目次
日々仕事ではさまざまな業務に追われているため、やることを整理するのは大変重要です。
効率の悪い動きをしてしまうと、本当はもっと早く終われることも時間がかかってしまいます。
上手に管理をし仕事を効率良く行うには、タスク管理ツールを活用しましょう。
タスク管理ツールとは?
タスク管理ツールとは、さまざまなやらなければいけないことを、自分がわかりやすいようにリストへ記入して整理できるツールです。
これから自分がやらなければならないこと、終わったこと、期限があるものなどを、細かく分類してその都度確認できます。
スッキリとわかりやすく整理できるため、毎回確認していればうっかり忘れていたということもありません。
やらなければいけないことのほかに、完了したもの、今ある程度まで行っていて後もう少しなものなど、自分が見やすいように設定ができます。
ツールを使えば1つの機能だけでなく、さまざまな便利な機能を活用できます。
自分だけでなく複数のメンバーで内容を共有することもでき、公開するものと非公開に分けられる機能を搭載しているツールなどもあり便利です。
個人でも使えますし、企業でプロジェクトを進める際にメンバーでも使えます。
メンバーの中で誰がどこまで進んでいるかもわかりますし、お互いに共有したい情報も確認し合えるのです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
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| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
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| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
類似サービス Slack to Teams
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| 年額費用 | 132,000円〜(〜100ユーザー) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要お問合せ |
Slack to Teamsとは、株式会社ストラテジットが開発しているチャットツール連携アプリです。 ビジネスチャットツールのSlackとTeamsを連携することが可能で、メインで利用していないチャットツールにアクセスしなくても返信ができるようになります。
複数チャットツール間の確認漏れを防止
Slack to Teamsを導入することで、Slackへの通知をTeamsで確認、またはその逆が可能となります。 届いた通知に対して返信を送ることも可能なため、複数チャットツールを利用している企業にありがちな、対応が遅れてしまったり、確認が漏れてしまうといったトラブルを防ぐことができます。
タスク管理ツールの主な機能
多くのタスク管理ツールに標準で搭載されている機能を紹介します。
- プロジェクト管理機能：チームやプロジェクト単位でタスクを管理することができ、メンバーの招待や削除も手軽な操作で可能
- ToDoリスト：個人・チーム・プロジェクトごとにタスクリストを作成、カンバン形式で表示できるツールもあり
- コメント機能：チームメンバーのタスクにコメントをつけることが可能
- ファイル添付：作成したタスクにファイルを添付してタスク内容を明確に
- 検索機能：現在、または過去に作成したタスク情報について簡単に検索することが可能
タスク管理ツールが注目されている理由
従来のようにオフィスに出社して働いている状況であれば良いですが、新型コロナウイルスの影響もありテレワークなど多様な働き方を取り入れる企業が増えています。
今まではミーティングなどで気軽にタスクの進捗状況を確認することもできていましたが、離れた場所で仕事をしているメンバーもいる状況ではタスク確認が容易にできる手段が望まれました。
さらに、Excelやスプレッドシートなどを使った手動のタスク管理よりも効率的にタスク管理ができるツールを利用すれば、個人の生産性も向上するため、タスク管理ツールは注目されるようになっていったのです。
タスク管理ツールを利用するメリット
タスク管理ツールを使うことで、さまざまなメリットを実感できます。
自分たちでしなければならないことは、ツールを使わなくてもやろうと思えば可能です。
Excelで管理するよりも効率がいい
たとえば、普段使っているExcelをタスク管理に利用することも可能ですが、メンバー同士で共有をいち早くしたいと思ったとき不便です。
さらに、上手に活用できる人から、少し効果が半減するような利用の仕方をしている人までばらつきがあっても、どう利用しているかわからならないため指摘ができません。
タスク管理は、ツールを使うだけでお互いに共有をすることも容易にできます。
パソコンがオフラインでもスマホで共有できる
いつも職場のパソコンに向かっているとは限りません。
しかし、共有したい情報をできるだけ早く見て欲しいと思ったとき、タスク管理ツールを利用するとスマホでも共有することができます。
誰かが外出中などでパソコンを気軽に開けないようなときも、サクっとスマホで確認可能です。
何か不安なことがあって個人的にタスクを確認したいというときにも、パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできるため効率良く仕事ができます。
一から作成する必要もない
チーム用のタスク管理表は、自分たちでExcelを使い見やすいように表を作るとなるとそれなりに時間がかかります。
より使いやすくと考えているうちに、貴重な時間を使ってしまうでしょう。
タスク管理ツールを使えば、一からすべてを作成する必要はありません。
すでにできあがっているテンプレートがいくつかありますし、皆が使いやすい仕様になっているためすぐに利用できます。
効率良く表を使い、すぐにプロジェクトの段取りや実行に進めます。
何回も見直せてタスク漏れがない
すぐにタスクが確認できないような仕様だと、うっかり忘れてしまうこともあるでしょう。
そのときは自分でも覚えていても、他のタスクが入ることで忘れてしまい、後から、頼んだことはどうなっているのかと聞かれ、ハっとしてしまうことも。
しかし、タスク管理ツールを利用すれば、すぐにスマホからでもカードの追加ができるため、後から書き写す、Excelに打ち込むような手間は一切なくなります。
そのため、忘れてしまうこともなくなりますし、メンバーに共有しなければならないことも忘れずにすぐできるようになるでしょう。
タスク管理ツールを利用する上での注意点は？
タスク管理が甘いと、業務が計画通りに進みません。
プロジェクトそのものが失敗してしまう危険性もあるため、タスク管理を行う際には以下のポイントに注意を払いましょう。
タスクの細分化
気を付けたい1つ目のポイントとして、タスクの細分化が挙げられます。
タスクの細分化を行わないと、期日設定や進捗確認の管理が難しくなります。
たとえば「書類の提出」というタスクの場合、
- 文章作成
- チェック
- 印刷
- 封筒へ入れる
書類を提出するまでの過程を細かく管理すると良いでしょう。
優先順位をつける
タスク管理ツールには、タスクの優先度を設定できるものも少なくありません。
タスクの優先度を設定しておけば期日漏れなどを防げる上、どのタスクから対処するべきかが明確になります。
情報共有をする
複数人でタスク管理をする場合、定期的な情報共有が必要です。
誰がどこまで、どの作業を終わらせているのかをしっかりと把握し、連携も十分に取れれば、チーム全体の生産性も向上します。
進捗管理・工数管理を行う
タスク管理を行う際、進捗管理や工数管理をあわせて実施すると良いでしょう。
カレンダーやガントチャートを利用したタスクの進捗度合いを管理する進捗管理、作業を終わらせるのにどれ程の時間と人員が必要なのかを把握する工数管理を上手に活用することが重要です。
タスクをしっかり確認する日課や時間を作ることでタスク管理はより効果的になります。
継続できるような工夫
タスク管理が手間になり、途中でやらなくなってしまう場合もありますが、
- リマインドメールの設定
- タスク管理ツール内通知の活用
- 確認の時間をカレンダーに登録
- チームでの確認時間の確保
など継続できるような工夫を凝らすことが必要です。
これらの注意点をスムーズに遂行できるタスク管理ツールを選択すると良いでしょう。
自分にあったタスク管理ツールを選ぶポイントを解説
| 製品名 | 参考価格 | 無料トライアル |
|---|---|---|
| octpath | 月1,650円 | ○ 30日間無料 |
| aipo | 月350円～ | ○ 14日間無料 |
| monday.com | 月900円～ | ○ 14日間無料 |
| Backlog | 月2,640円～ | ○ 30日間無料 |
| Trello | 0円～ | – 要問い合わせ |
| Group Task | 0円～ | ○ 無料プランあり |
問い合わせしやすいかどうか
そもそも難しい使い方が必要なツールではないため、利用した後も問題なくメンバーと一緒に使えるはずです。
しかし、より効率良く使うための手段などをサポートして欲しい場合、問い合わせがしにくいと不便を感じてしまいます。
しっかりとしたサポート体制があり、困ったときにすぐ聞けるような環境があれば、ストレスなく利用できます。
自社に合っているかどうかを確認する
どのタスク管理ツールもそれぞれ使いやすいように工夫がされています。
業種やどんなプロジェクトを行うかで、当然使いやすいものとそうではないものは分かれるため、開発している企業によって、それぞれツールがどのような機能が搭載されているか
しっかりと確認すると良いでしょう。
それぞれ相性もあり、細かく使える機能も変わってくるため自社に合っているかどうかを確認することが何より大切です。
まずは無料でお試しできるようなタスク管理ツールもありますので、どんな使用感か使ってみても良いでしょう。
機能が充実しているのかも見る
それぞれどのツールも工夫されており、様々な機能が搭載されており、中にはタスク管理はもちろん、分析機能に優れた製品もリリースされています。
既存のツールと連携も図れるものも多く、大変便利に活用できるでしょう。
上手に活用できれば、仕事のパフォーマンス向上も大いに期待できます。
一方、社内に導入するツールが増えてしまうことで、情報が分散してしまい整理が困難になる場合も考えられます。
その際は、情報を分散させないために、Slackなど代表的なツールと連携が取れることを目安に選定することをおすすめします。
コスト
他のタスク管理ツールと料金を比較する上で見るべき点は以下の2つです。
まずは「無料でどれだけの機能が使えるか」です。
そもそも無料プランがなかったり、無料で使えても機能に制限が掛かっていたりするものも少なくありませんが、まずは無料プランがあるものをチェックして利用するのも一つの手です。
そして、2つ目のポイントは、「1人あたりの課金か、買い切りか」です。
タスク管理ツールのホームページは分かりにくいものも多く、導入前に課金をして買い切りだと勘違いしてしまうこともあり得ます。
しかし、ほとんどのツールでは1人あたりの料金が決まっており、社員が1人増えてツールが必要になれば、その社員分の料金が上乗せされることにも留意しておきましょう。
UI・操作性
タスクを管理する方法は、ツールによって大きな違いはさほどありません。
そのため、インターフェースが見やすいか、もしくは操作性に優れているかなどを選定のポイントとすると良いでしょう。
タスク管理ツールのおすすめ5選
ここからは5つのタスク管理ツールを紹介してきます。
個人でも使いやすく無料で利用できるものもあるため、ぜひ参考にしてみてください。
Backlog(バックログ)
機能が充実しているため使いやすく、分析まで行えます。
ガントチャート機能もあり、どのように進めていくのか最初から完了までの流れもメンバー全員で確認もできます。
画像·データ出典:Backlog公式サイト
Trello(トレロ)
知っている方は皆が利用しているくらい人気のツールで、Slackでもどこまでタスクが進んでいるのか確認ができます。
連携ができるのが大変便利なため、使いやすさを実感するでしょう。
画像·データ出典:Trello公式サイト
Group Task
皆がどこまで進んでいるのか把握しにくく困っている方にピッタリで、機能もありすぎず使いやすいのが特徴です。
使い方も簡単なため、ツールを利用してすぐ皆苦労することなく使えます。
画像·データ出典:Group Task公式サイト
Chatwork(チャットワーク)
自分のタスクだけでなく、誰が何のタスクを持っているのか確認ができ共有しやすいです。
スマホからも簡単に使え、チャット機能もあり便利です。
画像·データ出典:Chatwork公式サイト
Google ToDoリスト
こちらも有名なタスク管理ツールで、さまざまな方が利用しています。
パソコンだけでなくスマホでも利用でき、忘れたくないことなどすぐに登録できます。
何を先にすべきか、把握しやすく人気のツールです。
画像·データ出典:Google ToDoリスト公式サイト
効率的なタスク管理にはツールの利用がおすすめ
タスク管理はツールを使うだけで、時間も節約でき、仕事の進みも順調に行きやすくなります。
パソコンだけでなくスマホやタブレットでもお互いのタスクを共有し合い、急ぎのときにもすぐに情報共有ができます。
伝達ミスなども減りますし、言われた大切なやることなどをすぐに入力可能です。
無料で利用できるものも多数ありますので、ぜひ使ってみてください。
20代~50代正社員で日常的にタスク管理をしていないと回答した割合は全体の35%【タスク管理に関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の20歳〜59歳の男女・正社員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2022年2月14日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：仕事のタスク管理を日常的にしていますか？またどの手段でしていますか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.日常的にしていて、紙で行っている
2.日常的にしていて、PCやスマホ等のメモ帳で行っている
3.日常的にしていて、タスク管理ツールで行っている
4.日常的にはタスク管理をしていない
20代〜50代の男を対象とした「仕事のタスク管理を日常的にしていますか？またどの手段でしていますか？」というアンケートで最も多かった回答は「日常的にはタスク管理をしていない」で35%でした。
次いで多かったのが「日常的にしていて、PCやスマホ等のメモ帳で行っている」と回答した方の26%。「日常的にしていて、タスク管理ツールで行っている」という回答が22%、「日常的にしていて、紙で行っている」という回答が17%で、日常的にはタスク管理をしていないと回答した方は全体の約35%に及びました。
【タスク管理をする際にタスク管理ツールを利用している割合が最も多いのは30代正社員で30.77%】
タスク管理をする際にタスク管理ツールを利用していると回答した割合を年代別でみてみますと、20代が最も多く30.77%、次いで40代が29.17%、50代は20.83%にとどまりました。
30代正社員のおよそ3割の方が、タスク管理ツールを使用してタスク管理をしていることが分かりました。
【男性よりも女性の方がタスク管理を日常的に行っていない割合が高く、その差1.5倍】
タスク管理を日常的に行っていないと回答した割合を男女別でみてみますと、男性の28%に対し、女性は42%に及びました。
女性正社員のおよそ4割の方が日常的にタスク管理を行っておらず、男性の1.5倍にものぼることが分かりました。
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