受注管理とは?業務内容やおすすめ受注管理システム5選を紹介

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    通販サイトやEC運営をしている方にとって、避けて通れないのが受注管理です。

    受注管理の適正化が実現すれば、様々なメリットが生まれます。

    今回はそんな受注管理について、基本的な意味やメリット、おすすめの受注管理システムの紹介などについて解説します。

    受注管理とは

    受注管理とは、ユーザー·カスタマーからの注文を受け、在庫確認や注文内容の確認を行う業務だけでなく、現代では出荷管理までを含めた販売管理を指す言葉として用いられています。

    また、場合によっては見積もり提示や契約の締結も受注管理と捉えることもあります。

    受注管理は対法人(toB)も対カスタマー(toC)も対象となり、その関係性は多岐にわたります。

    受注管理の業務内容

    受注管理業務の主な内容としては以下が挙げられます。

    • 注文書の確認や見積もりの作成、入力
    • 在庫の確認
    • 納期の確認や連絡
    • 受注伝票の作成
    • 注文請書の作成

    見積もり作成は、顧客からの注文内容を確認して、見積もりを作成します。金額の設定は取引内容や発注商品の数量はもちろん、取引実績にも見合った金額に設定することが望まれます。

    その後、注文内容にある在庫が実際にあるか確認し、問題なければ出荷作業へと移行します。万が一在庫不足であった場合は在庫の補充を行い、顧客に対してはいつごろの納期になるのかを伝えます。

    見積もり内容や在庫状況に問題がなく、双方で同意が得られたら契約締結へと移り、注文内容を登録します。

    登録した内容は在庫管理部門や流通部門など各部門の担当者で共有し、出荷準備を行ったり、未登録であれば顧客情報の登録などもこの段階で行うと良いでしょう。

    商品の納期が確定したら、受注伝票の作成と注文請書の作成を行います。

    受注伝票には商品名や納品伝票、注文内容に記載されている必要事項を記入するようにして、自社で保管します。注文請書は作成しておくことで後々トラブルが発生した場合も素早い対応が可能になるため作成しておくと良いでしょう。

    受注管理システムが必要になってきた背景

    受注管理は人手をかけて行ってきたという方も少なくはありませんでした。ですが、アナログでの受注管理において問題となるのが、ヒューマンエラーの発生と人件費の発生です。

    さらに、各業界における人手不足はEC業界においても他人事ではなく、繁忙期に人手が集まらないことにより、適正な受注管理が実現できないという課題も発生しています。

    これらの課題を解決する手段として、今では多くの企業や店舗が受注管理システムを導入しています。

    受注管理システムの導入によって主に以下の作業が自動化可能です。

    • 注文内容の確認、入力
    • 在庫確認
    • 受注生産や特注品の発注手続き
    • 納期設定
    • 出荷指示

    受注管理におけるミスをなくすだけでなく、コストカットを実現するためにもシステム化の流れが広まってきたのは必然とも言えるでしょう。

    おすすめ受注管理システム5選

    GoQSystem(ごくーシステム)

    特徴

    25,000社以上の導入実績から得たノウハウが搭載されている受注管理システムのGoQSystem。

    ECサイト運営者の目線に立って開発されているため、使いやすさに優れ、利便性の高い機能が多数搭載されています。

    最低利用期間が3ヶ月からと短期からの利用にも適しており、繁忙期だけ導入したいという方にもおすすめです。

    また、商品数やユーザー数によって利用料金が変動することもないので、利用ユーザー数や商品数が多い店舗での利用にも適しています。

    主な機能

    • 受注管理機能
    • 在庫連動機能
    • 商品管理機能
    • 物流管理機能
    • 売上管理機能
    初期費用要問い合わせ
    月額料金15,000円〜
    無料お試し20日間無料
    最低利用期間3ヶ月〜

    2021年4月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:GoQSystem公式サイト

    ネクストエンジン

    特徴

    ネクストエンジンは受発注管理機能や在庫管理機能、商品登録機能など豊富な機能が搭載されており、導入実績としては20,000店舗を突破しています。

    自社に必要な機能だけを導入することが可能なため、高額なコストの発生を抑制することが可能です。また、サポート体制にも定評があり、操作方法などわからない部分は懇切丁寧に説明してくれます。

    主な機能

    • 受注管理機能
    • 在庫管理機能
    • 商品管理機能
    • 決済連携
    初期費用0円
    月額料金10,000円〜
    無料お試し30日間無料
    最低利用期間3ヶ月〜

    2021年4月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:ネクストエンジン公式サイト

    TEMPOSTAR(テンポスター)

    特徴

    複数のネットショップを一元管理することが可能なTEMPOSTAR。

    受発注管理機能はもちろん在庫管理機能や商品管理機能などが搭載されているため、ECサイト運営における幅広い業務の効率化が可能となります。

    また、自社の運用スタイルに合わせたカスタマイズも可能です。

    主な機能

    • 受注管理機能
    • 在庫管理機能
    • 商品管理機能
    • 外部連携機能
    初期費用0円
    月額料金10,000円〜
    無料お試し30日間無料
    最低利用期間3ヶ月〜

    2021年4月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:TEMPOSTAR公式サイト

    助ネコ

    特徴

    使いやすい操作性と導入後すぐに運用開始ができる手軽さが好評の助ネコ。

    特にサポート体制には定評があり、ユーザーからの満足度は99.4%という実績があります。

    複数のECモールや実店舗を一元管理することも可能です。

    主な機能

    • 受注管理機能
    • 商品登録機能
    • 在庫管理機能
    • 帳票印刷機能
    初期費用30,000円
    月額料金2,000円〜
    無料お試し30日間無料
    最低利用期間月契約/1年契約

    2021年4月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:助ネコ公式サイト

    アシスト店長

     

    特徴

    複数のECモールや自社ECサイトの受注を一元管理することができるアシスト店長。

    複数店舗の商品をIDで紐付けることが可能なため、リアルタイムでの在庫数が常に反映され売り越しなどの機会損失を防止します。

    各種送り状ソフトとの連携で発送作業も効率化が可能です。

    主な機能

    • 受注管理機能
    • 顧客機能
    • 分析機能
    • 発送処理
    初期費用0円
    月額料金10,000円〜
    無料お試し要問い合わせ
    最低利用期間要問い合わせ

    2021年4月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:アシスト店長公式サイト

    受注管理システムでどんな課題を解消できる?

    受注管理システムは、様々な業務を自動化できることがわかりましたが、ECサイト運営において生じるどんな課題を解消することができるのでしょうか。

    導入すれば業務を効率化できると漠然とした理由で導入するだけでは、導入効果を最大限に得られないこともあるので、そもそも受注管理にどんな課題があるのかを確認しておきましょう。

    受発注業務の煩雑化、手間の解消

    従来のアナログな受注管理業務には、電話やメール、場合によってはFAXでの注文を伝票に転記したり、自社で作成したエクセルに入力したりといった業務が手間感じる場面がありました。

    手書きの伝票の場合、人によっては文字が判別できなかったり、注文内容を間違えて聞き取っていた、メモした内容が誤っていたなどミスもつきものです。

    商品の発注状況について問い合わせがきた場合には対応するための時間がとられ、情報共有がキチンとされていないことで対応が遅れてしまうクレームにつながってしまうケースも。

    受注管理システムを導入すれば、受注業務の自動化から正確な伝票作成までが簡単に実現できるようになります。受注管理システムから注文内容を他部門と共有して、受注から発送までをスムーズにすることが可能となるのです。

    多様な発注ニーズへの対応

    当時中の納品やバリエーションが変則的な注文などイレギュラーな注文内容にも受注管理システムを導入することで対応可能になります。

    顧客のニーズに応えることができることで、売上向上はもちろん、企業としての顧客との信頼関係、満足度の向上にもつながります。

    受注管理システムを導入するメリット

    受注管理システムは、ECサイト·ネットショップ運営者が抱える課題を解消して、業務の効率化を図ることができるなど、その導入メリットは様々です。

    具体的な導入メリットとしてはどのようなものがあるのでしょうか。

    工数の削減

    受注管理システムによって、受注から在庫確認、発送指示など様々な作業を自動化することができるため、それまでかかっていた工数が大幅に削減されるというメリットが生まれます。

    各種システムとの連携が可能な受注管理システムも多く、うまく活用することで、より幅広い業務の自動化が可能となり、作業担当者の負担は大幅に軽減され、空いた時間を分析などの別の業務に充てることができるようになります。

    ミスの防止

    人の手による伝票作成や在庫確認はヒューマンエラーがつきものです。受注管理システムを導入することで、入力ミスがなくなり、修正にかけていた時間も浮きます。

    ヒューマンエラーを抑えることで、それが原因で発生していたクレームの防止にもつながる点もメリットです。

    コストカット

    繁忙期など特に人手を集めて行っていた受注管理がシステム化されることで人件費のカットを行うことが可能となります。

    紙での受注管理を行っていた場合は、紙代や印刷関連の費用などの消耗品を購入するコストもカットできるというメリットもあります。

    受注管理システムを導入する際の注意点

    導入コストの確認

    受注管理システムは提供している企業によりかかる料金は様々です。

    クラウドタイプであれば比較的安価に利用することは可能ですが、導入したいシステムがオンプレミス型のみの場合は導入にあたり初期コストが高額になる傾向があるので注意しましょう。

    機能が豊富なほど月額料金も高額になってしまう場合があるので、自社の課題を明確にして、必要最低限の機能を搭載している、後々機能を追加できるシステムを選ぶことをおすすめします。

    機能の確認

    自社の課題を解消するために必要な機能が搭載されているか、今必要がなくても後々必要になってくる機能が追加できるのかを確認しましょう。

    また、誰でも使いこなすことができる分析機能が搭載されているかも確認しておくことをおすすめします。

    更なる売り上げアップを目指すのであれば、定期的なレポート作成からの効果的な分析か欠かすことができません。

    セキュリティの確認

    顧客の個人情報を扱う受注管理システムですから、セキュリティが強固なものを選ぶことも忘れてはいけません。

    サイバー攻撃による顧客情報の流出は、企業としての信頼を失ってしまうには十分な要素ですので、プライバシーマークの取得や国際的なセキュリティ基準を満たしているか、ファイヤーウォールによる対策はできているのかなどをしっかりと確認するようにしましょう。

    受注管理はシステム化して効率化を

    受注管理の業務内容やおすすめの受注管理システム、導入のメリットなどについて解説しました。

    ネットショップを開設したばかりの状態では、人の手による受注管理でも十分に対応はできるでしょう。ですが、より店舗が成長していくことで、人の手による管理の限界を感じてしまうはずです。

    そうなった時に受注管理システムを導入するよりは、早めの段階から受注管理システムを導入して、店舗の成長に合わせてシステムをカスタマイズしていく方が運用もスムーズにいくでしょう。

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        執筆者  STRATE編集部

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