不動産業界では、入居者に対しての連絡や情報共有はいまだにデジタル化が進んでおらず、電話やDMを活用している事例も少なくはありません。
そこでコミュニケーションの効率化や顧客対応のスピード向上に貢献できるサービスとしておすすめしたいのが「入居者管理システム」です。
本記事では入居者管理システムについて、概要やおすすめサービス、導入メリットなどを解説しますので参考にしてください。
入居者管理システムとは?
入居者管理システムとは、不動産管理会社と入居者の間で効率的な情報交換を可能とするシステムのことを指します。
従来、管理会社側では契約更新や退去の手続き、家賃滞納時などに入居者へ連絡を取ろうと思っても電話や郵送DM、メールなどで連絡するしかありませんでした。
しかし、このような方法では相手が電話にでなかったりDMを見てくれないなどの場合があり、手続きがうまく進まないケースもありました。さらに、連絡がきた場合や追加で連絡を取る際にも1件1件対応しなければならず手間がかかります。
入居者管理システムは、スマートフォンから入居者に対して1対1の連絡や一斉連絡が可能で、メッセージが既読されたかどうかも一覧で確認できるため、効率的な対応が可能となります。
システムによっては、フロアごとなど条件を絞った連絡も可能であり、電話やDMでは実現できなかったコミュニケーションを期待できます。
入居者管理システムは、管理会社側だけでなく入居者側にもメリットが大きく、システム上から質問や手続きなどが可能です。
おすすめの類似入居者管理システム
類似サービス： totono
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
株式会社スマサポが提供している不動産管理会社と入居者をつなぐ入居者向け管理アプリです。 入居者は不動産管理会社への問い合わせや各種申請をアプリ上で完結でき、また不動産管理会社は、情報の一元管理や電話対応の抑制、ペーパーレスにつなげられるため、入居者満足度向上と業務効率化を同時に実現することが可能となっています。
入居者対応を効率化
入居者アプリ「totono」には、LINE感覚で利用できるチャット機能が搭載されており、直感的で使いやすい管理画面のため、入居者対応を効率化することができます。
お知らせの見逃しを防止
マンション掲示板でお知らせする場合、現地での貼付作業が必要であり、また入居者がお知らせを確認しているかがわかりにくいというデメリットがありました。 入居者アプリ「totono」には、お知らせ掲示板機能が搭載されており、必要なお知らせをアプリで配信することができます。
よくある質問をFAQにまとめる
入居者からの問い合わせ対応に時間を取られて他の業務が進まないという課題は、多くの不動産管理会社が抱えています。 入居者アプリ「totono」では、入居者からのよくある質問をFAQとして表示することで、入居者自身での不明点解決を促し、問い合わせ減少につなげることができます。
類似サービス： Roomコネクト
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
Roomコネクトを導入することで、アプリで問い合わせを一元管理し、管理会社に代わって電話対応・現地対応してくれるため、従業員の心理的負担を軽減するだけでなく、別業務に注力することが可能となります。
対応履歴が残るため、従業員間での共有が簡潔になる
従来は、電話で入居者からの対応を受け付けていたことで、対応履歴が残せなかったという課題も、Roomコネクトであれば解消することができます。 設備トラブルや近隣トラブルに関する問い合わせについて、入居者はアプリを通じて問合せをすることができます。
FAQの活用で問い合わせ数を削減
Roomコネクトは、入居前後や設備関連などのよくあるお問い合わせに対する回答を、FAQとして作成しておくことで、アプリから閲覧することが可能なため、問い合わせ前に入居者自身で問題を解決できる環境を整備することができます。
アプリでお知らせを配信
Roomコネクトでは、アプリからお知らせを一斉配信することができ、入居者が確認したかを「既読・未読」のステータスで把握することができるため、郵送コストや物件まで直接行く手間を削減することができます。
入居者管理システムの導入メリット
入居者管理システムのメリットを不動産管理会社側と入居者側に分けて解説します。
不動産管理会社側のメリット
入居者への連絡を効率化できる
契約更新の連絡や家賃の督促時に電話で連絡していたが、なかなかつながらず業務が滞っていたという場合でも、入居者管理システムを導入することで課題を解消することができます。
入居者管理システムでは、一度連絡すればシステム上にメッセージが残るため既読してもらえる確率が高いだけでなく、既読されたかどうかも画面上で確認できるため、連絡業務の効率化が可能です。
LINEなどのメッセージアプリで連絡を取るのが主流となっている若者世代では、電話にでることに対して抵抗がある人もいるため、ストレスを与えずに連絡が取れるという点もメリットといえます。
お知らせを伝えに行く手間がなくなる
定期清掃や設備点検など入居者に対してお知らせがある場合、従来であれば印刷して物件まで足を運んで掲示する必要がありました。
入居者管理システムでは、システム上で掲示板を利用することができるため、わざわざ物件に足を運ぶ手間が省略されます。
入居者の満足度が向上する
入居者側で何か不明点や要望が発生した際に、管理会社に連絡したのになかなか対応してもらえないと満足度の低下につながり、最悪の場合解約につながることも考えられます。
管理会社には日々多数の問い合わせが寄せられるため、優先順位をつけて対応しなければいけませんが、この段階で対応漏れが発生することもありました。
入居者管理システムであれば、1つのシステム上で問い合わせを一元管理することができるため、対応漏れをなくし、入居者の満足度を向上させることが可能です。
修理依頼がスムーズになる
エアコンなどの設備が故障した際に、入居者から管理会社へ連絡して、管理会社からオーナーへ連絡していたのでは、なかなか状況が共有できずに対応がかかってしまうことがありました。
入居者管理システムでは、アプリ上で故障箇所や機器のメーカー・型番などを連絡でき、写真を共有することもできるため、より迅速な対応が可能となります。
入居者側のメリット
管理会社側とスムーズなやりとりができるようになる
入居者管理システムを導入すれば、システム上で質問や修理依頼ができるようになります。
電話で連絡をする場合、営業時間内に連絡しなくてはいけなかったので、忙しい人には難しい場合がありました。
また、退去時や契約更新の際もシステム上で手続きができるため、負担が軽減されます。
重要なお知らせを見落とすことがなくなる
入居者管理システム上で掲示板が閲覧できるため、設備点検などの重要なお知らせを見逃すことがなくなります。
マンションなどの掲示板はついつい素通りしてしまうことがありますが、入居者管理システムであれば自らアプリを立ち上げないと見ることはないため見落としを減らすことができます。
書類の管理を効率化できる
入居者管理システムにはファイル管理機能が搭載されており、重要事項説明書や賃貸借契約書といった重要な書類をシステム内で管理することができます。
さらに、ついつい無くしがちなエアコンといった設備の取扱説明書も管理することが可能です。
有事の際も、システム上から必要な情報がすぐ確認できるため、書類が見つからないといったストレスからも解放されます。
おすすめの入居者管理システム
totono
特徴
totonoとは、株式会社スマサポが提供している不動産管理会社と入居者をつなぐ入居者向け管理アプリです。
各種申請をアプリ上で完結できるため、入居者にとってのストレスを解消できるだけでなく、情報の一元管理や電話対応の抑制などが実現できるため、不動産管理会社のDX化を推進することができます。
「入居者からの問い合わせが多い」「データ入力作業に時間をとられている」「掲示物を貼りに現地までいかないといけない」「書類管理や郵送手配に追われている」などの課題を感じている方には特におすすめでしょう。
LINEのような感覚で利用できるチャット機能が搭載されているため、電話対応を減らして顧客対応の品質向上ができる点も魅力的です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年12月時点のもの
Roomコネクト
特徴
Roomコネクトは、株式会社Casaが運営している入居者管理アプリです。
断水や水漏れといった緊急性を要する設備トラブルや、マナー苦情といった炎上リスクを伴う近隣トラブルとった入居者からの問い合わせを一元管理することができます。
これまでは、電話で入居者からの問い合わせに対応していたことで、問い合わせ履歴が管理できなかったという課題も、アプリで履歴を管理できるため、対応漏れを防止することが可能となります。
入居者への問い合わせ対応状況は、メールで報告してくれるだけでなく、専用の管理画面から簡単に確認することができるため、従業員間での情報共有も容易です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年5月時点のもの
GMO賃貸DX入居者アプリ
特徴
GMO賃貸DX入居者アプリは、管理会社と入居者間で正確なコミュニケーションをとることができる入居者アプリです。
アプリ上で入居者と手軽にメッセージのやりとりができ、複数の入居者管理もわかりやすいUIで実現することができます。
入居者からの質問に対してチャットで自動返信する機能が搭載されているため、入居者満足度の向上にもつながります。
メッセージの開封率を高めるプッシュ通知機能が搭載されているため、電話やDMなどに比べてお知らせをより高い確率で伝えることが可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年10月時点のもの
Dicon
特徴
DiconはWebブラウザで利用できる入居者とのコミュニケーションツールです。
入居者に対してSMSかチャットで連絡することができ、個別連絡はもちろん、グループを設定したメッセージ配信もできます。
チャットではテキスト以外に画像や動画なども共有できるので、修理依頼などの利便性が向上します。
入居者への対応状況をステータスで管理できるため、対応漏れや重複対応を防ぐことが可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年10月時点のもの
くらさぽコネクト
特徴
くらさぽコネクトは賃貸管理ソフトとの連携によって入居者管理を効率化することができるアプリです。
アプリ上で入居者からの問い合わせや契約更新の申し込みなどに対応することができ、管理会社からのお知らせをアプリ上で届けることもできます。
お知らせの通知先は入居者単位で設定することができ、メッセージの既読状況もステータスで確認可能です。
なかなかアプリをインストールしてくれない人に対しては、SMSやメールによってインストールを促すこともできます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年10月時点のもの
いい生活Home
特徴
いい生活Homeは、招待登録制の入居者管理アプリです。
アプリ内メッセージだけでなく、オプションでSMS送信にも対応しています。
写真や動画を送信することもできるため、よりスムーズなコミュニケーションを実現します。
ファイル管理機能が搭載されているため、書類管理を効率化、必要な契約書をいつでも確認できるようになります。
掲示板機能は、既読機能が搭載されているため、どの入居者がお知らせを確認していないかがすぐに判断できます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年7月時点のもの
パレット管理
特徴
パレット管理は、パレットクラウド株式会社が運営している入居者管理システムです。
必要な機能やコンテンツを自由に組み合わせて自社独自の入居者サービスを構築することができます。
プッシュ通知にも対応しているため、入居者がお知らせを見落としてしまうリスクを軽減できる点も優れています。
これまでに300万戸での導入実績があり、短期間で導入することが可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年7月時点のもの
Room Information System
特徴
Room Information Systemは、株式会社湘建が運営している入居者サポートアプリです。
自社グループの管理物件に入居している方を主な対象としており、チャット機能や賃貸契約書の確認機能、賃料などの契約情報の確認機能といった賃貸管理に必要な機能を網羅しています。
希望条件を入力するだけで、条件マッチ、類似する物件を紹介してくれる機能も搭載されています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年7月時点のもの
シャーメゾンライフ CLUB
特徴
シャーメゾンライフ CLUBは、積水ハウス株式会社が提供している自社管理物件の入居者を対象としたサポートアプリです。
契約内容の確認や、ライフライン情報を1つのシステムで確認することができます。
避難所マップや地域のイベント情報といった生活に関する情報を配信できる点も優れています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年7月時点のもの
入居者管理システムの選び方
セキュリティ対策を確認
入居者管理システムは入居者情報やオーナー情報などの個人情報・顧客情報を扱うため、どのようなセキュリティ対策がとられているシステムなのかは確認しておくべきでしょう。
万が一個人情報の漏洩が起きてしまったら、企業としての信頼を失うだけでなく、SNSなど悪い口コミが書かれてしまう場合もあります。
サービスごとのセキュリティページを確認すると、どのようなセキュリティ対策を実施しているかがわかりやすいです。
使いやすいシステムであるか
管理会社にとって使いやすいシステムあるかはもちろん重要ですが、それ以上に入居者にとって使いやすいものであるかは重要です。
入居者管理システムのアプリは基本的に一人でも多くの入居者にインストールして欲しいので、使いやすいユーザーインターフェースで設計されていることが望ましいでしょう。
家賃滞納に対する督促がシステム上で可能か
不動産管理会社側で手間がかかる重要な業務といえば家賃滞納者への督促です。
家賃滞納が発生した場合に、速やかに入居者へ連絡、振り込み書などを作成しなければいけませんが、郵送では時間がかかるだけでなく無視されてしまう可能性もあります。
入居者管理システムに搭載されている滞納通知機能では、アプリ上で督促通知ができ、対応率も郵送などと比べて高いため、この機能が搭載されているかはぜひ確認しておきましょう。
まとめ
入居者管理システムについて基本的な概要や導入するメリット、おすすめのサービスなどを紹介しました。
不動産管理会社にとって、なかなか効率化することが難しかった連絡業務や入居者とのコミュニケーションの活性化を実現できるため、入居者管理システムは費用対効果の高いシステムと言えるでしょう。
導入にあたっては本記事で紹介した選び方も是非参考にしていただいて導入を検討してみてください。
