目次
オンライン秘書とは？
オンライン秘書は低コストかつスポットで依頼できる
企業にとって売り上げに直結するコア業務だけに注力していては生産性の向上、業績アップは見込めません。
コア業務以外の雑務も快適に仕事をする上では非常に重要なことです。
しかし人材不足や採用力の不足から秘書を雇用することができない企業は実際に多いです。そんな時間的、コスト的にも余裕がない企業でも実際の秘書と同様の業務をピンポイントにお願いすることができるサービス、それがオンライン秘書サービスです。
秘書業務以外にも対応可能
オンライン秘書サービスは実際の秘書のように来社して雑務をこなすのではなくオンライン経由で仕事を依頼することができるのでテレワーク環境にも適しており、近年のコロナウイルス対策による在宅勤務推奨の流れも相まって利用する企業が増えているサービスです。
オンライン秘書サービスは通常の派遣サービスや業務委託サービスとは違い、オンライン秘書提供サービス会社の厳しい選考によって選ばれた経験･スキル豊富なワーカーが多数所属しているので、意思疎通に関する壁を感じることもなくスムーズに業務を始めることができます。
一般的な秘書業務だけではなく人事業務やマーケティング業務、WEBサイト運用などの専門的な業務まで担当してくれるケースもあるので秘書がいない企業だけでなく、人材不足に悩む企業からも多く導入されています。
オンライン秘書でどんなことが頼める？
そんな便利なオンライン秘書では実際にどんな業務を依頼することができるのでしょうか？オンライン秘書の対応可能な業務の一例をご紹介します。
秘書業務
オンライン秘書サービスの基本となる秘書業務です。具体的には以下のような業務を依頼することが可能です。
- メール確認･返信代行業務:担当秘書がメールを確認し、本人に変わってメール返信を行ってくれます。
- スケジュール管理:決定している予定のスケジュールへの追加、スケジュール調整を行ってくれます。
- タクシー手配:タクシーやドライバーの手配を代行します。
- アポイント代行:電話やメールでのアポイントを秘書が代行して調整してくれます。
- 調査代行:業務での調べ物を秘書が代行して調べ報告をしてくれます。
- 会食先の予約:接待やビジネスランチで使う店の予約を行ってくれます。
- 出張手配:出張で必要になるホテルの予約、航空券の手配を秘書が代行してくれます。
- 名刺管理:名刺のデータ化を秘書が代行して入力してくれるサービスです。
もちろんこれ以外の業務も対応可能というサービスが多いので必要があればサービス側に問い合わせてをすれば対応可能かどうか回答してもらえます。
経理･人事業務
近年では基本的な秘書業務以外にも経理や人事などの業務を代行してもらうことも可能なオンライン秘書サービスが多く登場しています。具体的には以下のような業務を依頼することが可能です。
- 見積書作成:通常の経理担当者が発行しているような見積書の作成を秘書が代行してくれます。
- 請求書の作成:エクセルやNumbersを使用しての請求書の発行業務も可能です。
- 振込代行:振込の代行を秘書が行ってくれます。
- 仕入れ、在庫管理:在庫数のチェック作業をお願いすることができます。
- 領収証の発行:サービスによっては各種経理システムを使い、月々の請求書を発行、送付することも可能です。
- 売り上げ入力:企業で使っているフォーマットで売り上げデータの入力を行ってくれます。
- 給与計算:サービスによっては企業の扱っているツールで給与の計算を代行してくれるものもあります。
上記以外の業務も、サービスによっては対応可能な場合もあるのでまずは問い合わせて確認することをおすすめします。
営業･マーケティング補佐
オンライン秘書サービスでは様々なスキルや経験をもったワーカーが登録されているので営業やマーケティングに関する業務も依頼することが可能です。
- SNSの運用代行:FacebookやTwitterなどの自社SNSアカウントの運用を代行してくれます。ネットリテラシーに強い秘書によって運用されるのでセキュリティ面も安心です。
- 記事の入稿:Wordpressへの入稿作業や簡単なタグの調整などを代行してもらえます。
- 画像の編集:トリミングや文字入れなど簡単な画像編集を依頼することが可能です。
- メルマガ配信:メールマガジンの配信業務やそれに対する問い合わせへの対応を依頼することができます。
- WEBデザイン代行:トップページやそれ以外のページのデザインを作成してもらうことが可能です。
それ以外にも企業側でフォーマットやマニュアルを用意すれば依頼できる業務も多くあります。詳細は各サービスの公式サイトよりご確認ください。
サイト運用･広告運用など
WEBデザインの知識や経験、広告運用経験が豊富な秘書に依頼することも可能です。具体的には以下のようなサービスが利用可能です。
- WordPressの基本構築:インストールからトップページ制作、ページコーディング等を依頼することができます。
- WEBデザイン:トップページのデザインやバナー制作、必要であればライティングも行います。
- リスティング広告運用:Google広告やYahoo!広告の運用代行を依頼することができます。
- SNS広告運用:TwitterやFacebookのようなSNSでの広告運用を代行することが可能です。
- SEO対策:サービスによってはアクセス解析や効果測定のレポート作成などといったSEO対策を代行してくれるサービスもあります。
WEB関連企業での就業経験があるワーカーやフリーランスで活躍していたというワーカーオンライン秘書サービスには多数登録しているので、WEB関連のコンテンツ運用に自信がない企業でも安心して依頼することが可能です。いずれのサービスも条件によって利用できるもの、できないものがあるので利用前に各サービスの公式サイトよりお問い合わせをすることが重要です。
おすすめの類似オンラインアシスタントサービス
類似サービス： i-STAFF
(4.5)
| 月額料金 | 81,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低契約期間 | 3ヶ月〜 |
i-STAFFとは、ファイブスターネット株式会社が運営しているオンラインアシスタントサービスです。 コロナ禍のようにオフィスに出勤することが難しい場合でも、オンライン上でさまざまな業務をアシスタントに依頼することができます。
採用率1%を突破した優秀な人材が在籍
i-STAFFでは、厳しい基準でスタッフを採用しており、その採用率は100人に1人、1%という厳しさです。
オフライン業務にも対応可能
i-STAFFは、オフライン業務にも対応しており、領収書や名刺などの書類をi-STAFF宛に送付すれば、書類の整理やファイリングなどの業務を任せることが可能です。
業界唯一の返金保証付き
i-STAFFは、オンラインアシスタント業界では唯一の返金保証付きサービスとなっています。
類似サービス： SUPPORT+iA
(4.5)
| 月額料金 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
SUPPORT+iAとは、グランサーズ株式会社が運営しているオンラインアシスタント･秘書サービスです。 企業のバックオフィス業務を丸ごとアウトソーシングすることができ、公認会計士/税理士といった有資格者によって業務監修されているため、確かなサービス品質が約束されています。
バックオフィス業務を丸ごとアウトソーシング
SUPPORT+iAでは、幅広いバックオフィス業務を依頼することができ、人材不足を解消してコア業務に集中できるようになります。「庶務」「財務」「経理」「人事・労務」といったバックオフィス業務を「ネット×リアル」の対応によってカバーすることが可能です。
厳しい審査を突破した正社員が対応
SUPPORT+iAでは、サービスを提供するのは全て正社員に限定しています。 SUPPORT+iAの正社員は、採用率1%未満という厳しい採用過程を突破した人材で、研修や検定試験といった徹底した社員研修を受けており、バックオフィス業務に対する豊富な専門性を有している点が特徴的です。
低コストから運用できる
オンラインアシスタントの費用相場は、月額5万円〜10万円程度と言われています。 SUPPORT+iAでは、1ヶ月33,000円/6時間稼働から利用できる3つのプランを提供しているため、利用企業の業務量に応じた最適な料金で導入することが可能です。
主要オンライン秘書サービス比較5選
| i-STAFF | SUPPORT+iA | CASTER BIZ | フジ子さん | Remobaアシスタント | |
 |  |  |  |  | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 |
| 月額費用 | 81,000円~ | 33,000円〜 | 108,000円〜 | 47,000円〜 | 90,000円〜 |
| 無料トライアル | 6時間分無料 | 要問い合わせ | なし | 無料プランあり | なし |
| 実動時間 | 30時間〜/月 | 6時間〜/月 | 30時間〜/月 | 20時間〜/月 | 30時間〜/月 |
おすすめのオンライン秘書9選
i-STAFF(アイスタッフ)
i-STAFFの特徴
i-STAFFは採用率1%の厳しい選考を突破した優秀な人材がオンラインで業務代行してくれるサービスです。採用までの多段階プロセスと専門業務ごとの複数テストを実施しているので確かなスキルをもったアシスタントに依頼をすることができます。
オンライン秘書サービスでは唯一の返金保証制度を導入しているので、満足いくサービスが受けられなかった場合でも安心です。また、スピーディーで高品質な業務を心がけているので満足度の高いサービスを受けることが可能です。
基本的な秘書業務はもちろん経理や人事、WEB関連業務も依頼することができるので人材不足に悩む企業には強い味方となります。一部業務に関してはオフライン対応も可能なのでハガキなどの発送業務を依頼したい場合も安心です。
i-STAFFで対応可能な主な業務
秘書業務:メール返信代行、スケジュール調整、電話受付代行、出張や会食の手配、その他事務
経理業務:記帳代行、請求書作成、経費精算、その他経理関連業務
WEBサイト運用:入稿作業、ライティングチェック、SNS運用代行、レポート作成、クラウドソーシングのディレクション
人事業務:勤怠管理、スカウト代行、面談調整、一時面接官代行、採用受付
営業アシスタント:顧客リストの管理、情報収集、資料作成、提案書の作成、納品書の作成、データ入力
i-STAFFの料金
i-STAFFでは2020年6月中あればキャンペーン料金で利用することが可能です。
･ライトプラン(3ヶ月)/90,000円(通常114,000円)
･ベーシックプラン(6ヶ月)/78,000円(通常93,000円)
･プレミアムプラン(12ヶ月)/69,000円(通常81,000円)
･カスタマイズプラン/要問い合わせ
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
株式会社コンテンツラボ、株式会社メディソリーゾ、ordercompany co.ltdなど
画像･データ出典:i-STAFF公式サイト
SUPPORT+iA(サポーティア)
SUPPORT+iA(サポーティア)の特徴
SUPPORT+iAは、グランサーズ株式会社が運営しているオンラインアシスタント･秘書サービスです。
バックオフィス業務を丸投げすることができる利便性の高さと、公認会計士や税理士といった専門的な知識・資格が必要になる業も、有資格者による業務監修がされているため高品質なサービスが期待できます。
実際にSUPPORT+iAを利用した企業からは「コア業務に集中できるようになった」、「生産性が向上した」、「サポート体制にも優れている」といった声が挙げられており、確かな効果が期待できるサービスといえます。
SUPPORT+iA(サポーティア)で対応可能な主な業務
SUPPORT+iAでは「庶務」「財務」「経理」「人事･労務」「総務」といった業務を依頼することが可能です。
あらゆるバックオフィス業務をまるごとアウトソーシングすることができ、コミュニケーションコストの削減やバックオフィス業務における負荷を軽減してくれます。
SUPPORT+iA(サポーティア)の料金
SUPPORT+iAでは、3タイプの料金プランを提供しています。
- 月6時間稼働：月額33,000円(税込)
- 月12時間稼働：月額55,000円(税込)
- 月25時間稼働：月額99,000円(税込)
月25時間以上の業務が見込まれる場合なども、クライアント企業のニーズに合わせてプランを作成してくれるため安心です。
※2022年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:SUPPORT+iA(サポーティア)公式サイト
Remobaアシスタント
Remobaアシスタントの特徴
Remobaアシスタントは、オンラインアシスタントサービス総合満足度No.1※と評されているサービスです。
全国から集まったITリテラシーが高く、豊富な実務経験を積んだ優秀なアシスタントによる充実なサポートを受けることができます。クライアントに合わせて、専門のチームを構築していることも安定的な業務を提供することに繋がっています。
実際に利用者からは、「細かいところまで気づいてくれる」「ヒアリングがしっかりしている」といったように高いホスピタリティに満足しているという声が届いています。
また、秘書の採用には独自の厳格な採用基準を設けているため、採用率は約1％です。
在籍している秘書・アシスタントには、オンラインで働くことに特化したスキル研修・教育を行っているため、円滑なコミュニケーションを取ることができます。
※ 調査方法：インターネット調査 調査概要：2021年7月サイトのイメージ調査 調査提供：日本トレンドリサーチ
Remobaアシスタントで対応可能な主な業務
総務、庶務、秘書、営業事務、経理、労務といった幅広い業務に対応可能です。
具体的には、スケジュール調整やメール・DM対応、リサーチ、データ入力・編集、翻訳、請求書発行・送付、入社手続き、勤怠データの集計、配送手続きなど、多種多様な業務をサポートすることができます。
Remobaアシスタントの料金
Remobaアシスタントでは、3つのプランを提供しています。
- スタンダードプラン(6ヶ月)：96,000円/月
- ロングプラン(12ヶ月)：90,000円/月
- カスタムプラン：要問い合わせ
※2022年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:Remobaアシスタント公式サイト
CASTER BIZ
CASTER BIZの特徴
CASTER BIZには採用倍率100分の1を突破した優秀なスタッフが多数在籍しています。
導入企業数も1,700社以上と確かな実績があります。個人ではなくチームで対応し、自社オリジナルのツールを使い依頼された内容とアシスタントのスキルをマッチングさせ、幅広い業務に柔軟に対応できるようにします。
CASTER BIZで対応可能な主な業務
秘書･人事･経理･WEBサイト運用･オフライン業務などの幅広い業務に対応可能です。
CASTER BIZの料金
Caster Bizでは3つの料金プランを提供しています。6ヶ月プランのBASICでは月額108,000円、12ヶ月プランのLONGでは月額96,000円、自由に業務を依頼したい場合のカスタムプランは要問い合わせとなっています。
月の実働時間は30時間となっており、オフラインでの対応も可能です。
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
MAMORIO株式会社、三井不動産株式会社、株式会社VAZなど
画像･データ出典:CASTER BIZ公式サイト
フジ子さん
フジ子さんの特徴
フジ子さんでは経理･秘書･総務･人事･WEBサイト運用といった幅広い業務に対応したアシスタントを提供することが可能です。
税理士事務所での長期勤務経験があるアシスタントや秘書経験3年以上といった高いスキルを持つ人材がいるので始めから企業側との業務内容の伝達･理解にズレが生じることなく業務を進めることが可能です。
フジ子さんで対応可能な主な業務
経理:振込代行や支払い代行など
秘書/総務:備品購入代行や出張手配、ホテル予約やお店の予約、資料作成、リサーチ業務など
人事:給与計算、求人広告の出稿、面接スケジュール調整、入社手続き、退社手続きなど
WEBサイト運用:WEBページの編集、SNS運用代行、ECサイト運用代行など
それ以外の業務についても依頼可能な場合があるので気になった場合は公式サイトよりお問い合わせください。
フジ子さんの料金
フジ子さんでは4つのプランを提供していて、契約期間1週間でアシスタントの実働時間2時間のトライアルプランは月額0円で利用することができます。
契約期間1ヶ月でアシスタントの実働時間20時間のプラン20は月額47,000円です。
契約期間1ヶ月でアシスタントの実働時間30時間のプラン30は月額69,000円、契約期間1ヶ月でアシスタントの実働時間50時間のプラン50は月額99,000円になります。
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
Nikon Indonesiaなど
画像･データ出典:フジ子さん公式サイト
Genny(ジェニー)
Gennyの特徴
Gennyはどれだけ依頼をしても料金が変わらないオンライン秘書サービスでは珍しい定額制の料金プランを採用しています。
自社で雇用した優秀なスタッフが忙しい担当者に代わり秘書業務を遂行してくれます。
コアワーク以外の部分をGennyのオンライン秘書に任せることで業務の効率化を図ることが可能になります。依頼したいタスクは多いが費用は抑えたいという企業にはおすすめなサービスです。
全ての情報･通信を暗号化しているのでセキュリティ対策の面でも安心で、人為的な情報流出を避けるためにスタッフの所持品はロッカー保管を行い外部記録媒体の持ち込み禁止を徹底しています。
Gennyで対応可能な主な業務
メール返信･メール確認･スケジュール管理･ドライバー手配･アポイント調整･調査･報告･ビジネスランチの予約･会食予約･出張手配･契約書作成補助･名刺管理･経費精算補助などの基本的な秘書業務を提供しています。
それ以外の業務についても依頼可能な場合があるので気になった場合は公式サイトよりお問い合わせください。
Gennyの料金
･Standard(2ヶ月契約)/月額105,000円
･12month/月額98,000円
･18month/月額95,000円
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
株式会社LIGなど
画像･データ出典:Genny公式サイト
HELP YOU(ヘルプユー)
HELP YOUの特徴
採用率1%の厳しい選考を突破した優秀な人材が在籍し、幅広い業務でのサポートを可能にしているオンライン秘書サービスです。
依頼は専属の窓口担当にするだけなのでカテゴリーを選択する必要はありません。アシスタントが個別にサポートするのではなくチームでサポートしてくれるのでスピーディーで高品質な業務を期待できます。
平均継続利用率は98%と非常に高く、導入企業数は250社以上となっています。
HELP YOUで対応可能な主な業務
経理/総務:書類スキャン、社内決済手続き書類作成、経費整理、備品管理など
人事/採用:採用計画補助、求人掲載、応募者管理など
営業サポート:各種リスト作成、配布資料、社内提出資料作成など
ECサイト/メディア運用:EC商品登録、ライティング、記事投稿など
カスタマーサポート:電話対応、メール対応、業務フロー設計、チャットボットの提供など
HELP YOUの料金
HELP YOUでは都度見積もりが必要で、契約期間3ヶ月〜、実働時間30時間〜、月額15万円から利用が可能です。
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
ピクスタ株式会社、ファイオン株式会社、アディッシュ株式会社など
画像･データ出典:HELP YOU公式サイト
Asqme(アスクミー)
Asqmeの特徴
Asqmeは低コストから利用できるオンライン秘書サービスです。他オンライン秘書サービスと比べ英語翻訳･通訳の業務を代行してくれる珍しいサービスです。
契約できる全ての料金プランで英語対応が可能となっていることから低価格で英語に関する業務を依頼したい場合や海外企業との急な会議や会食がある場合などに強い味方となってくれるサービスです。
また、オンライン秘書サービスは実働時間数によって料金が変動する場合がありますがAsqmeは依頼件数によって料金プランが変わるシステムです。
Asqmeで対応可能な主な業務
資料作成:PDFからPPTXに資料化、会議資料の作成など
データ分析:テレアポ結果の分析、家計簿の分析など
リサーチ:海外企業情報の調査、出張時のホテルの予約など
データ入力:営業リストの作成、商品情報の修正など
通訳:海外顧客のアテンド時における通訳業務、三者間オンライン通訳など
翻訳:英語資料の翻訳、海外WEBページの翻訳など
Asqmeの料金
･スターター(最低1ヶ月契約)/月額2,500円/依頼件数5件まで
･スタンダード(最低3ヶ月契約)/月額4,500円/依頼件数10件まで
･プレミアム(最低3ヶ月契約)/月額8,000円/依頼件数20件まで
･カスタマイズ(最低6ヶ月契約)/月額個別見積もり/依頼件数個別対応
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
非掲載
画像･データ出典:Asqme公式サイト
CLARY(クラリー)
CLARYの特徴
CLARYは企業だけでなく、個人事業主でも利用できるオンライン秘書サービスです。
英語･中国語･日本語･ドイツ語の四ヶ国語に対応しているので、海外企業との取引が多い企業やこれから海外展開を視野にいれている企業におすすめなサービスです。
利用料金も35ドルからと安価に利用できる点も特徴として挙げられます。翻訳の業務は従来の文字数による課金方式ではなくチケット制度なので比較的安価で利用することが可能です。依頼は管理画面のフォームから必要情報をいれて送信するだけなのでとても簡単です。
CLARYで対応可能な主な業務
翻訳全般:英語翻訳、中国語翻訳、ドイツ語翻訳
リサーチ全般:宿泊施設調査、価格調査など
現地言語による電話代行:日本語･中国語･英語･ドイツ語の四ヶ国語による電話代行が可能
リスト作成:リサーチ結果などのリスト作成代行
現地言語でのお問い合わせ代行:メーカーや店舗に現地言語での問い合わせを代行します
メディア投稿代行:SNSやブログ、メルマガの投稿作業を代行
データ入力代行:エクセルなどへのデータ入力を代行
スカイプでの三者間同時通訳:四ヶ国語に対応したオンライン同時通訳を実現
CLARYの料金
･ベーシック(30日間有効)/月額35ドル/チケット5枚
･デラックス(30日間有効)/月額68ドル/チケット10枚
･エンタープライズ(30日間有効)/月額128ドル/チケット20枚
※2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
導入企業例
SPAZIO MODA社、個人事業主など
画像･データ出典:CLARY公式サイト
オンライン秘書の相場料金
オンライン秘書サービスはサービスによって料金体系が様々です。固定料金制のサービスもあればチケット制という珍しいサービスもあります。そこで、主要なオンライン秘書サービスでの1時間あたりの料金をまとめてみましたのでサービス導入の参考になれば幸いです。
| サービス名 | 料金(1時間あたり) |
| CASTER BIZ | 3,600円 |
| フジ子さん | 2,300円 |
| HELP YOU | 3,333円 |
| i-STAFF | 3,800円 |
| スーパー秘書 | 2,800円 |
| DESK YOU | 2,366円 |
1時間あたりの料金相場は約3,000円になります。
もちろん長期契約などのプランによっては月額料金がさらに安くなるサービスもあるのでこちらは目安になりますが、価格的にはフジ子さんやDESK YOUなどのオンライン秘書サービスが比較的安価に利用することが可能となります。
また、Gennyなどの固定料金制を採用しているサービスもあるので、依頼するタスク量が多いという場合はこのようなサービスから選ぶのおすすめです。
いずれの企業も自社で行っている厳しい選考を突破した優秀な人材が在籍しているので料金に見合うサービスを提供してくれることが期待できます。
ですので料金が高いからといって料金が安いサービスより高品質な業務を必ず保証するというものではないことには注意してサービスを選ぶことが重要です。
オンライン秘書に依頼する時のポイント
いきなりオンライン秘書サービスに依頼したからといって全ての業務が効率化できるというわけではありません。オンライン秘書に依頼する際には以下の点に注意して依頼するようにしましょう。
背景·目的を伝える
どのような背景でオンライン秘書に依頼することになったのか、どんな成果を期待しているのかなどを明確にして事前に説明してから依頼することで秘書側もスムーズに業務を引き継ぐことができ、ゴールが明確になっていることでワークフローも計画しやすくなります。なので自社の特徴や現状をしっかりと伝えられるようにしておきましょう。
仕事内容を正確に伝える
オンライン秘書はサービスによってはオフライン業務や、個人情報の保護に関わる業務など一部対応できないものがあります。
大まかな概要だけ伝えていざ業務に移行した際に対応外であったというケースもあるのでしっかりと仕事内容を伝え、できないことの範囲も事前に確認しておくようにしましょう。
マニュアルがある場合は事前に伝える
自社で使用しているマニュアルや作業手順書がある場合には事前に準備してオンライン秘書に確認してもらうようにしましょう。
専門的な知識やスキルを持っているオンライン秘書ですが、自社のマニュアルにそぐわない方法で業務を進めてしまい、想定外の成果物となってしまう可能性もあるので基本方針が決まっている場合はしっかりとマニュアルを提供しましょう。
オンライン秘書導入前に準備すると良いもの
オンライン秘書を効率的に利用するためには用意しておいた方がいいツールが何種類かあります。
もちろん、何も用意せずともある程度の効果は期待できますが、さらに有効的に活用するために事前の準備を意識しましょう。
ビジネスチャットツール
多くのオンライン秘書サービスでは、メールでの連絡以外にもSlackやChatWorkなどのビジネスチャットツールを利用してのコミュニケーションにも対応しています。
単純にオンライン秘書とのコミュニケーションだけでなく、自社従業員とのコミュニケーションに活用することもできるので、オンライン秘書導入のタイミングでビジネスチャットツールを一緒に導入すると良いでしょう。
Web会議ツール
チャットツールや電話でコミュニケーションをとることはもちろん可能ですが、視覚的な情報を共有したい場合や、資料を見ながら会議を行いたい場合など、Web会議ツールを導入していればよりオンライン秘書活用の幅が広がります。
業務を開始してもらう前にアシスタントとWeb会議ツールを通じて顔合わせしておけば、その人の人となりも把握することができ、信頼関係の構築も容易になります。
こんな企業にオンライン秘書はおすすめ
人材不足に悩んでいる
オンライン秘書サービス導入をおすすめする企業としては、人手不足に悩んでいる企業です。
昨今の働き方の多様化により、1つの企業に縛られないで様々な形で働く人が増えてきました。それに伴い、求人への応募率の低下、離職率の向上、企業定着率の低下などが起こり、人材不足を課題としている企業も多いでしょう。
そんな企業にこそ即戦力で活躍できるオンライン秘書はおすすめです。通常の採用業務と違い面接などを行うことなく経験豊富な優秀な人材をすぐに手配できるので人材教育にヒューマンリソースを割く必要もなく仕事の生産性を上げることができます。
自社になかったノウハウを取り入れたいと考えている
オンライン秘書サービスには多種多様な経歴と実績、スキルを持った優秀な人材が多数登録しています。
社内のIT化になかなか踏み切れなかった企業や海外企業との取引を視野に入れている企業などにとっては、自社になかったノウハウを保有しているオンライン秘書を利用することで新たなナレッジを取り入れることができるのでおすすめです。
短期で業務を代行して欲しい
従業員の産休や育休などで業務の引き継ぎが困難になってしまったという企業にもオンライン秘書はおすすめです。
経理や総務、その他にも多数の業務に対応した実務経験豊富な人材が登録されているので最小限の引き継ぎで現行業務を引き継ぐことができます。
従業員が職場に復帰するまでの短期間だけ派遣やアルバイトを採用して新たに教育するのは時間も労力も非常にかかり非効率です。そんな企業の課題をオンライン秘書を導入することで解決できます。
オンライン秘書と派遣サービスの違い
自社に属さない人材を一定期間利用できるという点でオンライン秘書と派遣サービスは同じではないのかと考える方もいらっしゃるかと思います。
また、昨今では有名となったクラウドワークスやランサーズのようなクラウドアウトソーシングサービスとの違いが気になる方もいらっしゃると思いますが、オンライン秘書サービスはその両者を掛け合わせたようなサービスなのです。
クラウドソーシングと違い業務ごとの依頼ではなく、一定期間で契約することが可能で、採用コストも派遣業務と比べると比較的安価で利用することが可能です。業務ごとに費用が発生するクラウドソーシングと比較してもお得に利用することができます。
また、実際に出社して業務を行うわけではないので、PCや事務用品を手配する必要がなく、派遣業務に比べてコストカットが可能です。専門的な知識やスキル、実務経験豊富な人材が多数登録しているので面接をする手間もカットできます。
依頼してから導入されるまでの期間も素早く、人材不足で悩んでいるタイミングで導入するには最適です。
オンライン秘書のメリットとデメリット
コア業務以外のバックオフィス業務を効率化することで本来のコア業務に集中し生産性をあげることができるオンライン秘書サービスですが、具体的にはどのようなメリット･デメリットがあるのでしょうか？
メリット
採用コスト削減につながる
オンライン秘書を利用することで、本来アルバイトや正社員などの人材を採用するために使うはずだった人件費や広告費、面接時間、対応時間を全てカットすることができるので採用コストの削減、空いた時間をコア業務に集中し生産性の向上も見込めます。オンライン秘書は月額料金が発生しますが、新しい人材を採用するコストや、一から育成するコストを考えると、初めから優秀なスタッフのサポートを受けられるオンライン秘書の方が効率的であると言えます。
人件費の削減につながる
派遣社員やアルバイトを採用して育成するにはある程度の時間とコストがかかります。
また、これらの従業員は常にオフィスに来社してもらい決められた勤務時間内は仕事をしてもらう必要があります。繁忙期であればとにかく人の手を借りたいというところですが、閑散期ともなると任せたい仕事がなくなってしまい従業員に適当な雑用を押し付けてしまうということも。
オンライン秘書サービスであれば頼みたい仕事を必要な時間だけお願いすることができるので無駄な人件費が発生しません。サービスによっては時間が余った場合は翌月に繰り越せるものもあるので無駄になりません。
また、アルバイトスタッフや派遣スタッフであれば採用後まもない期間であれば退職のリスクが発生します。
オンライン秘書サービスであれば業務経験は豊富でしっかりとした契約のもと就業してくれ、万が一退職があった場合でもチームで対応していることが多いのですぐにチーム内で引き継ぎが可能です。オンライン経由での業務なので当然交通費が発生することはなくこの点でも経費削減を実現してくれます。
テレワークに対応可能
新型コロナウイルス対策として最近では定着しつつあるテレワークのような在宅勤務環境でもオンラインで仕事を依頼、業務してもらうオンライン秘書サービスであれば問題なく対応可能です。
慣れていない在宅勤務をしなければいけない状況でバックオフィス業務もこなすのはかなり負担が大きく、コア業務に集中できなくなってしまいます。必要な部分はオンラインで依頼することで在宅勤務に集中することが可能となります。
幅広い業務を依頼できる
オンライン秘書では通常の秘書業務だけでなく、経理･人事･総務やWEB運用といった専門的知識が必要な業務も依頼することができるので、業務ごとに採用活動を行う手間がかかりません。
依頼も個別ではなく、オンライン秘書サービスを提供している企業にする形になるので、登録スタッフから自社に合った優秀なスタッフを提供してくれます。
デメリット
外注費が発生する
アルバイトや派遣社員を雇用する際にも当然ですが諸経費が発生しますが、主要オンライン秘書サービスの1時間あたりの料金は3,000円程度です。
アルバイトの時給で考えると3,000円は比較的高額になります。もちろんその分優秀な人材を提供してくれるので無駄なことはありませんが、中長期での業務を依頼したい場合は状況によってはアルバイトを雇った方が効率的なケースもあります。
事前の面談ができない
多くのオンライン秘書サービスではサービス提供企業に依頼をした後、業務に適切なスキルをもった人材を提供してくれますが、この間にオンライン秘書と面談をすることは基本できないので実際に業務がスタートしてからその人の人となりや実際のスキルを知ることになります。
通常の面接を経て採用を行う場合には面接時にスキルや性格を判断することができますがオンライン秘書ではそれができないので実際に業務を開始してもらったらクオリティが低かったというケースもゼロではありません。
ただ、サービス提供企業でも、厳しい採用倍率を突破した優秀な人材を提供するように徹底しているのでこのようなケースはあまりないと言えます。
オンライン以外の業務が依頼できない
オンライン秘書サービスの最大の特徴は実際にオフィスに来社してもらうことなくオンライン場で業務のやりとりができることです。
なので書類のファイリング業務や郵送業務、外回りの同行などの業務は依頼することができません。一部のサービスではオプションで郵送代行やファイリング業務などのオフライン業務も受け付けているサービスもありますが基本的にはオンラインで依頼することが可能な業務に特化しているサービスであると言えます。
依頼側がオンラインで対応する必要がある
オンラインで業務を行ってもらうのがオンライン秘書サービスなので、業務を依頼する企業側も基本的にはインターネットを経由してのコミュニケーションや業務連絡をする必要があります。
PC操作に不慣れな年配の社員が多い企業ではオンラインでのやりとりに時間がかかり、意図を上手く伝えられない可能性もあります。
こういった場合では実際に対面で仕事を依頼できるサービスの方が効率的に業務を進めることが可能と言えます。
サービスによっては利用企業側で使用しているコミュニケーションツールを使っての連絡に対応しているサービスもあるので慣れているチャットツールを使いたいという要望には対応可能な場合が多いです。
オンライン秘書の導入でコア業務に注力
オンライン秘書を導入することで、人手不足や一時的な人員補充など企業が抱えている課題を解決することができます。
新しい人材を採用するより、最初からある程度の経験とスキルを有した優秀な人材を利用できるオンライン秘書の方がすぐに業務に対応してもらえるので、スピード感を持って仕事をしたいという企業にはオンライン秘書は非常におすすめです。
また、在宅などリモート環境で作業してもらうので、これからテレワークを取り入れたいという企業にとっても、在宅勤務を取り入れるテストをすることができます。
自社での課題を明確にした上で、オンライン秘書導入の方が効率的に課題解決ができるのか、派遣スタッフを雇った方がいいのか、ある程度時間をかけて人材育成をした方がいいのかを見極めて適材適所に活用するようにしましょう。
