メリットが多いペーパーレス会議システムですが、いくつかデメリットも考えられます。
導入を検討しているなら、基本的な知識をチェックしておきましょう。
この記事では、ペーパーレス会議システムのメリットとデメリットをまとめました。
ペーパーレス会議を成功させるコツや、選び方のポイントとあわせて紹介します。
ペーパーレス会議システムのメリット
ペーパーレス会議システムを導入するメリットを解説しましょう。
コスト削減と環境負荷の軽減
ペーパーレス会議なら紙の資料が必要ありません。
紙代や印刷代、廃棄費用が不要になり、大幅なコストカットが可能です。
森林伐採や紙の焼却によるCO2排出などの、環境負荷軽減にもつながります。
さらに保管する必要がないため、オフィスのスペースも有効に活用できるでしょう。
時間と効率の向上
資料の作成にかかる手間と時間を減らせるのが、ペーパーレス会議のメリットです。
作成した資料は共有して閲覧できるため、印刷や配布が不要。
修正も簡単にできるので間違いがあってもすぐに対応できます。
会議の準備にかかる時間と手間を軽減して、業務効率化に役立ててください。
リモートワークやグローバルチームへの適用
WEB環境さえあればリアルタイムで資料を共有できます。
リモートワークやグローバルチームへの適用が可能です。
WEB会議システムと連携できるペーパーレス会議システムもあり、両方の機能をあわせて使用できます。
場所に関係なく資料を確認しながらWEB会議に参加できるため、さまざまな働き方に対応できるでしょう。
ペーパーレス会議システムのデメリット
ペーパーレス会議システムのデメリットをまとめました。
情報漏洩とセキュリティのリスク
紙の会議と違い、紛失や盗難のリスクが少ないのがペーパーレス会議システムのメリットです。
一方でWEB環境を使用することで、情報漏えいやセキュリティリスクも考えられます。
アクセス制限などのセキュリティ機能を活用する、セキュリティ教育をおこなうなどの対策が必要です。
会議の非対面性によるコミュニケーションの制約
WEB会議システムとの連携で会議をリモート化した場合、参加者の表情や雰囲気が伝わりにくいといったデメリットがあります。
コミュニケーションに制約が生まれ、話が噛み合わない可能性があるでしょう。
WEB会議に参加する人数が多い場合、発言がかぶったり聞き取れなかったりするケースもあります。
システムの障害やトラブルへの対応困難性
システム障害や回線の乱れなどのトラブルが発生すると、会議が実施できません。
会議が中断されたときの対応を決めておく必要があるでしょう。
回線速度が不十分な場合も画像や音声の乱れが発生するので、対策が必要です。
ペーパーレス会議を成功させるには
ペーパーレス会議を成功させるためのコツを解説しましょう。
事前の準備とリハーサル
まずはペーパーレス会議システムを導入するための準備を整えます。
従業員に導入することを説明して、自社にあったペーパー会議システムを選定しましょう。
スムーズに進行できるように、リハーサルをおこなうことが重要です。
ツールの適切な活用
初めてツールを使用する場合、機能や使い方を把握しておく必要があります。
トラブルの発生に対応できるように、準備しておくことが重要です。
システム導入時の操作研修など、サポートが利用できるペーパーレス会議システムもあるので、ぜひチェックしてください。
コミュニケーションと参加者のサポート
参加者にペーパーレス会議の導入目的を説明しましょう。
端末の操作がわからない参加者がいればサポートします。
コミュニケーションがとりやすいように、小規模のペーパーレス会議からはじめるのがおすすめです
ペーパーレス会議システムを選ぶ時のポイント
ペーパーレス会議システムを選ぶときの、ポイントをまとめました。
機能の充実度
自社に必要な機能が備わっている、ペーパーレス会議システムを選びましょう。
一方で多機能なほど費用が高い傾向があるので、コストを抑えたいなら機能の数を絞ることも重要です。
WEB会議システムなど、その他のツールとの互換性もあわせて確認してください。
ユーザビリティ
操作性の高いペーパーレス会議システムなら、スムーズに使用できます。
発表者と参加者側でのユーザビリティーを、それぞれ確認しておきましょう。
無料トライアルで実際に試してから導入するのがおすすめです。
セキュリティとプライバシー
重要な資料や個人情報を取り扱うWEB会議システムでは、セキュリティやプライバシーへの対策が求められます。
情報漏えいを防ぐためにはデータの暗号化機能が必要です。
アクセス制限やログの監視、閲覧期間管理といった機能が備わっているかも、あわせて確認しましょう。
ペーパーレス会議のメリットとデメリットをチェック
コスト削減や時間と効率の向上がペーパーレス会議のメリットです。
一方で情報漏洩やシステムの障害などのデメリットがあるので、対策を行ってください。
成功させるコツや選ぶ際のポイントも紹介したので、ペーパーレス会議システムの導入に役立てましょう。
