Web給与明細システムとは?
Web給与明細システムとは、従業員への給与支払い時に発行している紙の給与明細を電子化・Web化してPCやスマートフォンなどから閲覧できるように配布するシステムのことを指します。
多くの企業が働き方の多様化や他拠点化、近年ではリモートワークを取り入れる企業も登場している中で、給与明細の紙での取扱は手間コストも大きな負担となっていました。
そこでWeb給与明細システムが給与明細を電子化し合理的かつコスト削減も実現できるとして注目されるようになったのです。
Web給与明細システムでは、給与明細をWebブラウザ経由で閲覧できるようにしたりPDF形式に変換してメールに添付して配布することができるようになるため、従業員の利用環境を制限することなく導入することができます。
様々なベンダーからWeb給与明細システムが登場している中で、自社に最適なシステムを選定するのは困難ものです。
本記事ではおすすめのWeb給与明細システムを紹介し、導入するメリットなども解説しますので参考にしてください。
おすすめのWeb給与明細システム7選
Pay-Look
特徴
Pay-Lookとは、株式会社クリックスが運営しているWeb給与明細書配信システムです。
紙の給与明細をWeb化してペーパーレス化や業務効率化を実現することができ、これまでに2,700社・140万人以上の導入実績があります。
実際にPay-Lookを導入した企業からは、「業務効率が大幅に向上した」、「従業員からも利用しやすいと好評です」といった声が挙げられており、業務効率化はもちろん、利用しやすさにも定評があるサービスと言えます。
料金
- 初期料金：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年4月時点のもの
マネーフォワードクラウド給与
特徴
マネーフォワードクラウド給与は、株式会社MoneyForwardが運営する給与計算ソフトで、給与明細の電子化にも対応しています。
銀行やクレジットカード、勤怠管理システムなどとシームレスな連携が可能で、バックオフィス業務の効率化に貢献します。
また、クラウド型のシステムなので常に最新版にアップデートして利用することができ、アップデートにかかるコストも無料となっています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：2,980円(31名未満で利用する場合)
※価格情報は2022年4月時点のもの
i-Compass Web給与明細
特徴
i-Compass Web給与明細とは大興電子通信株式会社が運営している給与明細の電子化サービスです。
紙の給与明細を電子化していつでもリアルタイムに給与情報を確認することができ、累積課税合計額も表示できるのでアルバイトやパートタイマーの方を雇っている企業にもおすすめのサービスとなっています。
マルチキャリアに対応しているため、スマートフォンを利用していない従業員がいるという場合でも安心です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：30円/人
※価格情報は2022年4月時点のもの
やよいの給与明細オンライン
特徴
やよいの給与明細オンラインは弥生株式会社が販売している給与明細ソフトです。
給与計算と給与明細の電子化に特化しており、シンプルな操作性のため手軽に利用することができます。
また、オプションで社会保険料や年末調整の計算などの機能も利用できるため、これ1つで幅広い業務の効率化が可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：450円〜
- 無料体験プランあり
※価格情報は2022年4月時点のもの
ジョブカン給与計算
特徴
ジョブカン給与計算は、株式会社Donutsが提供する給与計算ソフトで、給与明細の電子化機能も備えています。
ジョブカンシリーズとしての累計導入実績は40,000社を突破しており、様々な業務効率化ツールを提供しているのでジョブカンシリーズとのシームレスな連携が可能です。
有名企業や大手団体でも導入されている実績があり、発行したWeb給与明細はスマートフォンやPCから手軽に閲覧することができます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：400円/ユーザー
- 無料プランあり
※価格情報は2022年4月時点のもの
ポケット給与
特徴
ポケット給与とは株式会社ICSソリューションズが運営しているWeb給与明細システムです。
給与明細の電子化によって、紙の明細時にかかっていた担当者への負担を軽減しペーパーレス化によるコストカットにもつながります。
マルチキャリアに対応しており、携帯電話からでも給与明細を確認することができる使いやすいシステムです。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年4月時点のもの
WEB給
特徴
WEB給とは、株式会社ウェブインパクトが提供する給与明細の電子化サービスです。
勘定奉行や弥生会計、PCA給与Xなどの給与計算ソフトと連携することができ、CSVデータから給与明細をWeb化、従業員へ配信することができます。
最短3分で給与明細のWeb化が実現できる手軽さと、ブラウザ経由やPDF形式など柔軟な方法で給与明細を配信できる利便性の高さがユーザーから好評です。
料金
- 初期費用：30,000円
- 月額料金：30,000円〜
※価格情報は2022年4月時点のもの
Web給与明細システム導入のメリット
コスト削減ができる
従来紙で発行・配布していた給与明細が電子化されることで多くのコストカットが実現できます。
紙代金がまず不要となり、紙に印刷するためのコストもカットされます。また、封筒代金や離れた拠点へ給与明細を郵送することも削減可能です。
また、印刷用の紙や封筒を保管しておく場所も節約できるため、オフィスのスペースを有効活用できるようになります。
業務効率化につながる
紙での給与明細発行の場合は、印刷や封筒に封入する作業、場合によって郵送にかかる作業も発生していたため、従業員数が多い企業では非常に手間となっていました。
Web給与明細システムを利用すれば、これらの手間を効率化して空いた時間を別の業務に充てることが可能となります。
また、給与明細の再発行を求められた場合でも印刷する手間がかからず、従業員自身が過去の履歴を簡単に閲覧できるサービスもあるため、この部分も効率化することができます。
時間と場所を問わずに明細を確認できる
これは主に従業員側のメリットとなりますが、Web給与明細システムはインターネットが利用できる環境であれば場所を問わずにいつでも給与明細が確認できるため利便性が高まります。
PCはもちろんスマートフォン、タブレット、携帯電話とマルチデバイスに対応しているサービスも多いため従業員の利用している端末によってサービスの導入ができないというケースも回避することができます。
Web給与明細システムを選定するポイント
既存の給与計算システムと連携ができるか
Web給与明細システムを利用するためには給与データを用意して取り込む必要があります。
一部のサービスでは給与計算システムと給与明細の電子化機能がオールインワンとなっているタイプもありますが、基本的には別となっているケースが多いため、現在使用している給与計算システムからデータの取り込みができるか、CSV形式で給与データの抽出ができるソフトを利用しているかを確認しましょう。
会計事務所を利用している場合は、そちらからデータを送ってもらえるかを確認しておくと安心です。
また、Web給与明細システムの導入によって業務プロセスが変更される場合もあるため、導入したケースを想定しておくとスムーズに移行できるでしょう。
紙で給与明細を発行する必要があるか
Web給与明細システムの導入によってペーパーレス化、業務効率化を実現したい企業は多いですが課題となるのは従来通り紙で給与明細の配布を希望する従業員がいる場合です。
基本的には給与明細の電子化は従業員にとってもメリットが多いものですが、セキュリティ面やITツールへの苦手意識から従来通りの配布方法を希望する従業員がいる可能性も十分に考えられます。
そのような従業員がいる場合にどのように対処するかをあらかじめ決めておくと良いでしょう。
サービスによっては無料のトライアルが利用できるものもあるので、そちらで利便性を実感してもらうのも有効な説得材料です。
セキュリティを確認
インターネットを利用するシステムである以上、サイバー攻撃などによる情報漏洩のリスクは軽視できません。
また、PDFファイルなどを添付してメールで送信する際には誤送信にも注意しましょう。
導入する前にベンダー側にセキュリティ対策はどうなっているのかをしっかりと確認することが重要です。
まとめ
Web給与明細システムについておすすめのサービスや導入のメリットなどを解説しました。
クラウドで利用できるWeb給与明細システムも多いことから、比較的安価で導入することが可能なため、従業員数が増えてきたj中小企業にもおすすめです。
Web給与明細システムの導入を検討しているという方は、本記事で紹介したサービスをぜひ参考にしてみてください。
