安否確認システムについてよくある疑問

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本記事では、安否確認システムについてQ&A方式で解説しております。

安否確認システムについてよくある疑問

質問

Q.安否確認システムの主な機能は?


回答

A.
【メール一斉送信機能】
従業員それぞれにメールを送信するのではなく、一斉送信で対象者全員にメールを送信することができます。また、事前にテンプレートを登録しておくことで、緊急時に一早く連絡をとることができます。

【メール自動送信機能】
災害発生時、安否確認システムを管理している担当者の安否も不明です。そのような場合、災害発生と同時にメールを自動で送信することができます。また、地震などの災害の場合、特定の地域にいる対象者のみに送信する必要があるため、災害情報をもとに送信する相手を設定することも可能です。

【安否状況の集計】
安否確認メールに従業員が回答することで、安否状況を自動で集計することができます。1人1人に連絡をして確認する必要がないため、安否状況を素早く把握し、適切な判断をすることができるでしょう。


質問

Q.安否確認システムの導入効果やメリットは?


回答

A.
【従業員の安否を一早く確認することができる】
安否確認システムを利用することで、従業員の安否確認が一早く確認することができます。また、従業員の安否状況を確認することで次の行動を決めやすく、判断が遅れてしまうことを防げます。

【管理者はトラブル対応を優先できる】
安否確認システムにはメールの一斉送信や自動送信を事前に設定することができるため、連絡業務に時間を取られず、トラブル対応に集中することができます。また、災害発生時はインフラの崩壊や出社することができない従業員への対応が必要となるため、優先順位の高い対応に時間をかけることができます。

【災害以外の緊急事態に対応できる】
安否確認システムは災害の発生時に使用するイメージを持っている方が多いでしょう。しかし、システム上での連絡やアンケート集計機能、従業員の体調管理など幅広い用途があります。そのため、災害以外の緊急事態にも対応することができます。


質問

Q.自社に必要な安否確認システム機能の選び方は?


回答

A.
【緊急時に対応できるシンプルな操作性】
緊急事態発生時は、安全を確保するために避難したり、救護活動を行うなど深刻な状況に陥ります。そのような状況で安否確認システムの操作が難しいと円滑に連絡をとることが出来ず、企業としての対応も遅れてしまいます。

安否システムを導入する際は、操作性がシンプルなサービスか使い方を事前に把握しておきましょう。

【大災害でも使用できるインフラ体制】
大災害が発生した時に効果を発揮する安否確認システムですが、不測の事態が起こるためシステムがダウンしてしまう可能性があります。災害時に安定してサービスを利用することができるインフラが整っている安否確認システムか事前に把握しておきましょう。

とくに、自社でインフラを構築するオンプレミス型のサービスの場合、サポートを活用して十分な体制を整えておく必要があります。


質問

Q.企業が行うべき災害時の安否確認とは?


回答

A.
【社員とその家族の無事を確認】
まずは電話やメールなど、使用可能なライフラインで社員にコンタクトを取ってください。

災害時は皆が無事を確認する連絡を取り合うため、電話回線などが混み合います。

そのためすみやかに社員の状態を把握できるよう、あらかじめ確認項目をリスト化しておきましょう。

また社員自身だけでなく、社員の家人の安否確認も必要です。

職員の家族が被災した場合、家人の保護などで社員が出勤不可能になる事が考えられるからです。

【出社できる社員を把握し適確に配置する】
出社可能な社員を把握できたら、通勤方法と出社に要する時間を確認します。

社員の中には出社しなければ自身の評価が下がると考え、道中が危険にも関わらず出社を強行する者がいる可能性があります。

万が一出社途中で負傷や命を落とす事になれば、会社側が出社を強要したと責任を問われる事態になりかねません。

会社側でも社員の通勤ルートの状態を調べ、危険だと認識した場合は出社の停止を通知しましょう。

出社可能な社員が決定したら、適した職務に限られた人員を選り分けます。


質問

Q.災害時の安否確認の重要性や役割は?


回答

A.
災害時の際の安否確認は、職員の無事を確認するだけが目的ではありません。

企業が自社を存続させる為に、どの社員が出社できるかの把握が必要です。

会社が業務を停止すると、その期間が長期に及ぶ程損失が発生します。

損害額を抑えるためには、出社可能な職員を迅速に確保し、就業開始までの時間を早める事が重要です。

また会社は法令により、社員に安全を提供する役割を課せられています。

これにより会社が社員の安否確認を行うのは必須事項であり、義務なのです。

違反すれば処罰対象になってしまうので、企業にとって災害時の職員の安否確認は重要案件となります。


質問

Q.災害時に役立つ安否確認システムとは?


回答

A.
上記において電話で社員の無事を確認するよう提案しましたが、電話回線がパンクしてしまい電話連絡が不可能になる場合があります。

電話が無理なら、残る連絡手段はメールやラインです。

しかし緊急時にメールを確認している余裕が社員にない、または他の安否確認の通知に埋もれてしまい、会社からの連絡に気付かない場合があります。

会社側も、非常時にどの社員から返信があったかを把握するのは困難でしょう。

このように混迷している状況で活躍するのが、災害時の安否確認システムです。

有事の際の安全確認に特化したシステムで、予め登録しておいたリストの社員に、災害時に安否確認のメールを送信できます。

社員の返信状態を把握し、返信がない場合は再度メールを送り、社員に認知させる機能などを有しています。


質問

Q.災害時の安否確認システム活用法は?


回答

A.
【安否確認】
システムを介し、社員全員に一括で安否確認メールを送りましょう。

災害発生時の安否確認を設定しておけば、システムが自動的にメールを社員に送ってくれます。

システムによっては、送信条件を詳細に設定できます。

避難が必要なレベルの気象警報が出た場合などに安否確認をする設定にしておけば、その区画在住の社員にシステムが自動で連絡を取ってくれます。

【円滑な情報共有】
安否確認システムの機能は、メールの送受信だけではありません。

システムにより安否確認報告の集計結果が図で表示され、一目で把握できる様になります。

閲覧設定を変更できるシステムで集計状況を社内での共有可にすれば、より一層の迅速な会社の復旧が見込めます。

中には社員同士で連絡を取り合える機能もあるので、同僚との触れ合いで職員の精神状態を安定させる効果も期待できるでしょう。

【平常時の情報収集と共有】
災害は突然訪れるものです。

そのため平時から災害に備え、安否確認システムについての情報収集が必要です。

近年アプリ開発が発展し、安否確認システムアプリも増加しています。

非常時に支障を来たさないよう、定期的に安否確認の新システムなどのリサーチをおすすめします。

加えて緊急時に安否確認システムの使用に苦慮しないよう、平常時からシステムを活用しておきましょう。

システムを応用して社内イベントへの出席確認や資料配付などを行い、日頃からシステムに慣れ親しんでおく事を推奨します。


質問

Q.安否確認システムが活きる場面は?


回答

A.
安否確認システムは、以下のような場面で役立ちます。

・災害時の社員の安否確認
・通信手段の確保
・管理者の負担軽減
・BCP(災害時の会社の復興方法や手段をあらかじめ決めておく計画)の策定
・普段の情報収集

災害時における社員の安全確認の他に携帯電話が使用できなくなった場合の通信手段、BCPの策定に活用することが可能です。


質問

Q.安否確認システムの導入手順は?


回答

A.
【導入目的の明確化】
まず、「なぜ導入したいのか」と目的を明確に設定しましょう。

たとえば、コロナウイルスのような病気が蔓延した場合の感染対策として活用したい場合、社員の体調を毎日把握するために、自動アンケート送信機能があれば便利です。

目的がないにも関わらず導入してしまうと、不要なコストが発生してしまったり、必要な機能がないといったケースも考えられます。

そのため、何のために導入をするのか明確にしておくことが重要です。

【機能やサービスを比較検討する】
安否確認システム導入時には、自社に必要な機能が備わっているかの確認は必須です。

また、サポート体制は万全であるか、アプリは直感的で使いやすいかなどさまざまな観点からサービスを比較検討していく必要があります。

サポート体制が整っていなければ、システム上の問題が発生した場合に対処に困ってしまうことが考えられます。

そのため、導入の前に公式サイトなどをよく確認してサポートが整っているか、アプリは実用的かなど把握しておきましょう。

【予算が妥当であるか確認する】
安否確認システムは、ランニングコストが発生します。

そのため、導入を検討しているサービスが自社のコスト予算内に収まっているか確認しておく必要があります。

また、初期費用が発生するサービスも存在するため、発生する場合はコストとして算出し予算が問題ないか確かめておきましょう。


質問

Q.安否確認システムの導入目的は?


回答

A.
【緊急時の情報共有・収集】
安否確認システムの主要な機能は、安否確認のメールや通知の発信です。

社員からの返答もタイムラグなく収集してくれます。

機能性の高いシステムでは、収集結果を分析して回答済みや未回答をエリア別などで図表化することが可能です。

システムを導入すれば、人間の様に連絡漏れを起こす事なく従業員全ての安否確認を行えます。

社員の現況情報はシステムが自動的に収集するので、安否確認の担当者が被災しても社員の調査には問題はないので安心です。

システムによってはメールを全社員に配信するだけでなく、返答を収集し部署ごとに回答率をピックアップする機能を有しています。

また収集結果を社内で共有したり、従業員同士で連絡し合えるシステムもあります。

他社員との接点を持つ事により、不安の解消などを目的としたメンタルケアにも活用できます。

非常時に社員の結束が強まる事で業務の効率化が期待できるので、会社の早々な再起にも繋がるでしょう。

【平常時の情報共有・収集】
SNSの利用者が多い昨今、Facebookなどと連携して安否確認が行えるシステムも増加しています。

メールでの安全確認が取れなかった時のため、従業員に安全確認の必要性を説き、SNSの連絡先を尋ねておきましょう。

平時の間に、緊急時の安否確認担当を定めておくことも重要です。

システムが収集した回答を精査し、それを元に出社可能な社員を適切な業務に采配する担当者の存在は不可欠です。

この担当者は非常時でも出勤可能な者でないと有事の際に機能しないので、自社から自宅が近い人物が望ましいです。

日中は社内に居る可能性が高いため、内勤の社員が適任でしょう。


質問

Q.企業における安否確認システム導入の重要性は?


回答

A.
従業員の安否事情を知り出社できる人員の情報を得ることで、会社の事業再開の目処を立てることができます。

また自社の従業員の安全を守ることは、法律で義務付けられています。

災害時に会社がスタッフの安否確認を怠ることは違法となり、ペナルティの対象です。

そのため安全確認の初動を早める目的で、安否確認システムを導入する会社が増加しています。

従業員の安全確認はシステムが行うため、会社は自社の再稼働に専念でき、短期間での事業開始が可能になります。

また近年では、BCPに感染症対策の項目の追加が増えています。

社員への安全配慮の中にはパンデミックの予防も含まれるため、疾病の流行防止を講じることは企業の必須事項です。


質問

Q.安否確認システム導入時にかかる料金は?


回答

A.
導入費用が必要になる場合、目安としては10万円〜20万円が必要となることが多いです。導入費用に追加するコストとして月額料金を支払うのが一般的です。そのため、買い切りのシステムはほとんどありません。

色々な安否確認システムが販売されていますが、様々な企業に対応できるように複数のプランがあるところが多くあります。自社の規模や安否確認システムの中でも導入したいサービスに合わせてシステムを決めることができるのです。

安否確認システムの中には、初期費用が必要なかったり一定期間は無料トライアルが可能なプランがあったりと導入前の負担を軽くしてくれるシステムもあります。


質問

Q.安否確認システムにかかるランニングコストは?


回答

A.
毎月のランニングコストは気になるところです。
安否確認システムの料金プランは主に、

・人数制限がある定額型プラン
・人数を追加する毎に料金がプラスされる従量制プラン

の2種類です。

どの料金プランがいいのかは企業の規模や導入する目的、欲しい機能によっても大きく変わるので断言ができません。そのため、いくつか気になるシステムをピックアップし、比較することが重要になってくるのです。

企業規模や導入目的を明確にし、安否確認システムをピックアップして比較してみてください。


質問

Q.安否確認システムを選ぶ上で意識したい料金以外のポイントは?


回答

A.
【利用目的はなにか】
安否確認システムの中には、健康管理システム・情報共有ツール・アンケートツールとしての一面を持つものもあります。毎日どんなときでも使えるシステムがいいのか、災害などの緊急時だけ使えるのがいいのかという使い方だけでどのシステムにするかはだいたい決まってくるのではないでしょうか。

安否確認システムの対象となるのは、従業員のみとしていないものもあり、家族も対象になるものもあります。また、日本語だけではなく英語や中国、ベトナム語などにも対応しているシステムなら外国籍の従業員がいる企業に受け入れられやすいです。

【対応するデバイス・通信手段はなにか】
今まで安否確認を行う手段はメールがメインでした。ですが、SNSやスマートフォンのアプリが普及したことで様々な通信手段の中から自分で使いやすいものを選ぶことができるようになっています。

対応しているものも、スマホ・タブレット・PCなど多彩であるシステムが多いです。従業員の年齢や人数に応じて、自社に合っているものを選ぶようにしましょう。

【セキュリティ対策に問題はないか】
安否確認にはメールが送られます。そのためには、従業員のメールアドレスの登録が必要です。メールアドレスは個人情報であるため、管理はしっかりと行わなくてはなりません。そのためにシステムに求められるのがセキュリティ対策です。

サーバーにも被害がある可能性もありますし、海外に設置しているということもあるため、どのようなことが起こりうるかをしっかり確認するようにしましょう。

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