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従業員同士で情報を共有するのに時間がかかってしまいもったいないと感じている方や、ナレッジが属人化していて困っているという場合は対策を始めましょう。
すでに効率良く業務を進めている企業では、便利なツールを活用しています。
悩みを解決するためにピッタリな、toaster team(トースターチーム)をご紹介します。
toaster teamとは
一緒にプロジェクトなどを進めていくチームのナレッジ共有が、簡単にできてしまいます。
さらに複数のページを見やすいように1つのドキュメントにまとめることもでき、マニュアルや手順書までできます。
プロジェクトの管理ツールもあり、スプレッドシートも簡単に作成可能です。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
toaster teamの特徴·機能
ここではtoaster teamの特徴·機能について説明します。
効率良くチームの生産性を高められる
企画書からアイディアまでさまざまなものをメモでき、プロジェクトがどこまで進んでいるのか進捗レポートで共有ができます。
自分達が効率良く仕事ができるよう活用でき、大変便利です。
気になるニュースなどのコメントも皆で共有ができ、仲間と一緒にどう思ったかなど情報交換もできます。
写真に文章を書くことができる
文章だけでやり取りするのではなく、写真などを活用してもっとわかりやすい状態で共有できます。
写真は簡単にアップロードでき、そこにメモを足すことやわかりやすく注釈も入れられます。
わざわざ編集ソフトを使用する必要もなく、今編集したいと思ったときにすぐ取り掛かれるため便利です。
社内で共有したい専門用語集なども自由自在に作れる
社内でよく使う用語や専門用語、業界用語なども自分達で編集してまとめられます。
そして登録したものは簡単にドキュメントでも表示でき、皆ですぐ共有できます。
toaster teamの強み
機能が優れていて使いやすいだけでなく、セキュリティの面でもしっかりしているのでデータ管理を任せられます。
高度な運用や実績のデータセンターを採用していますので、何か障害があったとしてもリスクの分散もされ、データベースを暗号化しています。
いつでも安心して利用できるよう、24時間365日眠らない監視体制です。
toaster teamの価格·料金プラン
無料で利用できるプランもあり初期費用0円、月額も0円で使用できます。
この場合は人数の制限はあり、最大で10人までです。
ほかには月額800円のライトプラン、より高度な管理をしたいなら月額1,500円のビジネスプランもあります。
どちらも11名から100名の場合の料金プランです。
なお、無料プランの提供は2021年2月28日で終了となるので注意が必要です。
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
新料金プランについて
toaster teamでは2021年3月から新料金プランを提供します。
これまでは利用可能な人数の幅が広く、企業規模に合わせて導入することが難しいという点がありましたが、新料金プランではその点が解消されています。
一番手軽なライトプランは月額35,000円、スタンダードプランは月額60,000円、おすすめのビジネスプランでは月額120,000円で利用することが可能です。
ライトプランでは50IDまで利用可能で、スタンダードプランでは100ID、ビジネスプランでは200IDまでとなっています。
より大規模な利用に対応したエンタープライズも提供されていますがこちらはお問い合わせが必要です。
初期費用はいずれも100,000円となります。契約期間は1年間です。
2021年1月現在/詳細は公式サイトを確認
toaster teamの注意点
優れた機能が多数ありますが、ナレッジが多く溜まってきてしまう場合はドキュメントの管理が難しくなってしまう可能性もあります。
自分でより使いやすいように、定期的にカテゴリーごと分類するなど手を加える必要があります。
ただ、手を加えることで非常に使いやすくなりますので、おすすめです。
toaster teamの導入事例·利用企業からの評判
理想的なナレッジベースが構築できた
“もっとマニュアルを皆で共有できるように電子化し、ナレッジシェアがしたくて活用してみることにしました。利用してからは、自分達で使えるマニュアルを電子化でき、社員がいつでも見ることができるナレッジベースも構築でき仕事の効率もアップしました。現場の声やアイディアを参考にしながらレシピも作り、仕事が捗るようになり満足しています。”(伊藤会計事務所様)
類似サービスとの比較
似たようなサービスの中に、Slackというツールがあります。
ビジネスチャットツールで、共有しやすく企業での仕事を効率良くしてくれます。
親会社とシームレスに連携も取れ使いやすく有名ですので、すでに知っている方もいるかもしれません。
このSlackになってからさらに使いやすく進化していて、新機能も実装しています。
料金は無料で使うことができるフリータイプもありますが、制限が多くできないものも多いです。
しっかりと充実した機能を使いたい場合は、中小規模の企業へ向けたスタンダードタイプの月額850円のものか、大規模な企業向けの月額1,600円を利用しましょう。
toaster teamを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
toaster teamで共有や管理の向上を
もっと社内の中で効率アップさせるために、ナレッジ共有やタスク管理をしたいと考えている場合は大変おすすめです。
ほかにもタスク管理もでき、人数も多ければお得に利用可能です。
なかなか情報共有がうまくいかないというときは、上手に活用しましょう。
画像·データ出典:toaster team公式サイト
