言えます。
主な機能
- 日報テンプレート機能
- Googleカレンダー連携
- 目標管理機能
- チャット機能
- メンション機能
| 月額料金 | 980円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 15日無料 |
| 最低利用可能人数 | 5人〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:gamba!公式サイト
nanoty(ナノティ)
特徴
nanotyはオンライン上で日報を作成することができるサービスです。
日報をオンライン上で共有することで社内SNSとして活用することが可能で、掲示板機能を使うことで、顧客情報やノウハウなどを簡単に共有することができます。
主な機能
- 日報機能
- コミュニティ機能
- タスク機能
- サンクスポイント機能
- テレワークオプション
| 月額料金 | 9,500円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 14日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 20名 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:nanoty公式サイト
Qiita:Team(キータチーム)
特徴
Qiita:Teamは社内の情報共有を効率化できるサービスです。テンプレートを利用した日報作成、議事録作成、ナレッジ共有、社内コミュニケーションなど便利な機能が搭載されています。セキュリティ面もIPアドレスによるアクセス制限や二段階認証が実装されているので安心して利用することができます。
| 月額料金 | 1,520円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 〜3人 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Qiita:Team公式サイト
WowTalk(ワウトーク)
特徴
WowTalkは、社員同士でチャットを使ってスムーズにやり取りできるだけでなく、ビデオ通話や無料電話機能で円滑にコミュニケーションを取ることができます。
タスク管理も行えるのでプロジェクトメンバーで導入すれば、コミュニケーションを取りながらタスクを処理することができるようになります。
主な機能
- チャット機能
- 掲示板機能
- タスク管理機能
- 無料通話機能
- 日報機能
| 月額料金 | 300円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 2週間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 1人〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:WowTalk公式サイト
クロジカスケジュール管理(旧：Aipo）
特徴
クロジカスケジュール管理はクラウド型のグループウェアで、以前はオープンソース版もリリースしていました。
カレンダー機能を使ってチームメンバーの予定を共有することができ、チャット機能を使ってコミュニケーションを取ることも可能です。グループチャットができるのでプロジェクトメンバーだけのグループを作れば予定管理とコミュニケーションをより効率化することができます。
主な機能
- カレンダー機能
- チャット機能
- 勤怠管理機能
- ワークフロー機能
| 月額料金 | 0円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 14日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 要問い合わせ |
2023年4月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:クロジカスケジュール管理公式サイト
TUNAG(ツナグ)
特徴
TUNAGは組織のエンゲージメント管理ができるサービスです。サンクスカード機能や社内ポイント機能が搭載されているので従業員のモチベーション管理に役立てることができます。また、チャット機能やSNS機能が搭載されているので社内交流の円滑化を目指す企業にもおすすめです。
主な機能
- サンクスカード機能
- SNS機能
- チャット機能
- 社内ポイント機能
- ワークフロー機能
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 無料デモあり |
| 最安プランの利用可能人数 | 30名〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:TUNAG公式サイト
InCircle(インサークル)
特徴
InCircleはビジネスチャットツールとしてプロフィール機能やチャット機能など便利な機能が多数搭載されています。トークルームを作成してグループチャットができるので部署ごと、プロジェクトごとにグループを作り必要な情報だけを収集することが可能になります。
主な機能
- チャット機能
- ファイル添付機能
- プロフィール機能
- 通知設定機能
- API連携
| 月額料金 | 180円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 30人〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:InCircle公式サイト
Linkit(リンクイット)
特徴
Linkitは社内SNSツールとしてすぐに活用することができます。チャット機能は当然ですが、写真や動画の添付も可能です。特徴的なのは会話を録音して音声による報告ができる点になります。コミュニケーション以外にも営業に役立てることができるようになります。
スタンプや絵文字もあるので、上司ともより気軽なコミュニケーションをとることができます。
主な機能
- チャット機能
- 未読確認機能
- ファイル添付機能
- スタンプ機能
| 月額料金 | 170円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 10名〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Linkit公式サイト
ChatLuck(チャットラック)
特徴
ChatLuckはビジネスチャットツールとしてクラウドとオンプレミス両方のタイプで提供されています。
チャット機能はもちろんのこと、直感的操作で添付ファイルを送ることができるので、初めてビジネスチャットツールを利用するという従業員の方にも安心のUI設計になっています。
主な機能
- チャット機能
- ファイル共有機能
- 動画共有
- ビデオ通話機能
- ゲストユーザー機能
| 月額料金 | 300円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 5名〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ChatLuck公式サイト
Tocaro(トカロ)
特徴
Tocaroはビジネスチャットツールとしてはもちろん、タスク管理機能も搭載しているのでプロジェクト管理にも活用することが可能です。
チャット機能としてはビデオ通話も可能なので離れた拠点にいる相手と視覚的に交流することができます。ファイル共有機能もあるので資料や画像を添付して送ることも可能です。
主な機能
- プロジェクト管理機能
- チャット機能
- ワークボード機能
- ユーザー管理機能
- アクセス制限機能
| 月額料金 | 800円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 1ヶ月無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 20ID〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Tocaro公式サイト
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： クロジカスケジュール管理
(5.0)
| 月額費用 | 0円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
無料で利用できる社内SNSツール3選
Yammer
特徴
Yammerとはマイクロソフト社が開発･販売をしているビジネスチャットツールです。オープンなコミュニケーションが実現可能なので社内SNSツールとして利用している企業も多く、Twitterのような操作感覚で気軽に情報発進することができます。
グループ機能があるのでチームメンバーだけの非公開チャットを行うことも可能です。
YammerはMicrosoft Office 365のプランに組み込まれているのでOffice 365 E1以上のプランを導入していれば実質無料で利用することができます。
主な機能
- 記事投稿機能
- メッセージ機能
- グループ作成機能
- 称賛機能
| 月額料金 | 870円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Yammer公式サイト
Slack(スラック)
特徴
Slackはビジネスチャットツールとして国内有名企業を始め非常に多くの企業で導入されています。
気軽にチャンネルを作成することができるので部署ごとのグループチャットや社内部活チャンネルなど交流の場を設けることができます。絵文字を利用することもできるのでより手軽なコミュニケーションを実現することが可能です。
無期限にSlackを0円で利用することができるフリープランを提供していることでも有名です。
主な機能
- チャンネル作成機能
- 検索機能
- 外部メンバーの招待
- ビデオ通話機能
| 月額料金 | 850円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | あり |
| 最安プランの利用可能人数 | 1人〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Slack公式サイト
Chatwork(チャットワーク)
特徴
Chatworkは28万社以上もの企業から導入されているビジネスチャットツールです。シンプルかつ使いやすい操作性で初めてビジネスチャットツールを使うという方でも戸惑うことなく利用できます。
グループを作ることはもちろん、タスクを設定することもできるのでチャットをしながら発生したタスクを書き込むことで効率的にタスク管理が可能になります。
まずは使用感を試したいという方に向けてフリープランを提供しています。
主な機能
- チャット機能
- タスク管理機能
- ファイル共有機能
- ビデオ通話機能
| 月額料金 | 400円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最安プランの利用可能人数 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Chatwork公式サイト
スマホアプリがある社内SNSツール2選
Talknote(トークノート)
特徴
Talknoteとは社内コミュニケーションツールとしてだけではなく、従業員のモチベーションの見える化を実現することができる管理ツールとしても利用されています。
iOS·Androidに対応したアプリもリリースされており、スマホからメッセージ機能やグループ作成機能、タスク管理機能などを利用することが可能です。基本料金無料で導入できる手軽さもメリットです。
主な機能
- メッセージ機能
- グループ作成機能
- タスク管理機能
- いいね機能
- オーバーワーク検知機能
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 最安プランの利用可能人数 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Talknote公式サイト
LINE WORKS(ラインワークス)
特徴
コミュニケーションツールとして有名なLINEが提供しているビジネスチャットツールです。
普段使っているLINEと同じ操作性ですぐに社内チャットを導入できるのでチャットツールの導入に不安がある方でも安心です。チャット機能だけでなくカレンダー機能やアドレス帳、ドライブ機能などビジネスに活用できる機能が豊富に搭載されています。
iOS版、Android版、PC版、Driveエクスプローラー版がリリースされているのでそれぞれの用途に合わせて導入することが可能です。また、100人まで利用することができるフリープランも提供しています。
主な機能
- トーク機能
- スタンプ機能
- カレンダー機能
- LINE連携
| 月額料金 | 300円/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | あり(認定パートナー経由) |
| 最安プランの利用可能人数 | 1人〜 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:LINE WORKS公式サイト
社内SNSを導入する目的
コミュニケーションの活性化
若手社員とうまく会話ができない、メールではなかなか思っていることを伝えられないなど社内でのコミュニケーションに課題を感じている企業に社内SNSはおすすめです。
普段利用しているTwitterやLINEのように手軽にメッセージを送ることができるUI設計なので文面を細かく考えずに用件だけを送信することができます。また、いいね機能やスタンプ機能、絵文字が使えるものも多いので、メールよりも隔たりのない明るいコミュニケーションが実現できます。
情報共有の効率化
メールでの情報共有の場合、宛先を追加して一斉送信しなければならず、手間がかかりました。
社内SNSツールであれば、情報共有用のチャンネルにメッセージを投げるだけでチャンネル内のメンバーにナレッジ共有することが可能になります。もちろん、特定のメンバーに確認して欲しい時は直感的操作でメンションをつけることができるので情報共有を効率化させることができます。
他部署との交流
社内SNSツールはビジネスだけでなく、社内部活動用のグループを作成したり、セミナー参加を募るグループを作成したりとメンバー集めにも活用できます。
社内全体で利用するので、普段は関わりのない部署の人と思わぬ形で知り合うことができ、交流を広げること可能になるのです。
社内SNSツールのメリット
会社全体で交流できる
社内SNSツールを導入するメリットは特定のメンバーとだけでなく、社内のメンバー全員と交流することができる点にあります。
メールでのコミュニケーションではプロジェクトメンバーや上司など特定の社員としか関わることがありませんが、社内SNSツールであればメンバーとして参加している従業員全員が閲覧することができるオープンな環境が整備されているので気軽に他部署とのメンバーと交流を図ることができます。
また、社外のメンバーをゲストユーザーとして招待することもできるので、有益な情報を共有できるようになります。
情報共有の効率化
メールなどでのコミュニケーションの場合、何か共有したい情報があっても、内容を要約して文章にしなければいけない手間がありますが、社内SNSツールであれば、URLを添付して一言沿えるだけなので非常に簡単に情報の共有ができるようになります。
仕事以外のイベント情報など、直接は誘いにくいこともオープンな環境であるチャットへ投げることで手軽に不特定多数のメンバーを誘うことが可能になります。
手軽にコミュニケーションがとれる
メールや口頭での連絡手段の場合、一度送信してしまった内容は修正することができず、再度訂正メールを送ったり、相手の元へ電話や直接行って訂正しなければいけません。
社内SNSツールは手軽に発信できることも魅力ですが、間違ってしまった内容をツール上で修正できるというメリットがあります。簡単な誤字脱字はもちろん、添付ファイルを挿入したりと自由に編集が可能です。
また、クラウド提供されているものや、スマホアプリで利用できるものも多いのでオフィス以外からでも手軽に情報発信ができるというメリットもあります。テレワークのような在宅環境にもマッチしているので非常に需要が高いです。
社内SNSツールのデメリット
コストがかかる
社内SNSツールの導入にはコストがかかります。無料で利用できるツールもありますが、利用できる人数が少なかったり機能に制限がかかっていて最大限効果を発揮できない場合もあります。
利用ユーザー数ごとに料金が発生するものや、一定のユーザー数までは定額というものがありますので自社の将来的な従業員数も検討した上で見合ったプランを選ぶようにしましょう。
SNSに疲れてしまう場合も
メールなどと比べて手軽に情報のやりとりできるのが社内SNSツールの良いところですが、通常のSNS同様に大量の情報が行き交い、通知が鳴り止まないことからSNS疲れを起こしてしまう場合もあります。
必要最低限のチャンネルだけ通知をONにしたり、上長に通知設定に関する相談をしてみるのも有効です。
手軽にいいねやスタンプを送ってリアクションができることから、自分も何かしなければいけないのではないかなど反応を気にしすぎてしまい業務に集中できないといったケースもあります。
プライベートの連絡手段になってしまう
社内SNSツールはチャンネルへの投稿以外に個別にDM(ダイレクトメッセージ)を送ることも可能なので、社内で特定の従業員同士がLINEのように雑談をするために利用してしまう可能性もあります。
情報の共有や全体のコミュニケーション活性化のために導入しても、特定のメンバーが私的に利用しているのでは効果が薄れてしまいます。
このようなデメリットを回避するためには、導入にあたって社内での利用ルールを事前に決めておくことが非常に重要です。
社内SNSツール比較のポイント
機能の確認
社内SNSツールは基本的なチャット機能だけでなくカレンダー連携やタスク管理機能など便利な機能が搭載されているものがたくさんあります。
自社が何を目的として社内SNSツールを導入するかを明確にした上で、本当に必要な機能だけ搭載されているツールを選ぶようにしましょう。
チャット機能だけでもグループの作成ができるのか、リアクション機能はあるのかなど比較ポイントは様々です。社内の多くのメンバーが利用することになるツールなので操作感も合わせて確認することが重要です。
セキュリティ対策
情報共有など社外秘の情報をやりとりする機会も多い社内SNSなのでセキュリティ対策はしっかりと確認するようにしましょう。
通信の暗号化やサーバーのバックアップ体制はもちろん、社外メンバーを招待して利用する場合のアクセス権限の設定ができるかなどもしっかりと確認することが重要です。スマホから利用する場合は端末認証ができるかなども確認しておくと尚良いです。
操作感
社内はもちろん、社外メンバーも利用する機会があるツールなので操作感を比較することは重要です。LINEやTwitterなど普段からSNSを使っている人であれば良いですが、初めてSNS、チャットツールを利用するという人ももちろんいるので操作性の確認は必ずしましょう。
1ヶ月以上無料で利用することができるツールや、少人数であれば無期限に無料で利用できるツールもあるので、管理者だけでなく、PC操作に不慣れという方にも利用してもらい無理なく操作できるかを確かめてもらうとスムーズに本格的な導入ができます。
社内SNSの代表的な失敗例
社内SNSツールは導入することで簡単に情報共有ができることやコミュニケーションの活性化が見込めるために導入企業が増えていますが、社内ルールをしっかりと定めていなかったために失敗してしまったというケースも少なくはありません。
代表的な失敗例を紹介しますので、自社でのルール設定の参考にしてください。
雑談が多くなって業務効率が落ちてしまった
社内SNSは誰でも気軽に発信できることから、業務上必要な情報だけでなく、雑談をするための場所になってしまい個人間での私的なやりとりも増えてしまった結果、作業効率が落ちてしまったというケースもあります。
対処法としては、DM機能は使わないことや管理者がDMのやりとりを把握できるツールを導入して、私的な利用が多い従業員には注意できるようにすることが重要です。
社内SNSを使いこなせない社員がでてしまった
今までのメールでのやりとりに慣れていた従業員にとっては新しいツールを使うメリットが見出せなかったり、操作性に不安があり積極的に使わないようになってしまったというケースもあります。
対処法としては、本格的な導入前にトライアルなどを試して操作性を確認してもらうことが重要です。また、導入前に説明会を行、導入することで得られるメリットや操作性についての説明をしっかりと行い従業員からの理解を深めてもらうようにしましょう。
情報の見落としが起きるようになってしまった
手軽に情報の発信·共有ができることが最大のメリットとも言える社内SNSツールですが、情報が頻繁に行き交うために必要な情報を見落としてしまい、連絡ミスが起きてしまったというケースもあります。
対処法としては、確認して欲しいメンバーがいる場合は必ずメンション機能を使う、未読確認ができるツールを導入するといった方法があります。また、検索機能を利用することで過去の情報を簡単に見つけることができるので、導入に関する説明の時に検索機能についてもしっかりと説明するようにしましょう。
社内SNSツールの導入で社内の活性化を
おすすめ社内SNSツールや導入のメリット·デメリットなどをご紹介させていただきました。
導入することで、社内のコミュニケーションが活性化され、情報共有も効率的になることが期待され、テレワークのような現代の働き方にも対応していることから多くの企業で導入が進められている社内SNSツール。
自社で導入を検討する際には、本記事の比較ポイントやおすすめツールを是非参考にしてみてください。
