紙の資料をデータ化して管理を効率化させたいという方は多いでしょう。
ですが、膨大な紙の資料をPCに打ち込んでいくのは時間も人手も必要となりコア業務にかける人材が減ってしまうケースもあります。
このような課題を解消するためにもデータ入力代行サービスを利用すると良いでしょう。
本記事ではデータ入力代行サービスとは何か、おすすめのデータ入力代行サービス、導入するメリットなどを解説しますので参考にしてください。
データ入力代行サービスとは?
データ入力代行サービスとは、企業や個人事業主が保有する資料の文字入力やデータ入力、集計作業、リスト化などの事務作業を代行してくれるアウトソーシングサービスのことを指します。
社内の多くの業務がデジタル化する現代において、企業が保有している情報をデータ化して効率的に管理、様々な業務への活用を実現するためにデータ入力を進める企業も多いでしょう。
特別なスキルを必要とせず、誰でもできる業務である反面、直接的には利益に繋がらない業務であるため、できるだけ時間と人手をかけずに行いたいという企業のニーズを汲み取り、正確かつ短い期間で業務を完了してくれるデータ入力代行サービスの需要が拡大しました。
おすすめデータ入力代行サービス5選
precal(プレカル)
特徴
precalとは、株式会社プレカルが運営している薬局向けの自動受付、自動入力システムです。
薬局における処方箋の入力業務を代行して自動化することができ、入力されたデータはレセコンにも自動で入力されるため大きな業務効率化を可能とします。
自動受付を設置できるため感染症対策としても有効なツールです。
料金
- 処方箋枚数1枚〜500枚:月額30,000円
- 月額固定費:15,000円
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Caster Biz(キャスタービズ)
特徴
Caster Bizとは株式会社キャスターが運営するオンラインアシスタントサービスです。
オンライン秘書サービスとして1,700社以上の導入実績があり、オンライン上で幅広い業務の代行を依頼することができます。
採用倍率100分の1という厳しい基準を突破した優秀な人材が多数登録しているため、正確かつスピーディーな入力代行が期待できるでしょう。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:96,000円〜
- 無料トライアル:なし
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
フジ子さん
特徴
フジア株式会社が運営しているオンラインアシスタントサービスのフジ子さん。
必要な時だけハイスキルな人材に業務を依頼することができ、社員採用や人材派遣を利用するリソースがないというスタートアップ段階の企業にも広く利用されています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:47,000円〜
- 無料トライアル:トライアルプランあり
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
ビズアシスタントオンライン
特徴
ビズアシスタントオンラインは営業事務、ライティング、人事・労務、デザインコーディングなど合計7種類もの業務を依頼することができるアウトソーシングサービスです。
ビズアシスタントオンラインが行うスキルチェックと面接を突破した優秀な人材が多く登録しているため、クオリティの高いアウトソーシングが実現できます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
BizWorkers
特徴
秘書業務からWeb関連業務、経理業務まで幅広い業務の代行が可能なBizWorkersは厳しい研修を突破した優秀な人材が登録しています。
依頼した業務に最適な人材をアサインしてくれるため、迅速な業務遂行が期待できます。
1ヶ月更新で利用できるため、繁忙期だけなどスポットでの利用が可能です。
料金
- 時間単価:2,700円〜
- 月額料金:40,500円〜
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
データ入力代行サービス導入のメリット
データ入力代行サービスを導入することで主に以下のメリットが得られます。
コア業務に集中できるようになる
データ入力代行サービスを利用することで、業務工数の削減、コア業務への集中が可能となり生産性の向上が期待できます。
そもそも、データ入力には多くの人員が必要となるため、アウトソーシングサービスを利用すれば人員確保のための工数や作業にかける時間が削減でき空いた時間をコア業務に充てることが可能となります。
正確でスピーディーなデータ入力が可能になる
データ入力の代行サービスは、厳しい審査を突破した優秀な人材が多数登録しており自社でデータ入力を行うより精度が高い作業を実現できます。
普段からデータ入力をしている社員であれば良いですが、データ入力はスポット的に発生する業務であるケースが多いためミスも発生しがちです。
データ入力代行サービスでは2名体制でのチェックや1つ目のデータと異なるデータ入力に対してエラーを表示する仕組みがあるため、高い精度での入力が可能となっています。
データ入力代行サービスを選ぶ際のポイント·注意点
データ入力代行サービスを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。
コストパフォーマンスを比較
データ入力は自社のリソースを割くことなく業務を行うことができるため非常に利便性の高いサービスですが、コストパフォーマンスを検討することが重要です。
自社でデータ入力を行う場合には時間あたりにどれくらいの人件費が発生するのかを確認した上で、アウトソーシングする場合とどちらがコストパフォーマンスに優れているかを判断すると良いでしょう。
また、自社でデータ入力を行なった方がコストが抑えられるとしても、データ入力を担当する方がコア業務に全く集中できないようでは生産性が大きく落ちてしまいます。
データ入力代行サービスを選ぶかは総合的に判断する必要があります。
納期と入力精度
データ入力を行う目的は、データの二次的利用が主なケースが多いため正確な入力が求められます。
ただ、正確性をセールスポイントとしているサービスはその分利用費用が高額になるケースもあるため、どこまで許容できるかが重要となるでしょう。
また、依頼してからどれくらいの期間で作業が完了するのかという点も重要です。
いくら正確でも時間がかかってしまっては結局自社でデータ入力をした方が効率的という結果になってしまうため納期の目安を明確に提示できるサービスを選ぶと良いでしょう。
納期に関しても、早ければ良いというわけではなく早いかつ正確な入力が求められるため、この点についても許容ラインを設けておくことをおすすめします。
セキュリティ面の確認
社外秘のデータや個人情報などを扱う場合もあるため外部への情報漏洩があってはいけません。
ISO27001やプライバシーマークの取得など、どんなセキュリティ対策をとっているのか確認しておきましょう。
また、データを自社から持ち出せないという場合もあります。このような場合は、自社まで出張して作業を行なってくれるサービスを探す必要があります。
作業を依頼してから完了するまでの流れをしっかりと説明してくれるサービスを選ぶことが重要です。
特徴を理解してデータ入力代行サービスを選ぼう
データ入力代行サービスについて、概要やおすすめのサービス、導入のメリットなどを紹介しました。
サービスによって料金体系や実績、納期などが違うため導入には慎重な検討が必要となります。
本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。
