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中小企業では、どのようにして給与計算を効率化したらよいかわからないという方もいるでしょう。
本記事では、中小企業ならではの給与計算の効率化について説明します。
おすすめの類似給与計算ツール
給与明細のWeb化で業務効率化： Pay-Look
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| 月額費用 | 5,500円+55円×人数 | 無料トライアル | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円 | 取り込み方法 | CSV取り込み |
他社メーカーの給与計算ソフトや給与明細ソフトとは異なり、「給与データ(CSV形式)を取り込み、Web給与明細を作成する」機能に特化しています。
操作がとってもシンプル
Web給与明細を発行するには、給与データ(CSV形式)を取り込むだけです。従来の紙のものと比べて、時間も労力も大幅にカットできます。もちろん再発行業務も一瞬でできます。 Web上で給与明細を発行するため、紙代、印字代、発送代、仕分けなどの物理的、属人的問題から解放されます。
紛失リスク軽減
作成した給与明細のデータはクラウド上に保存されるため、管理にかかる手間はもちろん、紛失、盗難というリスクも防止することができます。
セキュリティ面も安心
給与明細という従業員のプライバシーに関わる個人情報を扱うPay-Lookでは、従業員それぞれが固有のIDやパスワードを使ってログインするため不正にアクセスされる心配がありません。 PDF化した給与明細はパスワードを設定することもできるのでさらに強固なセキュリティ体制のもと管理することができます。
類似サービス： freee人事労務
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| 料金 | 年額23,760円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 0円 | 最低導入期間 | 1ヶ月〜 |
freee人事労務とは、freee株式会社が運営している人事・労務業務の一元管理を可能とするクラウドツールです。 年末調整や勤怠管理、給与計算機能といった労務業務を一元化することができます。
あらゆる人事情報を一元化
従来のシステムでは、業務やシステムごとにバラバラになってしまった人事情報が、freee人事労務を導入することで一元管理できるようになります。 入退社処理や身上変更によって蓄積された従業員データを勤怠申請や給与計算など、幅広い業務に活用して業務効率化を実現します。
幅広い業務をペーパーレス化
freee人事労務は、勤怠から給与計算、年末調整まで、幅広い業務のペーパーレス化を実現します。 紙でやりとりしていたものがオンラインで完結するようになるため、ペーパーレス化によるコストカットが期待できます。
業務の抜け漏れを防止
freee人事労務にはアラート機能が搭載されており、タスクを登録しておくことで抜け漏れをゼロにすることができます。 アラート通知がされることで、やるべきことが可視化されるだけでなく、イレギュラーな業務が発生した場合もfreeeがお知らせしてくれるため安心です。
中小企業が抱える給与計算の悩み
中小企業における給与計算の課題を明確にし、効率化の必要性を考えましょう。
業務が属人化する
少人数の職員で会社を切り盛りしていることの多い中小企業では、給与計算を社員1名に任せる傾向が高いです。
1名のみが給与計算担当の場合、その職員のスキルアップは図れます。
しかし、急病などでその社員が欠席した場合に問題が浮上します。
欠勤が連続してしまうと給与計算が止まってしまうため、給金の未払いにまで発展する可能性があるでしょう。
ミスが発生しやすくなる
給与計算担当者が1名で、当人のみで業務の確認作業を行う場合が、ミスの発生しやすい環境です。
業務上のミスを予防するには、二重チェックの体制が不可欠です。
金銭を扱う業務を全て個人に任せるのは、給与の振り込みミスや不正防止の観点からもよろしくありません。
繁忙期における人手不足
常時でさえ業務の進行にひっ迫傾向のある中小企業では、繁盛期の人材不足が深刻です。
通常の業務なら雇用して人員を補えば良いですが、給与計算の作業に当たる職員には専門知識が必要です。
現在人事や労務業界では、慢性的な人手不足に陥っています。
給与計算のスキルを持つ人材は貴重なため、大手企業との争奪に勝てず雇用が困難なのが現状です。
中小企業が行う給与計算効率化にはどのような手段がある？
中小企業の給与計算における問題点を解消するため、業務の効率化をおすすめします。
給与計算を外注する
自社内で給与計算を行うということは、その担当職員のみが社内全員の給与を把握しているという状態です。
中には個人情報を給与担当に握られていると感じ、要らぬ不信感を抱く職員も存在します。
そこで外部に給与計算を委託することにより、社内の人事労務職員が他社員の給与を知ることはなくなります。
給与担当職員も、社員全ての個人データを秘匿するストレスから解放されます。
給与計算システムを導入する
給与計算は自社内に関する事なので、他の業務と異なり利益が生まれることはありません。
システムに給与計算を任せ、職員は収益性のある業務に専念させましょう。
それにより作業が効率化し、会社の利益上昇が見通せます。
自社リソースで行う
外注やシステムに頼らず、自社で人的資源を確保する方法です。
アウトソーシングを行うと、初期費用や月額費用が発生し、情報流出の危険性も高まります。
雇用による人材確保が困難な場合、自社で適正のある職員を教育し給与計算担当を増やす手法もあります。
給与計算を効率化する手段の選択方法
給与計算を効率化する手段の選択方法について2つ紹介します。
効率化したい業務内容から考える
給与計算にかかわるすべてを効率化するのではなく、効率化したい業務の優先度を考えましょう。
一度にすべてを改善しようとすれば、コストや時間が膨大になってしまうため、現実的ではありません。
そのため、業務の規模や費用対効果を元に改善の必要性があるか検討する必要があります。
企業規模から考える
給与計算を効率化したい場合、システムの機能やプランが自社の社員数や雇用形態など企業の規模に適しているかを確認しましょう。
数百人規模であれば、柔軟にカスタマイズができる自由度の高いERP型が適切な場合もあります。
またベンチャー企業である場合は、コストを抑えつつ、組織の成長に合わせてさまざまなシステムとの連携を強める方がよい場合もあります。
中小企業におすすめの給与計算サービス・システム
中小企業におすすめの給与試算サービス・システムを3つ紹介します。
freee人事労務
まずお勧めするのは、クラウド会計サービスとして高い知名度を誇る「freee 人事労務」です。
勤怠管理や給与計算などさまざまな業務をシステム一つで効率化できます。
スタートアップから中小以上まで企業規模に合わせたプランが提供されているため、業種規模問わず使いやすいです。
フリーウェイ給与計算
「フリーウェイ給与計算」は、コストパフォーマンスの良さが魅力的な給与計算ソフトです。
5名まで無料で使用でき、6名以上から月額1,980円で人数無制限で利用できるのにもかかわらず、給与計算に関するさまざまな業務の効率化を実現できます。
そのため、コストを抑えて業務の効率化を図りたい中小企業にもおすすめです。
マネーフォワード クラウド給与
「マネーフォワード クラウド給与」は、業界最多クラスの連携サービスを誇る給与計算ソフトです。
勤怠管理や経理などのマネーフォワードが提供するシステムとの連携ができるほか、外部のツールとも連携できる点が魅力です。
年末調整や帳票の出力まですべてWeb上で簡潔可能であるため、給与計算の効率化を実現できるでしょう。
中小企業は、給与計算システム・サービスをうまく活用して業務の効率化を図ろう
中小企業では、人手不足が原因で給与計算の属人化や少人数体制によるヒューマンエラーが多発しています。
給与に関する計算を正しく行わなければ、振込金額が合わないなどの事態に陥ることもあるでしょう。
そのため、給与計算システム・サービスの利用を検討してみてください。
ただやみくもに導入するのではなく、自社の規模やニーズに応じて選定するようにしましょう。
