給与計算時の注意点は?

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企業において社員の給与計算は、必須業務の一つです。

給与計算について、「どうやって行うかわからない」「注意すべきポイントがあれば知りたい」という方もいるでしょう。

本記事では、給与計算における注意点や流れについて解説します。

また、給与計算に求められることについても触れていきます。

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給与計算時の注意点

給与計算をする際は、以下のことに注意しましょう。

・情報漏洩のリスク
・計算ミスから生じるリスク

それぞれ詳しく見ていきましょう。

情報漏洩のリスク

給与計算を行う際、社員のさまざまな個人情報を扱うことになります。

国土交通省によると、個人情報を扱う企業はすべて個人情報保護法が適用されます。

個人情報が漏洩してしまえば、損害賠償が発生するだけでなく、取引先などからの社会的信用の低下にもつながるでしょう。

また、社員の個人情報を漏洩させた場合は、個人情報保護法では「1年以下の懲役、または50万円以下の罰金」が課せられます。

そのため、情報が漏洩しないために適切な管理を行う必要があります。

出典:国土交通省「すべての事業者に 個人情報保護法が適用されます」
個人情報保護委員会「個人情報取扱事業者等が個人情報保護法に違反した場合、どのような措置が採られるのですか」

計算ミスから生まれるリスク

給与計算は、所得税や住民税など各種税金の計算も行います。

そのためミスが生じれば、税務署等の調査で後から数年分の請求が一気に押し寄せたり、追加徴税などの罰則が与えられる可能性があるでしょう。

そのため、計算ミスを起こさないように常に集中して業務を遂行していく必要があります。

給与計算の流れ

給与計算は、以下の流れで行われます。

1.総支給額の算出
2.控除額の算出
3.手取り額の算出

流れについて詳しく解説します。

総支給額の算出

まずは、総支給額の計算を行います。

総支給額は、以下の式で算出可能です。

基本給+時間外手当+各種手当=総支給額

総支給額を計算するために必要な項目の説明は、それぞれ以下になります。

勤務時間

シフト表やタイムカードから勤務時間を算出します。その際、「残業」と「休日労働」について注意深く確認します。

残業には、「法定時間外残業」と「法定時間内残業」の2種類が存在し、とくに前者に対しては割増賃金を支払う必要があるでしょう。

また、就業規則で日曜日が法定休日とされている場合は、土曜日は「法定外休日」となり、割増賃金が発生しない場合があるため、覚えておきましょう。

時間外手当

時間外手当は、「労働時間 × 1時間あたりの賃金 × 割増率」から計算します。

労働時間は、残業や休日出勤、夜勤などで働いた時間であり、1時間当たりの賃金は「(月給)÷(1か月の平均所定労働時間)」から計算します。

また、割増率については残業・夜勤で25%以上、月60時間以上の残業で50%以上、休日労働で35%となります。

各種手当

社員は、基本給とは別で交通費や皆勤手当てなども含まれる可能性があります。

これらの手当てについては、計算方法が就業規則にあるため、よく目を通しておきましょう。

控除額の算出

控除額は、住民税+社会保険料+源泉所得税+その他控除で算出します。

控除額は、税金と社会保険料を指し、社員の給与から天引きして企業が代理で期間に納税する仕組みです。

それぞれ算出方法があるため、確認しておきましょう。

手取額の算出

最後に、手取り額の算出を行います。

手取り額は、以下の計算方法で算出可能です。

手取り額 = 総支給額-控除額

手取り額を社員の口座に振込み、計算の詳細を記載した給与明細を配布すれば、業務は終了です。

給与計算担当者に求められるもの

給与計算担当者には、以下のことが求められます。

・業務遂行の正確性
・給与計算に関わる法律などの専門知識

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務遂行の正確性

給与計算では、少しのミスが情報漏洩やペナルティ発生の原因となるため、業務遂行の正確性が求められます。

情報が漏洩した場合、企業の信頼低下や損害賠償などが発生してしまう可能性があります。

また、ミス一つで追加徴税などが課せられるため、注意深く業務に取り組まなければなりません。

給与計算に関わる法律などの専門知識

給与計算には、法定時間外残業や割増賃金率など法律にかかわる専門的な知識が多数求められます。

法律について適切に理解せず、給与計算を行っていると法律に違反してしまい、罰則が課せられてしまうこともあるでしょう。

そのため、給与計算担当者は、給与計算にかかわる法律などの専門知識を保有している必要があります。

注意点について理解し、給与計算を正確に行う

給与計算では一つのミスが、個人情報の漏洩や罰則を引き起こしてしまいます。

そのため、担当者は常に注意深く業務に遂行していくことが求められるでしょう。

また、給与計算にかかわる法律が多くあるため、担当者は理解して正確な給与計算を行う必要があります。

給与計算に関する注意点について、適切に理解して正しい方法で給与計算を行うようにしましょう。

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