憧れの職業の1つでもある「秘書」ですが、実際はどのような仕事をするのか、どのような人が向いているのか気になる方もいるのではないでしょうか。
本記事では、秘書の役割や仕事内容、向いている人の特徴についてまとめました。
秘書になりたい、秘書として活躍したいと考えている方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
秘書の役割とは？
秘書の役割は、社長などの経営陣や幹部の業務をサポートすることです。
華やかなイメージがもたれがちですが、経営陣が仕事をしやすいように下支えするのが秘書の仕事であるため、事務作業などの地道な業務をこなさなければなりません。
秘書が上司を支えることに徹底することで、スムーズな業務ができるようになるのです。
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秘書の仕事内容
主な秘書の仕事内容について解説します。
スケジュール管理
多忙な上司が働きやすいようにスケジュール管理するのは、秘書にとって重要な仕事です。
経営を担当する上司ともなると、打ち合わせや外部の経営陣との面談なども多く、多忙であるが故にスケジュールの管理まで手が回らないことがあります。
そのため、上司に代わってスケジュールの調整や管理をし、サポートする必要があるのです。
予定の重複や過密スケジュールにならないよう、適切なスケジュール管理をするようにしましょう。
また、予定は間違いなく伝え、上司を困らせることがないように注意を払わなければなりません。
来客など外部との対応
来客や電話、メールなど、外部からの対応なども秘書にとっては重要な仕事です。
経営を担う上司となると、抱えているクライアントも多く、1人では対応しきれないほどの問い合わせなどがあります。
そのため、まずは秘書が上司に代わって対応し、上司に判断を委ねた方が良いか判断し分類します。
問い合わせの内容が簡単なものであれば、秘書が代わりに対応することもあります。
文書の作成および管理
上司の代わりに文書を作成したり管理したりするのも秘書の役割です。
作成する文書はさまざまで、報告書や打ち合わせに必要な資料などの社内向けのものもあれば、取引先向けのものもあります。
文書がどこにあるのかわかりやすく管理するのも、円滑な業務のために必要な仕事です。
業務のサポート
会議室の予約など、さまざまな手配を上司の代わりにしたり、社内業務がスムーズにできるように支援するのも重要な秘書の仕事です。
サポートする業務はさまざまで、郵便物の管理などの細々とした作業も秘書が担当する場合があります。
上司がスムーズに業務に取り組めるようにするために、秘書は幅広い分野の業務を担う必要があるのです。
秘書に向いている人の特徴
秘書に向いているにはどのような特徴があるのか、次項より解説します。
サポートすることが好きな人
秘書はいわば「縁の下の力持ち」的な役割で、営業職のように自らが主体となって業務に関わるわけではありません。
上司のために何ができるかを考え、行動することに充実感を得られる人が秘書に向いていると言えるでしょう。
管理能力に優れ無駄なく行動できる人
上司の業務管理だけでなく、自らの管理能力に優れていることも秘書には必要な能力です。
業務をそつなくこなすために何から始め、どう動けば良いのかを理解し行動できることによって、上司のサポートがうまく行きます。
目の前にある業務を淡々とこなすだけでは、上司のサポートは務まらないのです。
そのため、マルチタスクで行動できる人こそ秘書に向いていると言えます。
余計なことを口にしない人
社内の重要な業務を担うことが多い上司をサポートする秘書にとって、「余計なことを口にしない」と言うのも重要な能力です。
秘書にとっての上司は、社内の中心的な役割を担う人物でもあります。
そのため、社外秘の重要事項も取り扱うことが自然に多くなります。
そのような業務で知り得た事柄を口にしてしまうと、重大な損害を会社に与えてしまう可能性があるのです。
そのため、「口の堅い」人が秘書に向いているのです。
秘書業務は代行サービスの利用もおすすめ
秘書業務は代行サービスの利用もおすすめです。
近年では「オンライン秘書」など、さまざまなサービスがあります。
現在の業務のうちどの部分を秘書代行サービスに任せられるか、費用面なども検討し、効果がありそうなら代行サービスを利用してみるのはいかがでしょうか。
秘書はさまざまな業務を担当するサポート役
秘書は、経営陣などの幹部が業務を効率よくこなせるようにサポートする役割を担っています。
仕事内容は、上司のスケジュール管理をはじめとしたさまざまな業務があります。
自ら表に出るのではなく、「縁の下の力持ち」として上司を支えられる人が秘書に向いていると言えるでしょう。
