ペーパーレス会議についてのよくある疑問

A.ペーパーレス会議のメリットと効果を解説します。
【生産性の向上】
ペーパーレス会議なら資料の印刷や配布が必要ありません。
作成した資料を共有フォルダにアップロードするだけで、共有できます。
さらに資料にミスがあれば簡単に修正が可能です。
資料の準備や運用にかかる時間と手間を大幅に削減でき、生産性の向上につなげます。
【コスト削減効果】
ペーパーレス会議なら紙や印刷、廃棄にかかる費用が不要です。
さらにファイリングや保管にかかるコストも削減できるでしょう。
【ファイル管理の効率化】
資料をデータとして管理できるため、保管スペースが必要ありません。
管理がしやすく、さらに検索によって必要な資料がすぐに見つかるのがメリットです。
参加者の所有する資料の盗難・紛失リスクも減らせます。
ネット環境があればファイルを簡単に共有できるので、リモートワークでのWEB会議にも役立つでしょう。

A.ペーパーレス会議を運用する前に、決めておくべきことをまとめました。
【会議の進行方法と役割分担】
ペーパーレス会議の進行を、シミュレーションしておきましょう。
進行方法や流れ、システムの使い方、メンバーでの役割分担を明確にしておきます。
スムーズに運用できるように、準備を整えておくことが重要です。
【ドキュメント管理と共有ルール】
ペーパー会議を行う前に最新の資料を共有します。
参加者が使用する端末にあわせて、フォントや資料の大きさを調整してください。
資料の取り扱いや閲覧方法に関する共有ルールも、あらかじめ決めておきましょう。
【セキュリティとプライバシーの確保】
セキュリティ機能が備わったペーパーレス会議を選ぶことが重要です。
アクセス制限や閲覧期間の管理、ログの監視といった機能があるか、確認しておきましょう。
機密性が高いデータや個人情報は、とくに慎重に管理してください。

A.ペーパーレス会議を運用する際に、発生する可能性がある課題を紹介します。
【技術的な問題とトラブルシューティング】
ペーパーレス会議の最中に、技術的な問題が発生するケースです。
システムや機器の使いこなせてない、環境が整っていないなどの理由で、発生することがあります。
トラブルシューティングのためにも基本的な知識が必要です。
【コミュニケーションの欠如や混乱】
画面に注目することによる、コミュニケーションの欠如が予想されます。
急激な方法の変化によって、混乱を招くケースもあるでしょう。
【参加者のデジタルリテラシーと教育の必要性】
ペーパーレス会議の参加者には、デジタル技術への理解が求められます。
端末やシステムの操作に不慣れな場合、資料をうまく閲覧できません。
基本的な知識や技術を習得できるように、運用前のデジタルリテラシー教育が求められます。
【セキュリティとプライバシーのリスク】
ペーパーレス会議では、セキュリティとプライバシーのリスクへの注意が必要です。
安全に運用するために、データの流出や編集・削除を防ぐ対策が求められます。
アクセス制限や操作制限が備わった、ペーパーレス会議システムを選びましょう。

A.ペーパーレス会議の運用実例を紹介します。
【実例①アサヒグループホールディング株式会社】
ペーパーレス役員会議システムを導入することで資料が見やすくなり、議論に集中できるようになりました。
海外からのテレビ会議にも活用されており、海外展開の助けになっています。
【実例②福井県議会】
ペーパーレス化の取り組みとして、ペーパーレス会議システムを導入。
資料の即時配布や検索など利便性の向上、コストの削減を実現させた運用事例です。
【実例③奈良女子大学附属中等教育学校】
タブレット端末を活用したグループ学習に役立てています。
作成された課題を手軽に共有でき、さらに授業中のメモを保存して次の授業で活用するといったことを可能にしました。

A.ペーパーレス会議システムのタイプと、それぞれの機能を紹介しましょう。
【ビデオ会議に優れたシステム】
オンラインでのビデオ会議におすすめな、ペーパーレス会議システムです。
2画面表示やビデオ通話、ホワイトボード、ビデオ通話といった機能を備えています。
ビデオ通話機能があれば、WEB会議システムと連携する必要がありません。
2画面表示を活用することで、片方に資料を、片方に発表者の顔を表示するといった使い方もできるでしょう。
【ドキュメント共有に優れたシステム】

資料の表示や共有に特化しており、優れた検索機能が備わっています。
PDFへの変換やファイルの一括ダウンロードなどの機能があるものが多く、資料のデジタル化や共有が迅速に行えるのがメリットです。
文書内検索や全ファイル横断検索などの機能があれば、必要な情報をすぐに見つけだせます。
ユーザーごとのアクセス制限や公開期間の限定など、セキュリティ面に優れたペーパーレス会議システムも多いです。

A.ペーパーレス会議システムの価格相場を、種類別にまとめました。
【ライセンスベースの価格】
ライセンスベースとは、ライセンス料金を支払って利用するタイプのペーパーレス会議システムです。
主にクラウドタイプの支払い方法として取り入れられています。
1ライセンスあたりの価格が決まっており、1ユーザーにつき月に500～2,000円が相場です。
別途で初期費用がかかることもあるので、選ぶ際は詳しい価格をチェックしておきましょう。
【クラウドベースの価格】
サーバー上のサービスを利用するクラウド型のペーパーレス会議システムなら、費用を抑えて導入できます。
プランによっても異なりますが、初期費用は0円～10万円、月額料金は1,500円～10万円が相場です。
無料トライアルで試せるペーパーレス会議システムもあります。
【オンプレミスベースの価格】
自社のサーバーにシステムを構築します。
初期費用は高額でメンテナンスも必要ですが、カスタマイズ性が高いのがメリットです。
規模によって価格が大きく異なり、数十万から数百万円ほどかかるでしょう。

A.ペーパーレス会議システムの導入費用を、抑えるコツを紹介します。
【プランの比較と選択】
多くのペーパーレス会議システムでは、複数のプランを用意しています。
利用規模にあわせたプランを選択することが重要です。
利用できるデータ容量やライセンス数で価格は異なります。
複数のペーパーレス会議システムサービスから見積もりをとって、比較するのがおすすめです。
【ユーザー数の最適化】
ペーパーレス会議システムでは、ユーザー数が多いほど価格が高くなるのが一般的です。
必要最低限のユーザー数に絞ることで、コストを抑えて利用できます。
一方で必要なユーザー数に満たないと意味がないので、最適化が必要です。
導入後にライセンス数が変更できるペーパーレス会議システムなら、ユーザー数の変動にも柔軟に対応できるでしょう。
【クラウドストレージの活用】
無料で使えるペーパーレス会議システムや、クラウドストレージを活用します。
たとえばGoogleドキュメントを活用すれば、資料を簡単に共有できるでしょう。
ただし、このような無料ツールは機能が不十分なので、スムーズに会議が行えない可能性があります。

A.ペーパーレス会議システムの基本的な機能をまとめました。
【ペーパーレス会議システムの機能①ドキュメント管理と共有】
ペーパーレス会議システムの基本機能である、ドキュメント管理と共有を紹介します。
・ファイルのアップロードと共有
資料などファイルをアップロードして共有する機能です。
メンバーにまとめて配布できて素早く閲覧できます。
アクセスできるユーザーを資料単位で設定できるため、第三者に見られる心配もありません。
・バージョン管理と履歴の追跡
編集状況や利用状況の履歴を保存できます。
不正な編集などがないか確認でき、誤った操作の責任の所在を明らかにすることが可能です。
・ドキュメントの検索と整理
保存した資料を、資料名や議事録名で検索できる機能です。
ファイル名変更やドラック操作による移動など、わかりやすく整理できる機能が備わっています。
【ペーパーレス会議システムの機能②ビデオ・オーディオ会議機能】
ペーパーレス会議システムに備わっている、ビデオ・オーディオ会議に関する機能をまとめました。
・リアルタイムのビデオ会議
一部のペーパーレス会議システムでは、WEB会議システムとの連携が可能です。
資料を共有しながら、リアルタイムでビデオ会議が行えます。
ビデオ会議機能が備わったペーパーレス会議システムもあるので、あわせてチェックしてください。
・デスクトップや画面共有
参加者とデスクトップと画面を共有できます。
書き込みやページめくりなどの操作を、参加者の端末に反映できるのが特徴です。
異なる資料を並べて表示する、2画面モードが備わっているペーパーレス会議システムもあります。
・チャットやメッセージ
チャットやメッセージなど、コミュニケーション機能が備わったペーパーレス会議システムは多いです。
ホワイトボード機能があれば、参加者全員でメモ書きを共有できます。
【ペーパーレス会議システムの機能③スケジュールと予定管理】
スケジュールと予定に関する、ペーパーレス会議システムの機能を紹介します。
・会議のスケジュール設定と招待送付
会議のタイムスケジュールを設定する機能です。
実際の進行状況と比較しながら会議を進められるでしょう。
さらにゲスト参加者などに、招待通知を送る機能を備えているケースもあります。
・カレンダーとの連携
会議資料をカレンダー形式で表示できる機能です。
スケジュール管理機能を備えたツールと連携できるペーパーレス会議システムもあるので、ぜひチェックしてください。
【ペーパーレス会議システムの機能④コラボレーションとワークフロー】
コラボレーションとワークフロー機能がある、ペーパーレス会議システムの機能をまとめました。
・コメントやフィードバックの共有
資料に関するコメントや、会議のフィードバックを共有する機能です。
会議に関する個人の意見を全体で共有できます。
・タスクの割り当てと進捗管理
タスクの割り当てや進捗管理ができるシステムと、連携が可能なペーパーレス会議システムもあります。
会議の準備などの進捗管理に役立ててください。
・チーム内のコラボレーションツールとの連携
情報共有やスケジュール、コミュニケーションなどの機能を備えたツールとの連携です。
連携できるツールはペーパーレス会議システムによって異なります。
チーム内で使用しているコラボレーションツールに対応しているか、あらかじめチェックしておきましょう。