ペーパーレス会議とは?メリットやおすすめシステムを紹介

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    幅広い業務において効率化やコスト削減を目的とした見直しが行われ、様々なITシステムの導入が進められています。

    多くの企業で日常的に行われている「会議」についても変化が生じており、「ペーパーレス会議」という新しい手法が注目されているのをご存知でしょうか。

    本記事ではペーパーレス会議とはどんな会議なのか、メリットやおすすめのペーパーレス会議システムなど幅広く解説しますので参考にしてください。

    ペーパーレス会議とは?

    ペーパーレス会議とは、従来の会議で使用していた紙の文書や資料をデジタル化して、PCやタブレットで共有した上で会議を実施することを指します。

    ペーパーレス会議はプロジェクターや大きいディスプレイがあればテレビ会議、Web会議として実施される場合もあります。

    毎回行われる会議で紙の資料を作成していると、コストがかさみますし、資料を保管しておくスペースも有限のため手間がかかります。

    ペーパーレス会議を実施するためには、ペーパーレス会議システムという専用ツールを使用するのが一般的となっており、このシステムを利用することで、タブレットやPCから資料を共有したり、画面同期など利便性の高い使い方が可能となります。

    おすすめの類似ペーパーレス会議サービス

    類似サービス: スマートセッション

    (4.5)

             
    月額料金30,000円〜無料お試し30日間
    初期費用50,000円〜最短導入期間要問い合わせ

    スマートセッションとは、日本インフォメーション株式会社が運営しているペーパーレス会議システムです。 セキュリティを確保しながらも、誰でも直感的に利用できる使いやすさがユーザーから高評価されています。

    優れた操作性

    どんなに優れたツールでも、利用する方全てが無理なく扱うことができなければ意味がありません。 スマートセッションは、直感的な画面と機能で設計されており、管理者や部署、立場、ITのスキルに関わらず、誰でもスムーズに操作することができます。

    情報漏洩を防ぐ強固なセキュリティ

    スマートセッションは、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の「ISO27001」の拡張認証である「ISO27017」クラウドセキュリティ認証を取得しているため、堅牢性の高いセキュリティでペーパーレス会議を実現することができます。

    充実のサポート体制

    スマートセッションでは、クライアント企業の成長を支援し、さらなる活用方法を提案しています。 活用規模が変更された場合でも、他社とは異なる同時接続ライセンスでの料金プラン契約となっているため、より効果的に、無駄なく最適なプランが設定できます。

    ペーパーレス会議システムの主な機能

    そもそも、ペーパーレス会議システムとは、紙の資料や文書をデジタル化して会議を円滑に進めることができるように設計されたツールのことです。

    ペーパーレス会議のデメリットを解消して資料作成にかかる手間や、準備負担を軽減するための機能が多く搭載されています。

    会議の準備に活用できる機能

    • 資料のアップロード機能:会議で使用する資料データをシステムにアップロードするだけで会議参加者と資料の共有ができます。参加者に資料を配布するしたり印刷する手間が効率化されます。
    • 会議の通知機能:会議開催の案内や資料の更新時など必要に応じた通知がシステム上で可能となります。

    会議の進行をサポートする機能

    • Web会議機能:外部ツールと連携してオンライン会議を実現します。
    • チャット機能:リモート間でチャットや通話などが可能になります。
    • 会議への招待機能:ユーザー登録なしにゲストを専用URLで会議に紹介することができます。

    資料閲覧機能

    • 資料の閲覧権限の設定:蓄積したデジタル資料やオフラインでの資料閲覧権限設定が可能です。
    • 全文検索機能:キーワード入力で全てのコンテンツから簡単に検索できます。

    情報漏洩の防止機能

    • 権限設定:暗号化や時限消去、保存不可設定などで必要な時にだけ資料の配布や閲覧を制限することができます。
    • アクセス制御:IDやパスワード、指紋認証などのセキュリティ強化機能を搭載しています。

    おすすめのペーパーレス会議システム3選

    moreNOTE

    特徴

    moreNOTEは経営会議や商談など幅広いシーンで利用できるペーパーレス会議システムです。テレワーク中のオンライン会議にも使用することができます。

    ITツールの操作に慣れていない方でも簡単に資料を探すことができ、柔軟性の高い検索機能が搭載されています。

    また、セキュリティ性にも定評があり、金融機関が認めた強固なセキュリティで情報漏洩を防ぐことが可能です。

    料金

    • 初期費用:36,000円
    • 月額費用:1,200円/ID

    ※価格情報は2022年9月時点のもの

    ConforMeeting/c

    特徴

    ConforMeeting/cとはいつでもペーパーレス会議を開くことができるシステムで、通信環境が整備されていれば電話やテレビ会議システムと組み合わせて場所を選ばずペーパーレス会議が実現できます。

    直感的な操作で情報を共有することができ、PCだけでなくスマートフォンなどのマルチデバイスで会議に参加することが可能です。

    料金

    • 初期費用:要問い合わせ
    • 月額費用:要問い合わせ

    ※価格情報は2022年9月時点のもの

    MetaMoJi Share for Business

    特徴

    MetaMoJi Share for Businessは、法人向けの会議アプリケーションで手軽にペーパーレス会議を開催することができます。

    ホストが資料操作をすると、出席者にもその操作が画面共有されるため、手間なく会議を進めることが可能です。

    また、プライベートモードがあるので、自分だけの書き込みもできます。

    メモや写真、録音など1つに残せるので議事録を取る手間が省略できる点も魅力的です。

    料金

    • 初期費用:100,000円
    • 年額費用:12,000円/ライセンス

    ※価格情報は2022年9月時点のもの

    ペーパーレス会議のメリット

    会議の手間を削減

    従来の会議では、会議に使う資料や文書を印刷したり参加メンバーに配布する手間や労力がかかります。

    ペーパーレス会議であれば、資料をデジタル化できるため業務効率化を実現できます。

    また、会議の内容を録音・録画したりメモをとって議事録とすることができるため、議事録作成の手間も効率化されます。

    セキュリティを意識した会議が可能になる

    従来の会議では、会議で使用した資料は参加メンバーそれぞれが持ち帰り管理することが一般的であったために盗難や紛失といった情報漏洩のリスクがつきものでした。

    ペーパーレス会議を導入することで、資料をデジタル化してシステム上で一括管理することができるため、情報漏洩のリスクを減らすことが可能となります。

    事前の資料確認がしやすくなる

    会議で使う資料は機密性が高いため、事前に参加メンバーへ配布することが難しい場合があります。

    また、メール添付を禁止している企業も多いため、事前に資料の内容に目を通してもらうことが難しく、会議参加メンバーは会議中にホストの話を聞きながら資料の内容を頭にいれなければいけませんでした。

    しかし、ペーパーレス会議システムであればセキュリティ性が高いため、デジタル化した資料を事前に共有して目を通してもらうことが可能となります。

    資料に目を通す時間を省略して、集中して会議に参加してもらうことができるのは大きなメリットでしょう。

    資料の修正が容易になる

    デジタル化した資料であれば会議の直前でもあっても容易に修正が可能です。

    紙の資料では修正してからまた印刷する手間やコストが発生するだけでなく、修正箇所が多い場合は最悪会議の開催に間に合わなくなってしまう可能性も十分にあります。

    ペーパーレス会議であれば、印刷の手間がなく修正した資料をすぐに画面共有できるため、会議の直前でも修正が可能です。

    リモート会議が実現できる

    ペーパーレス会議はデジタルデータを共有することができるため、その場にいないメンバーに対しても資料を配布することが可能となります。

    ペーパーレス会議システム自体、または外部システムとの連携によってWeb会議を開くことができるサービスが多いためテレワークを取り入れている企業や多拠点を構える企業でも手軽にリモート会議を行うことが可能です。

    ペーパーレス会議システムの選び方

    ペーパーレス会議システムを選ぶ際は以下のポイントに注目すると良いでしょう。

    フルペーパーレス化ができるか

    ペーパーレスは資料だけに当てはまるものではありません。

    会議参加者が会議の内容や自分の資料に対してメモを取りたくなった際に、メモ機能が搭載されていないと結局紙のメモを使用したり、資料をプリントアウトしなくてはいけません。

    これではペーパーレス化のメリットは薄いので、会議の前後で紙を使う場面がなくなるようなペーパーレス会議システムを選ぶことが重要です。

    操作性に優れているか

    会議のホスト側にとって使いやすいシステムでも、参加者が操作できないシステムでは意味がありません。

    直感的に操作が可能なシステムを選び、会議の進行度に合わせて資料ページの自動送りができたり、メモやチャット機能が搭載されていると参加者にとっても扱いやすいシステムと言えるでしょう。

    メモ機能の使いやすさを確認

    ペーパーレス会議システムにおいてはメモ機能が柔軟に使えるかは重要です。

    紙の資料と同様に発表者だけでなく参加者もメモが取れるようなシステムや、全員で共有して書き込めるホワイトボードのようなメモ機能が搭載されているとより使いやすいでしょう。

    また、端末の関係で資料が見づらい場合があるため、拡大・縮小ができるシステムですと理想的です。

    柔軟な検索機能があるか

    会議の中では過去の資料を参照したい時があります。

    ペーパーレス会議システムは、過去の会議資料もシステム上に蓄積することが可能というものがあり、全文検索などの検索機能で会議中であっても簡単に資料を探すことが可能です。

    セキュリティ性

    ペーパーレス会議システムは、これまでの会議資料を一元管理できるため、外部からの不正なアクセスなどによって情報漏洩が起きる可能性があります。

    また、外部からだけでなく内部からの情報漏洩も懸念されるためセキュリティ性が高いシステムを選ぶことが重要です。

    会議の参加者ごとにアクセス権限が柔軟に設定できるものや、IPアドレス制限ができるものなど情報漏洩対策に活用できる機能が搭載されているか確認しましょう。

    外部システムと連携が可能か

    ペーパーレス会議システムは単体でWeb会議を開くことができるものもありますが、外部連携が必要なシステム多いです。

    どんなサービスと連携することができるのかを事前に確認しておきましょう。

    普段から利用しているシステムと連携可能であれば、新たにシステムを導入する手間やコストが省略されます。

    まとめ

    ペーパーレス会議について、基本的な意味やおすすめのペーパーレス会議システム、導入するメリットなどを解説しました。

    社会情勢の変化に伴い、会議の在り方も変わっていきます。

    ペーパーレス会議を取り入れることで、紙の資料をデジタル化してコスト削減やスムーズな会議開催を実現することができます。

    ペーパーレス会議の実現には、ペーパーレス会議システムの導入がおすすめですので、本記事で紹介したサービスも参考にしていただき、ぜひペーパーレス会議に取り組んでみてください。

      • qeee枠【ペーパーレス会議】

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        情報漏洩を防ぐ強固なセキュリティ

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