見積管理は会計業務において重要な作業の1つです。
しかし、手作業で管理するには膨大な時間と労力が必要となるため、業務効率化やミスの削減を図るために見積管理システムを導入している会社が増えています。
そこで今回は、見積管理システムの必要性や導入で得られる効果について詳しく解説していきます。
見積管理の課題とは
まず、見積管理の課題について確認しておきましょう。主な課題は次の通りです。
管理方法が確立されていない
現在、多くの会社では見積管理の方法が確立されていないため、見積書の作成方法や保管場所が統一されていないという課題が生じています。
管理方法が確立されていない状況が続くと、社内の業務効率が低下し、会計業務全体に影響が及んでしまうでしょう。
手入力や紙で管理している
従来の見積管理は手入力や紙で管理されてきました。
しかし、手入力で見積管理を行うとミスが発生して取引先に迷惑をかけてしまったり、紙で管理をすることで保管スペースの確保ができなくなってしまうなどの課題が挙げられるようになりました。
社内で効率よく共有できない
見積管理に使われるツールとしてエクセルが挙げられますが、リアルタイムでの情報共有が難しく、毎回更新したデータを送らなければならないなどの手間がかかってしまいます。
これにより業務効率が低下してしまい、スムーズに見積管理を行うことができないのが課題です。
見積管理システムの必要性や導入効果
ここからは見積管理システムの必要性や導入効果について詳しく解説していきます。
ペーパーレス化の実現
見積の作成と管理を紙ベースからデジタルにすることでペーパーレス化を図ることができ、環境に配慮するだけでなく、オフィス内の効率も向上させることができます。
また、紙の使用を削減することで、コスト削減にもつながるでしょう。
見積書作成の効率化
見積管理システムを導入することで見積書の作成を自動化することができます。これにより、短時間で正確な見積書を作成することができ、業務効率の向上を実現できるでしょう。
さらに、見積書の作成に必要な情報をデータベースに登録することで、見積書の作成時に起こるミスを減らすことも可能です。
人的ミスの削減
見積管理システムの導入で見積管理が自動化され、見積管理を迅速かつ正確に行うことができます。一方で、手作業で見積管理を行う場合、人的ミスが少なからず発生してしまいます。よって、見積管理システムの導入は人的ミスの削減に効果があると言えるでしょう。
スムーズな情報共有
見積管理システムに見積書の情報をアップロードすることで、誰かが編集した情報はリアルタイムで社内全体に共有されます。これにより、情報共有がスムーズになり、見積書の承認も迅速に行うことができるでしょう。
スムーズなワークフロー
見積管理システムの導入により見積書の作成だけでなく、承認・修正・発注などのワークフローがスムーズに進むため、業務効率が向上します。
おすすめ見積管理システム3選
見積管理システムを導入することで得られる効果について前述しましたが、ここからはおすすめの見積管理システムについて紹介します。
見積Rich
見積Richは見積書の作成・承認・請求までをWeb上でワンストップに行うことができるクラウド見積管理システムです。また、表計算ツールと同じくシンプルな操作性となっていて、外出先でも使用できるのが特徴です。
Sales Quote Assistant
Sales Quote AssistantはAIを搭載したクラウド型の見積管理システムです。見積書の作成においては自由にフォーマットを変更することができ、様々な企業や業種に対応できます。
また、商品登録のアシストや価格間違いのチェックなどをAIが行う「AI秘書」という機能があり、業務効率化を図りたい方にはおすすめのシステムです。
見積デザイナー
見積デザイナーは見積に関する業務をサポートするためのシステムをパッケージにして提供しているサービスです。
また、システムの中には見積書の作成や請求だけでなく、分析機能を備わっており営業活動などに効果的にデータを活用することができるようになります。
見積管理システムの導入で得られる効果
今回は見積管理システムを導入する必要性について導入効果などをもとに解説しました。
従来の見積管理で抱えられていた課題を見積管理システムは解消し、業務効率化やコスト削減を図ることができます。エクセルなどのツールで手作業で見積管理をしている方は、本記事を参考に導入を検討してみてはいかがでしょうか？
