ペーパーレス会議のおすすめシステム15選を比較【2024年版】

幅広い業務において効率化やコスト削減を目的とした見直しが行われ、様々なITシステムの導入が進められています。

多くの企業で日常的に行われている「会議」についても変化が生じており、「ペーパーレス会議」という新しい手法が注目されているのをご存知でしょうか。

本記事ではペーパーレス会議とはどんな会議なのか、メリットやおすすめのペーパーレス会議システムなど幅広く解説しますので参考にしてください。

ペーパーレス会議とは?

ペーパーレス会議とは、従来の会議で使用していた紙の文書や資料をデジタル化して、PCやタブレットで共有した上で会議を実施することを指します。

ペーパーレス会議はプロジェクターや大きいディスプレイがあればテレビ会議、Web会議として実施される場合もあります。

毎回行われる会議で紙の資料を作成していると、コストがかさみますし、資料を保管しておくスペースも有限のため手間がかかります。

ペーパーレス会議を実施するためには、ペーパーレス会議システムという専用ツールを使用するのが一般的となっており、このシステムを利用することで、タブレットやPCから資料を共有したり、画面同期など利便性の高い使い方が可能となります。

ペーパーレス会議システムの主な機能

そもそも、ペーパーレス会議システムとは、紙の資料や文書をデジタル化して会議を円滑に進めることができるように設計されたツールのことです。

ペーパーレス会議のデメリットを解消して資料作成にかかる手間や、準備負担を軽減するための機能が多く搭載されています。

おすすめのペーパーレス会議システム7選

スマートセッション

特徴

スマートセッションとは、日本インフォメーション株式会社が運営しているペーパーレス会議システムで、誰でも直感的に操作できる操作性に優れたサービスです。

ペーパーレスによるコスト削減や資料保管スペースの節約などDX推進を進めたいと考えている企業の第一歩としてペーパーレス会議を実現します。

ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の「ISO27001」の拡張認証である「ISO27017」クラウドセキュリティ認証を取得しているので、セキュリティ対策もしっかりとされており、情報漏洩リスクは低いでしょう。

会議はもちろん、面接や商談、研修など幅広いシーンで活用することができます。

料金

• クラウド版基本プラン：初期費用50,000円〜/月額利用料金30,000円〜
• サブスクリプション版：要問い合わせ
• オンプレミス版：要問い合わせ
• 無料トライアル：30日間

※価格情報は2022年9月時点のもの

moreNOTE

特徴

moreNOTEは経営会議や商談など幅広いシーンで利用できるペーパーレス会議システムです。テレワーク中のオンライン会議にも使用することができます。

ITツールの操作に慣れていない方でも簡単に資料を探すことができ、柔軟性の高い検索機能が搭載されています。

また、セキュリティ性にも定評があり、金融機関が認めた強固なセキュリティで情報漏洩を防ぐことが可能です。

料金

• 初期費用：36,000円
• 月額費用：1,200円/ID

※価格情報は2022年9月時点のもの

ConforMeeting/c

特徴

ConforMeeting/cとはいつでもペーパーレス会議を開くことができるシステムで、通信環境が整備されていれば電話やテレビ会議システムと組み合わせて場所を選ばずペーパーレス会議が実現できます。

直感的な操作で情報を共有することができ、PCだけでなくスマートフォンなどのマルチデバイスで会議に参加することが可能です。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：要問い合わせ

※価格情報は2022年9月時点のもの

MetaMoJi Share for Business

特徴

MetaMoJi Share for Businessは、法人向けの会議アプリケーションで手軽にペーパーレス会議を開催することができます。

ホストが資料操作をすると、出席者にもその操作が画面共有されるため、手間なく会議を進めることが可能です。

また、プライベートモードがあるので、自分だけの書き込みもできます。

メモや写真、録音など1つに残せるので議事録を取る手間が省略できる点も魅力的です。

料金

• 初期費用：100,000円
• 年額費用：12,000円/ライセンス

※価格情報は2022年9月時点のもの

LiveOnPaperless

特徴

LiveOnPaperlessは、Web会議システム「LiveOn」に付随するサービスであり、リモートワークやWeb会議の機会が多い企業に特におすすめのツールです。

閲覧・ページの拡大縮小・メモ編集などを簡単にスマートデバイスで行えるため、その手軽さと操作性が評判を呼んでいます。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 年額費用：要問い合わせ

※価格情報は2022年12月時点のもの

SmartDiscussion

特徴

SmartDiscussionは、企業向け・官公庁向けの2つのラインアップが用意されており、操作性が魅力的なペーパーレス会議システムです。

利用者向けに操作研修を行ってくれるなど、トータルでのサポート力を強みとしています。

Zoom連携機能・ホワイトボード同時書込機能などが充実しており、誰もが簡単にペーパーレス会議に移行できるようなシステムに構築されています。

ライセンス体系も柔軟なので、コストを削減したい際にも最適です。

料金

• 初期費用：9,000円
• 年額費用：要問い合わせ

※価格情報は2022年12月時点のもの

ECO Meeting

特徴

ECO Meetingは、タブレットを利用して直感的に会議を行えます。

プレゼンターの画面を共有しつつ、手元の資料を見ながらプレゼンテーションを行えるなど便利な機能が装備されており、大学・教授会・企業の営業会議・病院の理事会・役員会議・株主総会など幅広いシーンで活躍しています。

個体認証・アクセス制限・サーバーセキュリティ機能・多要素認証など、セキュリティ対策が万全なのも嬉しいポイントです。

料金

• 初期費用：1,000円〜
• 年額費用：50,000円

※価格情報は2022年12月時点のもの

WisebookONE

特徴

WisebookONEとは、社内外への共有も簡単に行える、デジタルブッククラウドサービスです。

紙ベースでの作業は非効率ですが、それらの効率改善・コスト削減を実現してくれます。

社内文書の共有なども柔軟に行えるのも嬉しいポイントです。

料金

• 初期費用：9,000円
• 月額費用：6,380円～

※価格情報は2023年6月時点のもの

moreNOTE(モアノート)

特徴

moreNOTE(モアノート)は、経営会議・ミーティング・商談など、あらゆるシーンで利用できる、ペーパレス会議システムです。

操作性の高さが魅力で、資料にすぐアクセスでき、金融機関が認めたセキュリティ機能がしっかりと情報漏洩を防止してくれます。

テレワーク中のオンライン会議にも最適です。

料金

• 初期費用：36,000円
• 月額費用：1,200円～

※価格情報は2023年6月時点のもの

Nasdaq Boardvantage

特徴

Nasdaq Boardvantageとは、NASDAQ証券取引所が提供する、取締役員や経営者のためのペーパーレス会議システムです。

移動の多い役職にも適応できるよう、遠隔での会議参加・契約書の電子署名・チャット機能など便利な機能が盛りだくさんです。

オンラインとオフラインで変わりなく作業できる点も人気の秘訣です。

料金

• 初期費用：25万円
• 月額費用：7,340円～

※価格情報は2023年6月時点のもの

POLY G7500

特徴

POLY G7500は、企業のウェブ会議をシームレスで連携できるネットワークシステムです。

POLY G7500を導入すれば、メインのウェブカメラ・端末・マイクなど、円滑なウェブ会議がスピーディに行えるので、ストレスのない業務が実現できます。

操作性のよさが魅力で、機能性・操作性の良さが持ち味です。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：要問い合わせ

※価格情報は2023年6月時点のもの

ActivewebPresentation

特徴

ActivewebPresentation（アクティブウェブプレゼンテーション）は、マルチOS・マルチ端末に対応しており、簡単に会議やセミナー・パネルディスカッション・研修会などを行うことができます。

オプションとして、投票機能など便利な機能も搭載されており、参加者の意見を簡単にグラフ化することもできます。

使い方はシンプルで、セキュリティ面も安心です。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：要問い合わせ

※価格情報は2023年6月時点のもの

スマートセッション

特徴

スマートセッションは、会議に伴うトータルコスト削減が可能なペーパーレス会議システムです。

操作性・柔軟性・セキュリティに長けており、便利な機能が充実しています。

数人で同時に書き込める「共同メモ」、会議室に入室した時参照できる「オンライン専用モード」など、ペーパーレス会議のスマート化が実現されます。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：要問い合わせ

※価格情報は2023年6月時点のもの

TIMO Meeting

特徴

TIMO Meetingは、会議プロセスのデジタル化・自動化によって会議運営を効率化できるツールです。

AI文字起こし・要約機能・議事録作成・ToDo管理まで対応しており、会議中は重要なアジェンダの議論に集中できるよう構築されており、会議の質向上にもってこいです。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：要問い合わせ

※価格情報は2023年6月時点のもの

RICOH Smart Presenter

特徴

RICOH Smart Presenterは、国際会議等で利用される信頼性とシンプルな操作が魅力的なサービスです。

会議参加者を限定したり、グループに権限を設定できたりなど、セキュリティの柔軟性にも定評があり、外出先で、iPad・iPhoneだけで利用できる点も非常に優秀です。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：要問い合わせ

※価格情報は2023年6月時点のもの

ペーパーレス会議のメリット

会議の手間を削減

従来の会議では、会議に使う資料や文書を印刷したり参加メンバーに配布する手間や労力がかかります。

ペーパーレス会議であれば、資料をデジタル化できるため業務効率化を実現できます。

また、会議の内容を録音・録画したりメモをとって議事録とすることができるため、議事録作成の手間も効率化されます。

セキュリティを意識した会議が可能になる

従来の会議では、会議で使用した資料は参加メンバーそれぞれが持ち帰り管理することが一般的であったために盗難や紛失といった情報漏洩のリスクがつきものでした。

ペーパーレス会議を導入することで、資料をデジタル化してシステム上で一括管理することができるため、情報漏洩のリスクを減らすことが可能となります。

事前の資料確認がしやすくなる

会議で使う資料は機密性が高いため、事前に参加メンバーへ配布することが難しい場合があります。

また、メール添付を禁止している企業も多いため、事前に資料の内容に目を通してもらうことが難しく、会議参加メンバーは会議中にホストの話を聞きながら資料の内容を頭にいれなければいけませんでした。

しかし、ペーパーレス会議システムであればセキュリティ性が高いため、デジタル化した資料を事前に共有して目を通してもらうことが可能となります。

資料に目を通す時間を省略して、集中して会議に参加してもらうことができるのは大きなメリットでしょう。

資料の修正が容易になる

デジタル化した資料であれば会議の直前でもあっても容易に修正が可能です。

紙の資料では修正してからまた印刷する手間やコストが発生するだけでなく、修正箇所が多い場合は最悪会議の開催に間に合わなくなってしまう可能性も十分にあります。

ペーパーレス会議であれば、印刷の手間がなく修正した資料をすぐに画面共有できるため、会議の直前でも修正が可能です。

リモート会議が実現できる

ペーパーレス会議はデジタルデータを共有することができるため、その場にいないメンバーに対しても資料を配布することが可能となります。

ペーパーレス会議システム自体、または外部システムとの連携によってWeb会議を開くことができるサービスが多いためテレワークを取り入れている企業や多拠点を構える企業でも手軽にリモート会議を行うことが可能です。

ペーパーレス会議システムの選び方

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は以下のポイントに注目すると良いでしょう。

フルペーパーレス化ができるか

ペーパーレスは資料だけに当てはまるものではありません。

会議参加者が会議の内容や自分の資料に対してメモを取りたくなった際に、メモ機能が搭載されていないと結局紙のメモを使用したり、資料をプリントアウトしなくてはいけません。

これではペーパーレス化のメリットは薄いので、会議の前後で紙を使う場面がなくなるようなペーパーレス会議システムを選ぶことが重要です。