企業内で行うマイナンバーの取り扱いを伴う業務において、マイナンバー管理システムを利用すれば、安全性を向上させるとともに、効率化も期待できます。
この記事では、おすすめのマイナンバー管理システム、システムを使うメリットなどについて詳しく解説いたします。
マイナンバー管理システムのおすすめサービス5選
マネーフォワード クラウドマイナンバー
特徴
「マネーフォワード クラウドマイナンバー」とは、社員のマイナンバー情報の管理を安全に行い、利用・提供を可能とするサービスです。
マイナンバーの情報は全て暗号化され、厳重管理されており、ログイン時には、パスワードとともに、承認コードによる二段階認証方式が採用されることから、安心な運用が実現されます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額費用：3,980円〜
※2024年3月現在
オフィスステーション マイナンバー
特徴
「オフィスステーション マイナンバー」は、低コストで簡単・安全なマイナンバー管理が行えるサービスです。
これまで、25,000社のバックオフィスに関わってきた豊富な実績によるノウハウにより、人事・経理・総務担当者のマイナンバー管理の工数削減を目指します。
料金
- 初期費用：110,000円
- 月額費用：3,300円〜
※2024年3月現在
マイナクラウド
特徴
「マイナクラウド」とは、株式会社ビットスクリプトが運営するマイナンバー管理システムです。
安全なセキュリティ環境である国内データセンターにて、堅牢な保管・2段階認証・SSL暗号化などが実現されます。
スマートフォンで簡単に操作できるのも嬉しいポイントで、従業員に負担をかけません。
料金
- 初期費用：110,000円
- 月額費用：3,300円〜
※2024年3月現在
mjsマイナンバー
特徴
「MJSマイナンバー」とは、特定個人情報の取り扱いガイドラインに則ったマイナンバー管理システムです。
「オンプレミス版」、「クラウド版」、「BPO」の3種類から最適なものを選択でき、コンサルティングや導入サポートも充実しています。
研修会やセミナーなどによって、経営支援にも力を入れています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ
※2024年3月現在
奉行Edge マイナンバークラウド
特徴
「奉行Edge マイナンバークラウド」は、株式会社オービックビジネスコンサルタントによるマイナンバー管理システムです。
スマートフォン・PCからマイナンバーや本人確認書類を簡単に提出できるシステムとして、紙の書類の管理コスト、郵送の手間などを削減してくれます。
マイナンバーへのアクセスには、ワンタイムパスワード認証などが採用されており、不正アクセスを防止し、安心な運用が叶います。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：24,000円〜
※2024年3月現在
マイナンバー管理システムとは
企業においてマイナンバー管理が重要になるのは主に以下の場面です。
これらのタイミングにおいて、安心・安全なマイナンバー管理システムが重宝されます。
社会保険に関する手続き
企業では、年金・健康保険・労働保険などの手続きを行う上で、年金事務所・健康保険組合などに書類を提出する必要がありますが、その際に、担当部署で従業員全員のマイナンバーを記入します。
その際、マイナンバーは、マイナンバー管理システムで安全に、収集・管理されているべきです。
税金に関する手続き
税金に関する手続きにおいて、源泉徴収票を税務署に提出する際には、マイナンバーを書類に記載する必要があります。
年末調整に関わる重要な手続きでもあることから、この場合においてもマイナンバー管理システムで安全に管理されていることが求められます。
(ただし、従業員による企業へのマイナンバー情報提供はあくまで任意です。企業は従業員に対し、強制的にマイナンバー情報を提出させることはできません。)
マイナンバー管理システムを利用するメリット
マイナンバーの収集・利用・廃棄を一元管理
マイナンバー管理システムのメリットとしてまずあげられるのは、マイナンバー情報の収集・利用・廃棄を一元管理できることです。
従業員のマイナンバーを収集・保管・利用することができ、退職者の情報は破棄することが一つのツールで行えます。
紙で管理する場合、どうしても紛失や記入漏れのリスクが避けられませんが、システム上で一括管理すれば、正しいデータの取り扱いが実現されます。
マイナンバーの収集が効率的に
マイナンバー管理システムを利用すれば、マイナンバーの収集が効率化されます。
従業員からマイナンバーを収集するためには、個人情報である以上、取り扱いは慎重に行うべきです。
それに伴い、業務の効率は悪くなりがちですが、システムを取り入れれば、書面の輸送などは必要なく、オンライン上で安全・効率的な収集ができるようになります。
マイナンバーの入力を伴う帳簿の発行が簡単に
マイナンバー管理システムを労務管理・給与管理システムなどと連携することにより、源泉徴収など、マイナンバーの情報が求められる書類に自動的に情報を反映させることができます。
転記・記入を行う必要がなくなるため、従業員の負担が軽減されるでしょう。
まとめ
以上、マイナンバー管理システムについて解説いたしました。
マイナンバー管理の効率化・安全性の向上を目指したい企業の方はぜひ、この記事を参考にシステムの利用を検討なさってください。
