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日々仕事ではさまざまな業務に追われているため、やることを整理するのは大変重要です。
効率の悪い動きをしてしまうと、本当はもっと早く終われることも時間がかかってしまいます。
上手に管理をし仕事を効率良く行うには、タスク管理ツールを活用しましょう。
タスク管理ツールとは?どんなことができるのか
タスク管理ツールとは、さまざまなやらなければいけないことを、自分がわかりやすいようにリストへ記入して整理できるツールです。
これから自分がやらなければならないこと、終わったこと、期限があるものなどを、細かく分類してその都度確認できます。
スッキリとわかりやすく整理できるため、毎回確認していればうっかり忘れていたということもありません。
やらなければいけないことのほかに、完了したもの、今ある程度まで行っていて後もう少しなものなど、自分が見やすいように設定ができます。
ツールを使えば1つの機能だけでなく、さまざまな便利な機能を活用できます。
自分だけでなく複数のメンバーで内容を共有することもでき、公開するものと非公開に分けられる機能を搭載しているツールなどもあり便利です。
個人でも使えますし、企業でプロジェクトを進める際にメンバーでも使えます。
メンバーの中で誰がどこまで進んでいるかもわかりますし、お互いに共有したい情報も確認し合えるのです。
タスク管理ツールを利用するメリット
タスク管理ツールを使うことで、さまざまなメリットを実感できます。
自分たちでしなければならないことは、ツールを使わなくてもやろうと思えば可能です。
Excelで管理するよりも効率がいい
たとえば、普段使っているExcelをタスク管理に利用することも可能ですが、メンバー同士で共有をいち早くしたいと思ったとき不便です。
さらに、上手に活用できる人から、少し効果が半減するような利用の仕方をしている人までばらつきがあっても、どう利用しているかわからならないため指摘ができません。
タスク管理は、ツールを使うだけでお互いに共有をすることも容易にできます。
パソコンがオフラインでもスマホで共有できる
いつも職場のパソコンに向かっているとは限りません。
しかし、共有したい情報をできるだけ早く見て欲しいと思ったとき、タスク管理ツールを利用するとスマホでも共有することができます。
誰かが外出中などでパソコンを気軽に開けないようなときも、サクっとスマホで確認可能です。
何か不安なことがあって個人的にタスクを確認したいというときにも、パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできるため効率良く仕事ができます。
一から作成する必要もない
チーム用のタスク管理表は、自分たちでExcelを使い見やすいように表を作るとなるとそれなりに時間がかかります。
より使いやすくと考えているうちに、貴重な時間を使ってしまうでしょう。
タスク管理ツールを使えば、一からすべてを作成する必要はありません。
すでにできあがっているテンプレートがいくつかありますし、皆が使いやすい仕様になっているためすぐに利用できます。
効率良く表を使い、すぐにプロジェクトの段取りや実行に進めます。
何回も見直せてタスク漏れがない
すぐにタスクが確認できないような仕様だと、うっかり忘れてしまうこともあるでしょう。
そのときは自分でも覚えていても、他のタスクが入ることで忘れてしまい、後から、頼んだことはどうなっているのかと聞かれ、ハっとしてしまうことも。
しかし、タスク管理ツールを利用すれば、すぐにスマホからでもカードの追加ができるため、後から書き写す、Excelに打ち込むような手間は一切なくなります。
そのため、忘れてしまうこともなくなりますし、メンバーに共有しなければならないことも忘れずにすぐできるようになるでしょう。
自分にあったタスク管理ツールを選ぶポイントを解説
さまざまなタスク管理のツールがあるため、選んでいるうちにどこを利用しようか悩んでしまうでしょう。
こちらでは、選ぶ際のポイントについて解説していきます。
問い合わせしやすいかどうか
そんなに難しい使い方が必要なツールではないため、利用した後もなんなくメンバーと一緒に使えるでしょう。
しかし、もっと効率良く使うために何か自分たちが知らない使い方がないか聞きたくなった場合、問い合わせがしにくいと不便です。
しっかりとサポート体制があり、困ったときにすぐ聞けるような環境があれば、ストレスなく利用できます。
自社に合っているかどうかを確認する
どのタスク管理ツールもそれぞれ使いやすいように工夫がされていますが、業種やどんなプロジェクトを行うかで使いやすいものとそうではないものがあります。
開発している企業によって、それぞれどんな機能が利用できるのか特色があるため自分たちの会社に合っているかどうかを確認しましょう。
それぞれ相性もあり、細かく使える機能も変わってきます。
まずは無料でお試しできるようなタスク管理ツールもありますので、どんな使用感か使ってみても良いでしょう。
機能が充実しているのかも見る
それぞれ工夫されていて、いくつかの機能は入っています。
中でもタスク管理に限らず、分析をしてくれるようなものまであります。
さらに、ほかの今まで利用していいたツールと連携できるようなものもあり、大変便利です。
機能が充実しているものを利用できれば、仕事のパフォーマンスも上がるでしょう。
タスク管理ツールのおすすめ5選
ここからは5つのタスク管理ツールを紹介してきます。
個人でも使いやすく無料で利用できるものもあるため、ぜひ参考にしてみてください。
Backlog(バックログ)
機能が充実しているため使いやすく、分析まで行えます。
ガントチャート機能もあり、どのように進めていくのか最初から完了までの流れもメンバー全員で確認もできます。
画像·データ出典:Backlog公式サイト
Trello(トレロ)
知っている方は皆が利用しているくらい人気のツールで、Slackでもどこまでタスクが進んでいるのか確認ができます。
連携ができるのが大変便利なため、使いやすさを実感するでしょう。
画像·データ出典:Trello公式サイト
Group Task
皆がどこまで進んでいるのか把握しにくく困っている方にピッタリで、機能もありすぎず使いやすいのが特徴です。
使い方も簡単なため、ツールを利用してすぐ皆苦労することなく使えます。
画像·データ出典:Group Task公式サイト
Chatwork(チャットワーク)
自分のタスクだけでなく、誰が何のタスクを持っているのか確認ができ共有しやすいです。
スマホからも簡単に使え、チャット機能もあり便利です。
画像·データ出典:Chatwork公式サイト
Google ToDoリスト
こちらも有名なタスク管理ツールで、さまざまな方が利用しています。
パソコンだけでなくスマホでも利用でき、忘れたくないことなどすぐに登録できます。
何を先にすべきか、把握しやすく人気のツールです。
画像·データ出典:Google ToDoリスト公式サイト
タスク管理とプロジェクト管理の違い
プロジェクトとなると、もっと大きい管理を意味します。
そのためさまざまなタスク管理なども含め、全体を把握しながら進めていくようになります。
タスク管理は個々のメンバーによって変わりますが、プロジェクトは管理者を置き、本格的に皆でプロジェクトを進めていくイメージです。
効率的なタスク管理にはツールの利用がおすすめ
タスク管理はツールを使うだけで、時間も節約でき、仕事の進みも順調に行きやすくなります。
パソコンだけでなくスマホやタブレットでもお互いのタスクを共有し合い、急ぎのときにもすぐに情報共有ができます。
伝達ミスなども減りますし、言われた大切なやることなどをすぐに入力可能です。
無料で利用できるものも多数ありますので、ぜひ使ってみてください。