目次
Web給与明細システムとは?
Web給与明細システムとは、従業員への給与支払い時に発行している紙の給与明細を電子化・Web化してPCやスマートフォンなどから閲覧できるように配布するシステムのことを指します。
多くの企業が働き方の多様化や他拠点化、近年ではリモートワークを取り入れる企業も登場している中で、給与明細の紙での取扱は手間コストも大きな負担となっていました。
そこでWeb給与明細システムが給与明細を電子化し合理的かつコスト削減も実現できるとして注目されるようになったのです。
Web給与明細システムでは、給与明細をWebブラウザ経由で閲覧できるようにしたりPDF形式に変換してメールに添付して配布することができるようになるため、従業員の利用環境を制限することなく導入することができます。
様々なベンダーからWeb給与明細システムが登場している中で、自社に最適なシステムを選定するのは困難ものです。
本記事ではおすすめのWeb給与明細システムを紹介し、導入するメリットなども解説しますので参考にしてください。
おすすめの類似給与計算ツール
給与明細のWeb化で業務効率化： Pay-Look
(4.5)
| 月額費用 | 5,500円+55円×人数 | 無料トライアル | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円 | 取り込み方法 | CSV取り込み |
他社メーカーの給与計算ソフトや給与明細ソフトとは異なり、「給与データ(CSV形式)を取り込み、Web給与明細を作成する」機能に特化しています。
操作がとってもシンプル
Web給与明細を発行するには、給与データ(CSV形式)を取り込むだけです。従来の紙のものと比べて、時間も労力も大幅にカットできます。もちろん再発行業務も一瞬でできます。 Web上で給与明細を発行するため、紙代、印字代、発送代、仕分けなどの物理的、属人的問題から解放されます。
紛失リスク軽減
作成した給与明細のデータはクラウド上に保存されるため、管理にかかる手間はもちろん、紛失、盗難というリスクも防止することができます。
セキュリティ面も安心
給与明細という従業員のプライバシーに関わる個人情報を扱うPay-Lookでは、従業員それぞれが固有のIDやパスワードを使ってログインするため不正にアクセスされる心配がありません。 PDF化した給与明細はパスワードを設定することもできるのでさらに強固なセキュリティ体制のもと管理することができます。
Web給与明細システムのタイプと特徴
Web給与明細システムには主に、「専用型」「給与計算一体型」「労務管理一体型」の3タイプが存在します。
タイプ別の特徴としてあげられるのは以下の通りです。
専用型
給与ソフトの情報をCSVなどで取り込み、Web給与明細の発行・配信に特化した専用型です。
API連携などによって、自動的に取り込みできるものもあります。
既存で利用している給与計算ソフトが存在している上で、「明細だけオンライン配信したい」という企業にぴったりです。
給与計算一体型
給与計算ソフトの一つの機能として利用できるタイプです。
給与計算ソフトを利用していない企業や、サービス移行を考えている場合などにおいて、Web給与明細を利用したいと考えている企業におすすめです。
労務管理一体型
入退社手続き・マイナンバー管理・年末調整など労務管理システムに付随した機能として利用できるタイプです。
給与明細以外にも、あらゆる社内の手続きをWeb化し、業務全体の効率化を実現させたいと考えている企業におすすめです。
Web給与明細システムの機能
多くのWeb給与明細システムに搭載されている主な機能を紹介します。
給与計算ソフトからのデータ取り込み
Web給与明細システムの基本的な機能として、利用している給与計算ソフトからのデータ取り込み機能が挙げられます。
ほとんどのWeb給与明細システムが給与計算ソフトと連携することができ、データの取り込みもCSV形式などで手軽に行うことができます。
Web給与明細を作成するにはデータの取り込みが必要不可欠なため、給与計算ソフトとの連携が可能かは事前に確認しておくと良いでしょう。
Web給与明細の作成機能
給与計算ソフトから取り込んだデータを元にWeb給与明細を作成します。
複雑な操作は必要なく、著感的な操作で簡単に明細を作成できるため、給与明細の作成に時間がかかっていたという方にとっては効率化につながるでしょう。
作成済みデータの閲覧
最新の給与データだけでなく、過去に作成した給与明細のデータも閲覧できます。
紙の給与明細と違ってWebで発行しているため紛失のリスクが少なく、万が一データをなくしてしまったという場合でも過去データから手軽に再発行することが可能です。
Web給与明細の配信
作成したWeb給与明細をメールまたはWeb上で配信することができます。
システムからのダウンロードに慣れていない方が多い場合はメール配信が良いですが、誤送信などのリスクもあるため注意が必要です。
どちらにも対応できるシステムを選べば従業員のニーズにも対応しやすいでしょう。
給与・賞与・源泉徴収への対応
給与だけでなく、ボーナスなどの賞与、そして源泉徴収にも対応しているシステムがあります。
1つのシステムで給与以外も管理できるため、運用の効率化につながります。
Web給与明細システム導入のメリット
コスト削減ができる
従来紙で発行・配布していた給与明細が電子化されることで多くのコストカットが実現できます。
紙代金がまず不要となり、紙に印刷するためのコストもカットされます。また、封筒代金や離れた拠点へ給与明細を郵送することも削減可能です。
また、印刷用の紙や封筒を保管しておく場所も節約できるため、オフィスのスペースを有効活用できるようになります。
業務効率化につながる
紙での給与明細発行の場合は、印刷や封筒に封入する作業、場合によって郵送にかかる作業も発生していたため、従業員数が多い企業では非常に手間となっていました。
Web給与明細システムを利用すれば、これらの手間を効率化して空いた時間を別の業務に充てることが可能となります。
また、給与明細の再発行を求められた場合でも印刷する手間がかからず、従業員自身が過去の履歴を簡単に閲覧できるサービスもあるため、この部分も効率化することができます。
時間と場所を問わずに明細を確認できる
これは主に従業員側のメリットとなりますが、Web給与明細システムはインターネットが利用できる環境であれば場所を問わずにいつでも給与明細が確認できるため利便性が高まります。
PCはもちろんスマートフォン、タブレット、携帯電話とマルチデバイスに対応しているサービスも多いため従業員の利用している端末によってサービスの導入ができないというケースも回避することができます。
Web給与明細システム導入のデメリット
従業員が電子化を望んでいない場合
会社で給与明細の電子化を実現しても、従業員が望んでいないとメリットとは言えません。
もし、従業員に紙での交付を求められれば、必ず応じる必要があります。
- 従業員が給与明細の電子化のメリットを理解している
- 従業員全体が使いやすいと感じている
- 見やすいWeb給与明細システムである
これらの利用する上での条件が揃っており、従業員が望んでいる状況でないと電子化は難しいと言えるでしょう。
書面と電子情報の混在
給与明細を電子化するうえで、どこまで電子化するかの範囲に関しても課題になります。
Web給与明細システムを導入する場合、会計システムの導入も同時に考えるべきですが、それにより業務効率の向上は望めるものの、どの書類を電子化し、更にどの書類は紙媒体で扱うかなど、細かく取り決める必要があります。
電磁的記録の要件などにより、電子保存が認められない書類などもあるため、保存の仕方をしっかりと確認しておく必要があります。
情報漏洩・データ改ざんの危険性
紙からWeb上へ移行する場合は、情報セキュリティ対策にも配慮する必要があります。
紙媒体では、送付・配達ミスなどにより情報が漏えいする危険性がありますが、電子化しWeb上にアップする場合は、より被害の規模が大きく広がります。
不特定多数がアクセスできるネット上に、データが漏洩してしまった場合、永久に消えることはありません。
また、データの改ざんに関しても紙媒体より容易に行えます。
これらのリスクを抑えるためには、ファイルにパスワードを設定したり、電子署名を行ったりすることが有効です。
Web給与明細システムを選定するポイント
| 製品名 | 参考価格 | 無料トライアル |
|---|---|---|
| Pay-Look | 月5,500円～ | – 要問い合わせ |
| マネーフォワードクラウド給与 | 月2,980円～ | ○ 1ヶ月無料 |
| i-Compass Web給与明細 | 30円～/枚 | – 要問い合わせ |
| やよいの給与明細オンライン | 月450円～ | ○ あり |
| ジョブカン給与計算 | 0円～ | ○ 無料プランあり |
| ポケット給与 | 要問い合わせ | – 要問い合わせ |
| WEB給 | 月3万円～ | – 要問い合わせ |
既存の給与計算システムと連携ができるか
Web給与明細システムを利用するためには給与データを用意して取り込む必要があります。
一部のサービスでは給与計算システムと給与明細の電子化機能がオールインワンとなっているタイプもありますが、基本的には別となっているケースが多いため、現在使用している給与計算システムからデータの取り込みができるか、CSV形式で給与データの抽出ができるソフトを利用しているかを確認しましょう。
会計事務所を利用している場合は、そちらからデータを送ってもらえるかを確認しておくと安心です。
また、Web給与明細システムの導入によって業務プロセスが変更される場合もあるため、導入したケースを想定しておくとスムーズに移行できるでしょう。
紙で給与明細を発行する必要があるか
Web給与明細システムの導入によってペーパーレス化、業務効率化を実現したい企業は多いですが課題となるのは従来通り紙で給与明細の配布を希望する従業員がいる場合です。
基本的には給与明細の電子化は従業員にとってもメリットが多いものですが、セキュリティ面やITツールへの苦手意識から従来通りの配布方法を希望する従業員がいる可能性も十分に考えられます。
そのような従業員がいる場合にどのように対処するかをあらかじめ決めておくと良いでしょう。
サービスによっては無料のトライアルが利用できるものもあるので、そちらで利便性を実感してもらうのも有効な説得材料です。
セキュリティを確認
インターネットを利用するシステムである以上、サイバー攻撃などによる情報漏洩のリスクは軽視できません。
また、PDFファイルなどを添付してメールで送信する際には誤送信にも注意しましょう。
導入する前にベンダー側にセキュリティ対策はどうなっているのかをしっかりと確認することが重要です。
おすすめのWeb給与明細システム7選
Pay-Look
特徴
Pay-Lookとは、株式会社クリックスが運営しているWeb給与明細書配信システムです。
紙の給与明細をWeb化してペーパーレス化や業務効率化を実現することができ、これまでに2,700社・140万人以上の導入実績があります。
実際にPay-Lookを導入した企業からは、「業務効率が大幅に向上した」、「従業員からも利用しやすいと好評です」といった声が挙げられており、業務効率化はもちろん、利用しやすさにも定評があるサービスと言えます。
料金
- 初期料金：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年4月時点のもの
R.K様
業界：メーカー/会社規模：31人～50人
シンプルで見やすい給与明細サービス
いつでも好きな時に給与明細を確認できるのはありがたいです。
過去の明細や賞与、源泉徴収票等も確認できるので手間が省けて大変便利です。
詳しくはこちら
マネーフォワードクラウド給与
特徴
マネーフォワードクラウド給与は、株式会社MoneyForwardが運営する給与計算ソフトで、給与明細の電子化にも対応しています。
銀行やクレジットカード、勤怠管理システムなどとシームレスな連携が可能で、バックオフィス業務の効率化に貢献します。
また、クラウド型のシステムなので常に最新版にアップデートして利用することができ、アップデートにかかるコストも無料となっています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：2,980円(31名未満で利用する場合)
※価格情報は2022年4月時点のもの
i-Compass Web給与明細
特徴
i-Compass Web給与明細とは大興電子通信株式会社が運営している給与明細の電子化サービスです。
紙の給与明細を電子化していつでもリアルタイムに給与情報を確認することができ、累積課税合計額も表示できるのでアルバイトやパートタイマーの方を雇っている企業にもおすすめのサービスとなっています。
マルチキャリアに対応しているため、スマートフォンを利用していない従業員がいるという場合でも安心です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：30円/人
※価格情報は2022年4月時点のもの
やよいの給与明細オンライン
特徴
やよいの給与明細オンラインは弥生株式会社が販売している給与明細ソフトです。
給与計算と給与明細の電子化に特化しており、シンプルな操作性のため手軽に利用することができます。
また、オプションで社会保険料や年末調整の計算などの機能も利用できるため、これ1つで幅広い業務の効率化が可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：450円〜
- 無料体験プランあり
※価格情報は2022年4月時点のもの
ジョブカン給与計算
特徴
ジョブカン給与計算は、株式会社Donutsが提供する給与計算ソフトで、給与明細の電子化機能も備えています。
ジョブカンシリーズとしての累計導入実績は40,000社を突破しており、様々な業務効率化ツールを提供しているのでジョブカンシリーズとのシームレスな連携が可能です。
有名企業や大手団体でも導入されている実績があり、発行したWeb給与明細はスマートフォンやPCから手軽に閲覧することができます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：400円/ユーザー
- 無料プランあり
※価格情報は2022年4月時点のもの
ポケット給与
特徴
ポケット給与とは株式会社ICSソリューションズが運営しているWeb給与明細システムです。
給与明細の電子化によって、紙の明細時にかかっていた担当者への負担を軽減しペーパーレス化によるコストカットにもつながります。
マルチキャリアに対応しており、携帯電話からでも給与明細を確認することができる使いやすいシステムです。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年4月時点のもの
WEB給
特徴
WEB給とは、株式会社ウェブインパクトが提供する給与明細の電子化サービスです。
勘定奉行や弥生会計、PCA給与Xなどの給与計算ソフトと連携することができ、CSVデータから給与明細をWeb化、従業員へ配信することができます。
最短3分で給与明細のWeb化が実現できる手軽さと、ブラウザ経由やPDF形式など柔軟な方法で給与明細を配信できる利便性の高さがユーザーから好評です。
料金
- 初期費用：30,000円
- 月額料金：30,000円〜
※価格情報は2022年4月時点のもの
Web給与明細システムに関して動画で詳しく解説
まとめ
Web給与明細システムについておすすめのサービスや導入のメリットなどを解説しました。
クラウドで利用できるWeb給与明細システムも多いことから、比較的安価で導入することが可能なため、従業員数が増えてきたj中小企業にもおすすめです。
Web給与明細システムの導入を検討しているという方は、本記事で紹介したサービスをぜひ参考にしてみてください。
30代～50代経営者の18%がWEB給与明細システムを使って給与明細を配布していると回答 25％は給与明細を配布していない【給与明細に関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の30歳〜59歳の男女/経営者・役員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2022年10月19日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：自社の社員への給与明細は何で配布していますか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.紙に印刷したものを配布している
2.エクセルやPDFデータをメールで配布している
3.WEB給与明細システムを使って配布している
4.給与明細を配布していない
30代～50代の男女を対象とした「自社の社員への給与明細は何で配布していますか？」というアンケートで最も多かった回答は「紙に印刷したものを配布している」で43%でした。
次いで多かったのが「給与明細を配布していない」と回答した方で25%、「WEB給与明細システムを使って配布している」と回答した方が18%、「エクセルやPDFデータをメールで配布している」と回答した方は14%で、全体の2割の方がWEB給与明細システムを使って配布していて、4人に1人の方が給与明細を配布していないことが分かりました。
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