エクセルが普及し使用することが一般的になってからシフト管理はエクセルを用いられることが多いと言えます。ですが、エクセルを使いこなせていないのにも関わらずなんとなく使用しているというケースも少なくありません。最近ではより効率的に管理ができるシフト管理システムというものが出てきています。
ここではエクセルでのシフト管理について、そしてシフト管理システムについてまとめていくので参考にしてみてください。
おすすめの類似シフト管理ツール
類似サービス： JobSuite PARTTIME
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obSuite PARTTIMEとは、株式会社ステラスが運営しているシフト管理システムです。 オンライン上でシフト作成が可能なため、テレワークでも効率的なシフト管理が実現でき、導入企業に合わせた柔軟な設定が可能なため、幅広い業界から導入されている実績があります。
シフトの作成〜共有までをオンラインで完結
JobSuite PARTTIMEは、それまで店長や拠点長が抱えていたシフト作成に関する課題を解消して、より高付加価値な業務に取り組めるようにサポートすることが可能です。
あらゆる事業や業種で利用できる
JobSuite PARTTIMEには、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能などで柔軟な権限設定が可能なため、幅広い業種で導入、シフト管理の効率化を実現することができます。
万全のセキュリティ体制
JobSuite PARTTIMEを運営するステラスは、採用管理システムで20年以上も個人情報を守ってきた実績があり、シフト管理システムにおいても管理者、スタッフなど、誰もが安心安全に利用することが可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
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| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料トライアル | 30日間 |
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freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。 幅広い打刻方法が利用できるため、企業のニーズに応じた勤怠方法を導入できる点も魅力的です。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります
エクセルで行うシフト管理とは
多くの方はシフト管理の際にエクセルを使用していると思います。関数などのエクセルスキルを使いこなすことができる方には、非常に便利なツールと言えるでしょう。
一眼見てシフトがわかりやすく表示できる点や、関数で合計稼働時間を簡単に計算することもできるので一度フォーマットを作成すると使い回しが効き便利です。
エクセルでシフト管理を行うメリット・デメリット
なんとなく手が出しやすいという理由でシフト管理の際にエクセルを使用しているのなら、改めてエクセルで管理することのメリット・デメリットを把握する必要があります。
ここからメリット・デメリットについてご紹介していくので、確認してみてください。
メリット①：リアルタイムでシフトの更新ができる
シフト管理をエクセルで行うメリットとして、いつでもリアルタイムでシフトの更新ができる点が挙げられます。
シフト管理において、当日の欠勤や交代などでシフトがタイムリーに変化していくことは避けられません。そのような時にいつでもシフトを更新することができるので利便性が高い点がメリットです。
メリット②：コストを抑えられる
シフト管理を行うメリットの2つ目は、エクセルを使用することで金銭的なコストを抑えることができる点が挙げられます。
エクセルは他のさまざまなツールと比較して安価に手配することができます。PCがあれば誰でも簡単に操作ができ、そのほかにコストがかからないのでシフト管理において安価に済ませたい方にはおすすめです。
デメリット①：人為的なミスが発生するケースがある
エクセルでシフト管理をする上でのデメリットとして人為的な作業が必要なため、ミスが発生するというものが考えられます。
シフト管理をする上で必要な入力は手作業で行うため、ミスを100％排除することは難しいです。誤入力やデータ消去など大きなミスにつながる可能性もあるため、気をつける必要があります。
デメリット②：関数の理解が必要
エクセルでシフトを管理するには関数の理解が必要不可欠です。管理する人数が増えると避けることができないので、単純にエクセルを使いこなせるだけの知識が必要と言えます。
関数の理解があやしいままシフトを作ると思っていたような、シフト管理ができないことがあるので注意が必要です。
シフト管理システムとは
最近ではAIの技術を利用してシフト管理を自動的に行うソフトウェアが出てきています。
シフト管理システムで行うことができる代表的な機能として以下の通りです。
・シフト作成、変更の管理
・スタッフのローテーションの管理
それぞれ説明していきます。
シフト作成、変更の自動管理
シフト管理システムではスタッフのシフトを自動で作成・管理ができます。それ以外にもスタッフからシフト変更のリクエストを受付、適切な形に修正する機能があります。自動で行うため人為的なミスを無くすことができるでしょう。
スタッフのローテーションの管理
手作業では難しいスタッフのローテーションも自動的に行い管理することが可能です。スタッフの勤務パターンの変更を行う上で定期的なローテーションを自動で行うことができると非常に便利です。
エクセルにはないシフト管理システムの機能
それでは実際にエクセルと比較した際にシフト管理システムにどのような特徴があるのか気になりますよね。ここではエクセルにはない機能をご紹介していきます。
機能①：モバイルアプリで誰でもシフト確認ができる
シフト管理システムではモバイルアプリと組み合わせることで誰でも端末1つでシフトを確認することができます。シフト変更などもアプリからリクエストを行えるので、便利と言えます。
機能②：統計情報を分析できる
シフト管理をする中で集められた情報を元に出勤率や遅刻率、残業をどのくらいしているかなどの統計情報を確認することができます。これらの情報を元に分析しシフトを組み替えたり、評価の資料として使用できます。
エクセルを使いこなせない方はシフト管理システムを試してみよう
今回はエクセルでの管理と新しく登場しだしたシフト管理システムについてご紹介してきました。これまでなんとなくエクセルでシフト管理をしていたものの、使いこなせず苦労していた方も多いでしょう。今回を機にシフト管理システムをチェックの上、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
