人事考課表の書き方を徹底解説!職種別の例文もまとめて紹介

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そもそも人事考課とは?

人事考課とは人事制度の1つで、従業員査定のことを指します。

従業員の働きぶりや業務に対する意欲などを一定の基準で評価することで賞与や給与への反映、昇給などに反映する制度です。人事考課には人事考課表(人事評価シート)を用います。

企業によってその頻度は違いますが、多くは半年に1回か1年に1回程度で行われ、経営層や管理職だけでなく従業員にも人事考課表を記入してもらいます。

人事評価との違い

人事考課という言葉に耳馴染みがないという方も人事評価と聞けば内容を理解できるのではないでしょうか。

人事考課と人事評価は、ほぼ同意語として捉えることができ、厳格に言えば人事評価の方が広い意味で用いられることがあるというくらいです。

人事評価は大きく業務内容や成績について評価を行うことが多いですが、人事考課はよりフォーカスして給与や昇級などの人事処遇を目的として社員の能力などを評価します。

人事考課を行う目的は?

給与や昇進の判断基準

人事考課を行うことで適切な賃金設定ができるようになります。一定の基準に基づいた評価ができるので客観的に従業員一人ひとりの給与の査定が可能となり、昇進についても適切に決定できることで社内からの不満を抑制することができます。

企業の経営指針を浸透させる

人事考課を行うことで、企業が社員に対して求める方向性を示すことができます。

人事評価制度に経営計画や行動指針を組み込むことで従業員も目指す方向がわかりやすくなり、積極的な行動を起こすことができるようになります。

人事考課を行うことで企業の風土形成に役立てることが可能となるのです。

従業員の適切な評価

人事考課は評価項目を意識した行動が行えるようになり、従業員は目標を可視化することができるようになります。

目標が可視化できることで、従業員もモチベーションアップにつながります。

人事考課を行っておらず、従業員に対しての評価項目が不透明な企業においては、正当な評価を受けているのかわからないブラックボックス化が起きてしまい、従業員の働く意欲も低下してしまいます。

人事考課は企業側だけでなく、従業員にとっても有益な評価制度と言えます。

人事考課で重要な3つのポイント

業績考課

業績考課は社員が目標やノルマに対してどれほどの結果を生み出したのかを評価します。

アポ獲得件数100件という目標に対して何件獲得できたか、資格取得や技術的な習得などに対してどれだけ達成できたのかなどを評価しますが、目標を達成するまでの過程も評価対象となることが特徴です。

効率的に業績を考課するために、昨今ではOKRなど目標管理制度を用いる企業が増えています。

能力考課

能力考課は社員が自身のスキルや能力をどれだけ業務で発揮することができたかを評価します。例えば、チームでのアポ獲得で10件獲得した場合と、個人で10件獲得した場合では後者の方がスキルが優れていると考えられ高評価となります。

このように主に企画力や実行力、課題解決能力などの業務上の遂行能力が評価されます。

情意考課

情意考課はいわゆる意欲評価と同義で、設定した目標達成のためにどんな行動をしたか、意欲的であったかを評価します。

個人としての行動はもちろん、チームで業務を行っている場合は、協調性も評価基準として含まれ、コミュニケーション能力や責任感、積極性などをみて管理職から評価されます。

自己評価をする意味とは?

上司からの評価を受ける前になぜ自己評価をする必要があるのでしょうか。自己評価の重要性は主に以下の2点です。

自分を客観的に見る力を養う

人事考課では上司からのフィードバックが行われますが、その際に自己評価を行っておくことで、自分の行いに対するイメージと実際に他者が抱いているイメージのすり合わせが行えるようになります。

こういった機会を定期的に設けることで、自分を客観的に見る力を養うことができるようになります。

ビジネスにおいて、客観的視点を持つことはとても重要で、世間の感覚と自分の感覚が近いことでニーズにマッチした提案ができるようになるのです。

自己の成長度合いを確認できる

半年に1回、年に1回など企業によって人事考課の頻度は違いますが、人事考課を行う度に自己を振り返り、何を達成したのか、どんなことが現状の課題となっているかを明確にすることができるので、効果的にステップアップできるようになります。

人事考課で正しくアピールするための自己評価の書き方は?

人事考課は業績考課、能力考課、情意考課から評価されるのでこの3つの観点を意識して自己評価を書くようにしましょう。

上記以外にも、以下の点に注意して書くとより効果的な自己評価が可能となります。

  • 客観的に書く
  • 具体的な数字を用いる
  • 成功した要因、失敗や問題点も書く
  • 改善点を書く
  • 今後の課題を書く

自分で成功したと思っていても客観的な根拠がなければ評価の対象にはなりえません。自己の行った行動によって周囲にどのような影響があったのかなどを具体的に書くようにしましょう。

自己評価シートには具体的な数字を用いることが重要です。アポを何件獲得できた、どんな資格を取得できたかなど具体的な数字や結果を記載することで評価をする側も納得して評価を行うことができます。

ただうまくいったことだけを書くのではなく、成功した要因や失敗した部分があればその要因・問題点も書くようにすることで失敗した原因を正しく分析できていると高評価につながります。また、改善点も記載することで意欲の高さをアピールすることができるので、しっかりと分析して具体的な改善案を記入するようにしましょう。

最後に、まとめ的に現状・今後の課題を書くことで現状分析が客観的にできていることをアピールできます。

自己評価における失敗例

自己評価の重要性は前述しましたが、ポイントを理解して自己評価を行わないと評価エラーへと繋がってしまう場合もあります。よくある失敗例として以下が挙げられます。

客観的に自己評価ができていない

客観的に自己分析ができていないことから自己評価が高すぎたり、逆に低く評価してしまうパターンがあります。

周りの評価と自己評価をすり合わせる機会はあまりないかもしれませんが、上司との面談や同僚とのミーティングなどを活用して、自分に対する評価を聞いてみると良いでしょう。

そもそも目的を理解していない

自己評価における失敗例で意外と多いのが目的を理解していないケースです。

上司からしっかりと自己評価をする目的や注意点、自己評価をすることでどんな効果が期待できるのかなどを説明することで目的を意識した自己評価が可能となります。

職種別の例文を紹介!

事務職

事務職は業務における変化が少ないので成果を数値化することが難しいという特徴があります。このような場合、前年との比較を用いたり、日常業務において改善した部分を具体性を持って記入するようにしましょう。

例文

事務作業引継ぎの効率化のために、テンプレートを作成することが有効と考え社内でテンプレート化を行った。これによって今まで1週間かかっていた引継ぎ業務を3日まで短縮することができ、業務効率化を達成できた。

しかし、業務効率化に注力するあまり、日常業務における配慮が欠けてしまう場面があった。具体的には社内で使う事務用品の発注を怠り在庫切れを招いしてしまう場面があったので、チェックリストを作成し今後は確認業務をルーティーンに盛り込むことにした。

営業職

営業職はノルマや販売数など目標が数値として表れやすいので人事考課も比較的書きやすい職種と言えます。

設定した目標に対して、どれだけ達成できたのかを過程もふまえて具体的な数字を用いて記入するようにしましょう。未達に終わった部分があれば改善点や今後の課題も記載するとより効果的です。

例文

今期のアポ獲得件数は40件だった。目標としていた50件に対し達成率は80%であった。未達の要因としては、既存顧客の対応が立て込んだ時期があり、アポ獲得に注力できなかった期間があったためと考える。
来期はCRMを活用してより効率的なアポ獲得へと繋げていく。

企画職

企画色は販売促進や広告など幅広い業務を行うのでロジカルシンキングができているか、交渉力・提案力はあるかなどが評価として求められます。

他部署との連携が多いという場合はコミュニケーション能力も評価の対象となるでしょう。

自分がどんなプロジェクトに関わり、どんな成果をあげたのか、円滑に業務を進めるためにどんなことをしたのかなどを記載することでアピールがしやすくなります。

例文

10代の高校生男女をターゲットとした◯◯(商品名)が、SNSを活用した調査で20代前半の女性にも需要があることが判明したため、販売プロジェクトを行った。

具体性を持ったデータを多く集めることができたのでクライアントへのプレゼンも好感触で協力を得ることができ、売り上げ目標を90%達成する結果となった。

今後はアンケートツールも活用してリサーチの効果を高めて、ニーズのある企画を提案していくことを課題とする

評価する側の注意点

具体性を持ったフィードバックを行う

評価を行う際には必ずフィードバックを行うようにしましょう。

フィードバックを行わない場合、評価される側は自己評価と実際の評価が釣り合わないことに疑問を持ってしまいます。最悪の場合は評価者が公平に評価をしてくれないと思われ、企業へのエンゲージメントが低下してしまったり、社員のモチベーションが下がってしまうことにもつながります。

また、評価に対するフィードバックが行われないと、何を評価されたのか、どこが評価されなかったのか、改善点は何かということがわからないので自己成長につなげることが難しくなってしまいます。

評価者は抽象的な言葉は使わずに具体的な数字や実例を用いてフィードバックを行うように注意することで、社員へ公平な評価を行っていることを伝えることができるだけでなく、社員の成長をアシストすることもできます。

評価の流れを意識する

フィードバックを行う重要性はお伝えしましたが、ただ改善点や悪かった部分だけを伝えるのではいくら正確なことを言っても社員のモチベーションを低下させてしまいます。

評価される側がどのように感じるかを意識して文章を構成することが重要です。

具体的には、マイナス要素から書き始めるようにして、プラスの評価で補うようにすると評価される側のモチベーションの低下を防ぐことができます。文章の締め括りはプラス評価で終わるようにしましょう。

まとめ

人事考課は単純な制度としてだけではなく、従業員の成長にも非常に効果的なため、客観的かつ公平な評価ができるように本記事であげた注意点を参考にして評価シートの作成を行ってください。

評価シートは職種によって書き方の要点が変わるので、アピールに効果的なポイントや伝え方をしっかり抑えるようにしましょう。

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執筆者  STRATE編集部