ビジネスの現場で欠かせない出張。しかし、その管理や手続きは業務の効率化やコスト削減の観点からも重要です。本記事では、企業の出張管理をサポートするアプリケーションについて、その基本的な機能やメリットをご紹介します。まずは出張管理とはどのようなものか、そしてどのようなアプリが存在するのかを解説し、その後アプリの機能を具体的に解説していきます。最後に、出張管理アプリを導入することで得られるメリットについても触れていきます。
出張管理とは
出張管理とは、企業の出張業務を効率的に運用し、コストを削減するための一連の取り組みです。具体的には、出張手配や経費精算、報告書の作成などを含みます。これらの業務を効率化することで、経理や従業員の負担軽減や時間の節約、コストの削減が期待されます。近年では、出張管理を支援するアプリケーション(以下、アプリ)が数多く提供されており、企業によって最適なものを選ぶことが求められます。
おすすめの類似出張管理システム
類似サービス： Smart BTM
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
類似サービス： Travel Manager
(4.5)
| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円〜 | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。登録した旅程データは、そのまま出張稟議申請や経費精算・出張報告まで活用できるので無駄なく管理が可能に。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。 災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
出張管理アプリの基本的な機能
出張管理アプリには、以下のような基本的な機能が備わっています。それぞれの機能が実現する効果や対応範囲はアプリによって異なりますが、一般的にはこれらの機能を利用することで出張の管理や手続きがスムーズに行えます。
移動手段の手配
移動手段や宿泊先の手配は、出張計画において重要な要素です。このため、出張管理アプリは、航空券や新幹線などの交通手段、ホテルの予約等々、出張に必要な情報を簡単かつ迅速に手配できます。また、アプリ内で一括して予約ができるため、手間や時間を節約することが可能です。さらに、一部のアプリでは、レンタカーの手配や交通費の管理も行うことができます。
予定の管理
出張の予定やスケジュールをアプリ内で管理し、他の従業員と共有ができる機能です。オンラインでのカレンダー連動や、アプリ内での会議やイベント参加の確認・追加が可能で、スムーズなスケジュールの調整ができます。
出張に伴うワークフロー
出張に伴うワークフロー機能では、出張の申請や承認、報告書の作成などが一元化され、効率的に業務を行うことができます。また、アプリの導入により、出張に関する社内規約や手続きが明確化され、遵守が容易になります。
経費精算
出張時の経費精算は、領収書やデータの入力から経費の精算までが一括で行える機能です。これにより、経理部門の負担軽減や従業員の手間が削減され、効率化が図られます。
おすすめの出張管理システム
出張管理アプリのメリット
出張管理アプリ導入によるメリットは、業務効率の向上、経費削減、社員の負担軽減など様々です。アプリを活用することで、出張管理業務がスムーズに進むだけでなく、企業全体の業務改善やコスト削減にも繋がります。適切なアプリを選び、効果的に活用して出張管理を最適化しましょう。
外出先でも操作できる
ビジネスにおいて、外出先でも対応が求められることが増えています。会社の業務を円滑に進めるために、様々なシステムが導入されており、外出先でも手軽に操作できる機能が求められています。データをクラウド上で管理することで、いつでもどこでもアクセス可能になります。企業が予約や手配、データ確認などの作業を効率よく行えるよう、オンラインツールやアプリが活用されています。
出張申請や経費精算業務の効率化
従業員が出張に行く際には、事前の申請や後の経費精算など、様々な業務が発生します。これらの業務は手間がかかるため、効率化が求められています。今日では、オンラインシステムやアプリで簡単に申請や精算ができるようになっており、手間や時間を大幅に削減できます。また、データの一元管理や自動計算機能の導入により、経理部門もスムーズに業務を進めることができます。
緊急時のリスクマネジメント
ビジネス出張中の従業員に対して、緊急時のリスクマネジメントが重要です。出張中にトラブルが発生した場合、会社は迅速に対応し、被害を最小限に抑えることが求められます。システム上で外出中の従業員の位置情報や連絡先を一覧で確認できることで、迅速な対応が可能となります。また、事前にトラベルマネジメントシステムを利用して、リスクに備えることも重要です。
アプリ対応の出張管理システム
この近年、アプリに対応した出張管理システムが急速に普及しており、その数も増加の一途を辿っています。このようなシステムによって、企業は手軽かつ簡便に出張管理を行うことが可能となっています。これらのシステムにより、予約や手配、経費精算などの業務がスムーズに行え、従業員や企業にとって負担が軽減されます。また、アプリを利用することで、外出先でも状況を把握し、業務を効率化することができます。
Dr.Travel（ドクタートラベル））
Dr.Travelは、一括代行による出張手配や情報収集が可能です。このサービスの利用により、出張における手間を大幅に軽減することができます。渡航データのリアルタイム一元管理により、社員の健康と安全の危機管理と社内ガバナンスの強化が実現可能となります。
出張スケジュールが一元管理されることで、社内の出張管理が容易になります。出張者のストレスを軽減し、公式の規定に基づいて旅程を提案することで、よりスムーズな出張をサポートいたします。安全で安価なプランが提案されるため、管理者による承認作業もスムーズに行えます。
J’sNAVI NEO（ジェイズナビネオ）
J’sNAVI NEOは、JTBが開発した出張管理サービスです。出張に関する業務や経費精算の簡略化ができます。BTM機能があり、経費の削減や内部統制の強化、危機管理の実施などの可能性を有しております。チケット手配から経費精算まですべての業務を一括で行えるワンストップサービスを提供しております。
JTBのチケット手配システムと連携し、オンラインで国内外の航空機・ホテル・新幹線チケットを手配できます。予約情報と申請書の連携により、出張者の申請・精算業務の簡略化が実現され、承認作業も効率化されます。
Racco（ラッコ）
Raccoは楽天トラベルの出張管理サービスで、業務工数の削減と生産性向上が目的です。出張予約データを集約し、一元管理が可能です。重要な経費データをリアルタイムで把握できます。
シークレットプランも用意されており、一般のお客様には予約できない特別なプランを利用できます。これにより、企業にとってより有益な出張予約が実現されます。
出張管理のアプリを役立てよう
現代のビジネス環境では、出張が多くの企業にとって必要不可欠な業務となっています。出張管理には様々な要素があり、効率的な運用が求められます。このような状況で、出張管理アプリの活用が非常に役立ちます。
出張管理アプリは、企業や個人に様々な機能を提供し、手間やコストを削減して業務を効率化することができます。例えば、出張予約や手配に関連する航空券、新幹線、ホテル、レンタカーなどの予約を一元的に管理することができる機能があります。
また、出張経費に関するデータも一括して把握し、経費精算や請求書の作成が簡単になります。さらに、連携可能な経理システムとの連携で、経理業務も大幅に効率化できるでしょう。
出張管理アプリでは、社内の規約や制度に基づき、出張承認や旅費の申請、承認までのフローもオンライン化され、スムーズな対応が可能です。また、従業員が出張を申請する際には、アプリ内で適切なプランを提示してくれるため、出張にかかる経費も抑えられます。
海外出張の際には、海外での宿泊や交通手段などの手配もサポートし、危機管理にも対応できるサービスも提供しています。これにより、従業員は海外出張でも安心して業務を遂行できるでしょう。
