自社で納品書や受注書などの書類管理が紙ベースで業務が煩雑になってしまっているという方も多いのではないでしょうか。
ほしい時に必要な書類が見つからず、また書類管理に人員を割いてしまい人件費がかさんでしまっているという課題もあるでしょう。
EDI(Electronic Data Interchange)を導入することで社内の業務に関する書類の取引が簡単にまとめることができ、業務効率化につながることからEDIの導入が注目されています。
本記事ではEDIとは何か、メリットや導入の注意点などを解説しますので、参考にしてください。
EDIとは?
EDIとは、企業間の取引で発生する書類、帳票(納品書や請求書など)のやりとりを電子化することができるシステムのことを指します。
紙ベースの書類管理に課題を抱えている企業は多く、業務効率化のために企業間取引における電子化を進める企業は年々増えています。
業務ごとに電話やメールなど書類を用いてのやりとりが今でも多く残っており、手作業による管理体制の煩雑化が起きてしまうケースも少なくはありません。
EDIを活用することで、データの送受信はもちろん、他システムとのデータ連携までもが自動化できるため、業務効率化につながります。
EDIの種類について
EDIにはいくつか種類があり、それらを理解して適切なものを導入することが重要です。
個別EDI
個別EDIは取引先ごとに通信やコードなどのルールを決める場合に用いられます。
取引先が少ない場合には有効に活用することができますが、多くの取引先を持つ場合は、個別にデータの変換システムを用意しなければならずEDIを広げにくいというデメリットがあります。
また、発注者がコードを決めるケースが多いため、受注者側が取引先ごとに仕様を設定しなければならないため負担をかけてしまう場合があることにも注意しましょう。
標準EDI
標準EDIとは企業間におけるフォーマットなどを標準化して利用することで、複数の取引先同士でEDIを利用できるようにしたものです。
標準規格となるEDIを用意するだけで同一の規格である企業と取引ができるようになるため、取引先企業が多い場合には有効です。
業界VAN
標準EDIの中には業界VANと呼ばれるものもあります。
この業界VANとは特定の業界に特化したネットワークサービスで、パケット通信技術などの活用をして同業界での異なる機種間接続が可能となるため、他業界との取引があまりないという場合には非常に使いやすいと言えます。
すでに同じVANを利用していれば、特別な調整がなく複数の企業と標準EDIを実施することが可能です。
Web-EDIについて
EDIの中でもWeb-EDIはインターネットの回線を使ってブラウザから簡単に利用できるEDIとして注目されています。
専用のシステムをインストールすることなく利用できるため、導入間での期間が短いという特徴があり、低コストで利用できることも魅力的です。
Web-EDIの主な特徴は以下の通りです。
導入がしやすい
Web-EDIは専用のシステムをインストールすることなくWebブラウザ上で利用できるため、導入が非常に手軽に実現できます。
導入環境を気にすることなく取り入れることができるため、導入ハードルが低く、取引先の増減などにも柔軟に対応できる点がメリットと言えます。
低コストで導入できる
専用のシステムを購入する必要がないため、インターネット回線を利用する通信費用のみという低コストでの運用が魅力的です。
従来のEDIでは運用や保守のためのコストも抑えることができるため従来型のEDIを利用している方にとってはコスト削減にもつながります。
最新のセキュリティ対策が利用できる
Web-EDIはインターネット回線を利用するため、サイバー攻撃の対象になる可能性があり、そのセキュリティ対策は必須と言えます。
多くのWeb-EDIでは不正アクセスの検知が可能になるように、定期的なアップグレード、システムメンテナンスを行なっており、24時間365日対応のサポートを提供しているものもあります。
処理速度の向上
従来の電話回線を利用していたEDIと比較して、Web-EDIはインターネット回線を使用するためより高速な情報処理が可能となります。
EDIの処理速度が上がれば、企業間取引における効率化が可能となるでしょう。
EDI導入のメリット
自動化による業務効率化が可能に
従来の紙ベースでの書類管理と違い、EDIは書類をデータでやりとりすることができるため、印刷や郵送などの工数が不要となります。
また、システム連携することで、会計システムなどのデータをベースに帳票の自動作成も可能となるため業務効率化を実現できます。
エクセルで帳票を作成する手間も省略できますし、郵送コスト、印刷コストなどのコストカットにもつながります。コストカットだけでなく作成した書類の管理(ファイリングなど)にかけていた時間もデータ化できることであらゆる書類が一元管理することができ処理にかける工数も最小で済みます。
少ない人数で書類の管理が行えることから、人件費の削減にもつながることもメリットです。
業務スピードが向上する
紙ベースでの書類業務より、EDI、特にWeb-EDIであればインターネットを利用しての取引が可能となるためタイムラグのない高速な取引が可能になります。
従来であれば、発注するタイミングも郵送期間などを考慮して決めなければいけませんでしたがWeb-EDIではこの心配はいりませんので、急な在庫不足にも迅速に対応することができます。
人的エラーが減少する
従来の紙ベースでの取引では、書類の量が増えるごとに管理者がチェックしなくてはいけない項目も増え、業務の負担が大きくなります。
そうなると必然的に確認ミスなどが起きる可能性も増えてしまうでしょう。
EDIは必要な書類がシステム上でまとめられるだけでなく、連携システムからのデータをもとに自動化する機能も搭載されているため直接のデータ入力と比較してミス大きく減らすことが可能になります。
入力エラーが減ることで取引先とのスムーズかつ安定した取引が実現できることもメリットです。
EDI導入の注意点
取引先との間で環境を整備する
利用するEDIの種類にもよりますが、取引先とのデータ送受信を行うためには専用環境の整備が必要となります。
取引企業それぞれの基幹システムを専用回線で接続する必要があるため、通信プロトコルやフォーマットの確認、導入スケジュールの調整などをしっかりと決めておくと良いでしょう。
受信したデータを自社システムで読み取れるように変換する
取引先から送られてきたデータはきちんと読み取れるように自社システムに適した変換機能を用意しましょう。
レイアウトや文字コードに異常があると取引にも支障をきたすため、取引先とデータの識別コードを事前に打ち合わせておくことが重要です。
自社のEDIが取引先で使えない場合もある
取引先企業が個別EDIを使用している場合、自社EDIとフォーマットが異なると利用できないというケースもあります。
EDIの導入に際しては、取引先企業にどんなEDIを利用しているのか事前にヒアリングを行い自社で導入すべきEDIを選定しましょう。
費用対効果が良いか確認する
EDIは導入すれば必ず業務効率化できるというわけではなく、ある程度の取引量がある場合にメリットが大きいものです。
導入すればメリットがあるとただ導入しても費用だけがかさみ費用対効果が悪くなってしまう場合もあります。
自社の取引先企業を把握して、EDI導入におけるコスト削減がどれくらい可能なのかを計算した上で導入を検討しましょう。
特徴を理解してEDIを導入しよう
紙ベースの取引が電子化によって業務効率化などのメリットが得られるEDI。
取引先が多いほど、EDI導入におけるメリットを感じることができる場面は多く、業績アップにもつなげることができるでしょう。
近年はWeb-EDIも注目されていますので、自社にどんなEDIがマッチしているのかをしっかりと検討してからの導入をおすすめします。
