予算管理システムの導入を検討している企業は、メリットや導入の際の選び方について気になるでしょう。
本記事では、予算管理システムのメリットや導入の際の選び方について解説します。
予算管理システムとは
予算の編成から分析までを効率的におこなうためのシステムです。
予算管理システムは、財務部門や管理者が予算に関する作業を効率化し、経営の意思決定や業績の監視に役立つ機能になります。
予算の編成〜分析まで可能
予算管理システムの具体的な機能は、以下のとおりです。
予算の編成:
予算の目標や計画を設定し、予算の範囲や期間を決定する際に支援します。
部門やプロジェクトごとに予算を配分し、具体的な数値目標を設定することができます。
予算の入力と管理:
各部門やプロジェクトが予算データをシステムに入力し、予算の進捗状況や実績を管理します。
データの一元化により、情報の整合性や正確性を確保します。
予算の分析:
予算実績の比較や予算と実績の偏差分析、部門間の予算比較などの分析が可能です。
これにより、予算の進捗状況や課題を把握し、必要な対策や調整を行うことができます。
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Sactonaとは、アウトルックコンサルティング株式会社が提供している経営管理システムです。 クラウド・オンプレミスで提供されており、企業の運用体制に合わせて選択することができます。
クライアントソフトのインストールが不要
Sactonaは、予算編成や見込報告などにおける各部署・子会社からの報告においては、Excelとブラウザソフト以外のソフトウェアを必要としません。業務に関与する人数が多くなるほどに、クライアントソフトのインストールが大きな負担となるため、Sactonaは非常に運用しやすいシステムといえます。
幅広い規模で利用可能
Sactonaは、Microsoftのテクノロジーに準拠して開発されており、10ユーザーの小規模利用から、数千ユーザーの大規模利用にまで対応しています。 億単位の件数のデータをメモリ上で高速処理させる技術等を駆使し、エンタープライズ向けのグループ連結経営管理システムとしての利用が可能です。
オートメーション機能を標準装備
Sactonaには、オートメーション機能が標準装備されており、RPAでデータの取り込みからレポートの出力までをワンクリックで実行することができます。 予算・見込データといった数値や、コメント等の定性情報など担当者が入力するデータは、入力フォームからのデータ送信と同時に外貨換算や単純合算、連結消去データを自動で作成してくれるため、非常に効率的です。
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DIGGLEとは、DIGGLE株式会社が運営している予実管理システムです。 経営における意思決定の根幹となる予実管理をクラウド上で一気通貫することができ、予実管理担当者が抱えがちな課題を解消します。
事業形態に応じた柔軟な設定が可能
財務会計と異なり、管理会計は事業ステージや組織体制の変化によって最適解が変わっていきます。 DIGGLEは設定における柔軟性が高いため、事業形態の変化に応じた最適な予実管理フローを組むことができます。
予算・見込管理が Web UI 上で完結
DIGGLEはブラウザ上で前年度予算や実績などを参照しながら予算・見込を直接入力することができます。 予算・見込の更新時にエクセルファイルのインポートが必須なシステムでは、各事業部からデータをまとめる際にバージョン管理ミスなどが懸念されます。 また、明細レベルまでのデータをDIGGLEに一元管理することで、皆が同じデータをリアルタイムに確認できるため、組織内の予算をめぐるコミュニケーションコストも低下します。
カスタマーサクセスによる永年サポート
DIGGLEでは、初期設定時だけでなく永年で専任サポートがつくため、実現したい運用を随時相談したり、ハンズオン支援を受けたりすることができ、安心です。 導入事例でも、カスタマーサクセスへの好意的なコメントが多く寄せられています。
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Loglass 経営管理とは、株式会社ログラスが運営している経営管理クラウドです。 「表計算ソフトによるデータ収集・結合に手間と時間がかかっている」、「経営会議の意思決定につながる正しいデータを取り出せない」、「過去のデータを正しく保管できていない」といった課題を解消し、経営管理領域のデータを一元化することができます。
データ集計を効率化して分析作業に集中できる
Loglass 経営管理は、Excelなどの表計算ソフトの予算や見込みデータを自動で統合することで、集計作業を大幅に効率化することができます。 ワンクリックで結合・反映ができるため、専門的な知識は不要です。
意思決定の精度を向上
Loglass 経営管理は、予算策定や予実管理、見込集計に伴う集計作業やコミュニケーション作業を自動化することができ、データ加工はワンクリックで可能なため、組織/科目のグルーピング、配賦ルールの設定も簡単に設定可能です。
安心のセキュリティ
経営に関わる重要なデータを管理するからこそ、Loglass 経営管理ではセキュリティ対策にも注力しています。 「Auth0」を用いた強固なセキュリティを実現しており、iOS・Androidのアプリ、SMS、Google・MicrosoftのAuthenticatorなど、様々な選択肢からの多要素認証にも対応可能です。
予算管理システムを利用するメリット
予算管理システムのメリットは、以下のとおりです。
・予算管理業務の効率化
・目標の可視化と明確化
・迅速な経営判断が可能
それぞれ詳しく解説します。
予算管理業務の効率化
システムを利用することで、予算の作成や予実管理などの作業が自動化され、手間と時間を節約することができます。
従業員はより戦略的な業務に集中することが可能です。
予算の作成に関しても、手作業に比べて計算ミスや誤りが少なくなります。
そのため、予算データの正確性と信頼性が向上し、過去のデータを参考にして予算を策定することで、より現実的かつ精度の高い予算を作成することが可能です。
目標の可視化・明確化
予算管理システムを利用することで、目標の可視化と明確化に繋がります。
予算や実績のデータをシステム上で可視化することで、企業の目標とのズレや改善点を素早く把握することが可能です。
実績データの入力や予算の修正が行われると、目標の進捗状況も自動的に更新されます。
これにより、現在の状況や達成度をリアルタイムに把握し、目標に対する進捗を追跡でき、その結果、意思決定や戦略の立案においてより的確な判断ができるようになります。
迅速な経営判断ができる
リアルタイムで予算や実績の情報を入手し、迅速な経営判断をおこなうことができます。
経営者や管理者は迅速な情報に基づいて戦略を立案し、市場の変化や競合他社との競争に柔軟に対応することができます。
予算管理システムのデメリット
予算管理システムの導入におけるデメリットは、以下のとおりです。
・システムの導入・運用コストがかかる
・システムの操作には慣れが必要
それぞれ詳しく解説します。
システムの導入・運用コスト
システムの導入・運用コストがかかることがあげられます。
システムの導入には初期費用やカスタマイズ費用、運用にはメンテナンスやアップグレードに伴う費用が発生する場合があります。
そのため、経営者は導入に伴うコストと利益のバランスを考慮しなければなりません。
操作に慣れる必要がある
予算管理システムの操作には慣れが必要です。
従業員は新しいシステムの操作方法を学ぶ必要があります。
導入期間中には作業効率が一時的に低下する可能性がありますが、従業員のトレーニングやサポート体制の充実により、操作性を向上させることができます。
予算管理システムを選ぶ際のポイント
予算管理システムを選ぶ際には、以下6つのポイントに注意することが重要です。
・既存システムとの連携
・自社の会計基準に適しているか
・自社の経営目標に合っているか
・操作性に問題はないか
・これまでの導入実績
・サポート体制
それぞれ詳しく解説します。
既存システムとの連携
既存のシステムとデータの整合性や一貫性を保つための仕組みがあるかを確認しましょう。
予算データの変更や更新が他のシステムに反映され、データの食い違いや不整合が起こらないことが重要です。
そのため、提供元に既存システムとの連携に関する実績やサポート体制について問い合わせてみて、同様のシステム連携を行っている他の顧客の事例や成功事例を参考にする必要があります。
自社の会計基準に適しているか
自社の会計基準に適しているかも確認してください。
予算管理システムは、企業の会計基準に合致した予算や財務データの管理ができる必要があります。
そのため、適切な会計基準に基づいてデータが処理されることが重要です。
自社の経営目標に合っているか
自社の経営目標に合っているかも重要なポイントです。
予算管理システムは、企業の経営目標や戦略に合致した機能やレポートを提供できる必要があります。
そのため、システムが企業のニーズに適合しているかを確認しましょう。
操作性に問題はないか
操作性に問題がないかも重要なポイントです。
システムの使いやすさやユーザーインターフェースが従業員にとって理解しやすいかや、自社のニーズやワークフローに合わせてカスタマイズ可能かどうかを確認しましょう。
特定の項目やレポートの追加や変更が容易におこなえるか、ユーザー権限やアクセス権限の管理が柔軟に設定できるかなど、柔軟性が要求される要素に注目する必要があります。
これまでの導入実績
予算管理システムのこれまでの導入実績も重要な要素です。
他の企業での導入実績やユーザーの評価を参考にすることで、信頼性や安定性を確認できます。
導入前には、同様の業種や規模の組織での成功事例や提供元からの導入実績の情報を収集し、自社のニーズとマッチする予算管理システムを選ぶことが重要です。
サポート体制
サポート体制が充実しているかを確認しましょう。
トラブルが発生した際に適切なサポートを受けることができるかが重要となります。
とくに、以下3つのポイントに注意しましょう。
・技術サポート
技術的な問題や障害が発生した場合に、迅速かつ効果的に対応してくれるかどうか
・トレーニングと教育
利用者がシステムを正しく活用できるようにするためのトレーニングや教育プログラムが 提供されているか
・アップデートとメンテナンス
提供元が定期的なアップデートやメンテナンスをおこなっているか
予算管理システム導入の重要性
予算管理システムは、組織や個人が財務状況を把握し、将来の計画や目標を達成するための財務戦略を策定する上で不可欠です。
予算を作成することにより、収入と支出のバランスを取り、浪費や過剰な支出を防ぐことができ、組織の財務安定性を維持し、成長を促進するための基盤を提供します。
予算管理システムは組織や個人の財務健全性を確保し、効果的な意思決定をサポートし、リスクを管理し、透明性と責任性を高めるために欠かせない存在です。
予算管理システムの導入により、組織や個人は財務面での安定性を維持し、長期的な成長と成功を実現することができるでしょう。
