マイクロソフトが提供する便利な表計算ツール「エクセル」ですが、見積管理にも利用している方もいるのではないでしょうか？とくに個人事業主の方や中小企業では多く使われているかと思います。
しかし、近年はエクセルなどのツールに代わり、見積管理システムを導入する企業が増えています。
今回はエクセルを使った見積管理のメリット・デメリットとエクセルに代わる方法について紹介しますので、エクセルで見積管理をしている方は、ぜひ最後までご覧ください。
見積管理とは
見積管理とは、自社で発行した見積書の情報などをデータなどにまとめて管理することを指します。見積管理はデータの正確さが重要なため、計算等を人が行わずツールやシステムなどを活用するのが一般的です。
見積管理の課題
見積管理でまず挙げられる課題は情報の共有が難しいという点です。エクセルなどのソフトで作成した場合、情報が属人化してしまうため、リアルタイムな情報を他の担当者が確認しづらくなります。
さらに社内で上司に承認をしてもらう際にもスピード感を持って行うことが困難になります。
見積管理をエクセルで行うメリット
見積管理をエクセルで行うメリットには以下のようなことが挙げられます。
・余計なコストがかからない
・使い慣れた操作性で管理できる
・ペーパーレス化
それぞれについて紹介します。
余計なコストがかからない
エクセルはマイクロソフトが提供する表計算ツールですが、Windowsのパソコンでは初期段階から搭載されており、コストをかけずに利用することができます。
使い慣れた操作性で管理できる
エクセルは多くの人が日常的に使用しており、簡単に操作できる観点からも比較的容易に導入することができるツールと言えるでしょう。また、集計や分析にも適しているため、見積管理に向いています。
ペーパーレス化
見積書を紙で管理する場合、膨大な量の用紙が必要となります。また、管理スペースも確保しなければならないため、個人事業主や中小企業では課題となるでしょう。
エクセルのようにツールの中で管理をすることでパソコン1台で管理することができ、ペーパーレス化が図れます。
見積管理をエクセルで行うデメリット
見積管理をエクセルで行うメリットがある一方でデメリットもあります。ここではデメリットについて紹介しますので、確認していきましょう。
手入力による手間やミス
エクセルは人の手によって入力作業が行われるため、手間がかかるだけでなくミスが発生してしまうことがあります。ミスが起きている状態で見積を送付してしまうと大きなトラブルに発展したり、信用を失うことに繋がってしまうでしょう。
紙の書類を同時に管理できない
エクセルで見積を管理する場合は、印刷を行わなければ紙の書類で管理をすることができません。紙とデータの両方で管理したい方にとっては使いづらさを感じるでしょう。
簡単に共有できない
エクセルは属人性が高く、リアルタイムで更新したデータを共有することが出来ません。保存の上書きを行ったものを共有する際は改めてメールやチャットなどで相手に送付する必要があります。
エクセル以外で見積管理を効率化する方法
エクセルで見積管理をする際のデメリットについて前述しましたが、「どのような方法が一番効率的？」と疑問に思う方もいるでしょう。そのような方に向けてエクセル以外で見積管理を効率化する方法を紹介します。
見積管理システムとは？
エクセル以外で見積管理を効率化する方法として見積管理システムを利用することをおすすめします。
見積管理システムはリアルタイムで複数の人が管理をすることができ、データの共有が容易になります。また、紙の書類を読み込むことで自動的にデータ化することができるため、ミスが起こりづらく業務効率が向上させることができるでしょう。
おすすめ見積管理システム①：楽楽販売
楽楽販売は見積管理だけでなく、案件管理や請求データ、売上、入金状況などを管理することができます。様々な形式の見積書に対応しているため、多くの企業から選ばれている見積管理システムです。
おすすめ見積管理システム②：やよいの見積・納品・請求書
会計ソフトで有名な弥生シリーズの見積管理ソフトがやよいの見積・納品・請求書です。シンプルな操作性で誰でも使えるシステムは見積だけでなく納品や請求まで様々な会計業務に対応できます。
見積管理はエクセルではなく管理システムを使うのがおすすめ
今回はエクセルを使った見積管理のメリット・デメリットとエクセルに代わる方法について紹介してきました。
エクセルは誰もが一度は操作したことがあるツールのため導入もしやすいですが、見積管理は重要な会計業務のためミスが発生してしまうデメリットは対策をしなければなりません。
また、管理しなければならない見積書が増えると業務効率も下がってしまうため、本記事の内容を参考に見積管理システムを導入してみてはいかがでしょうか？
