現代のビジネスシーンでは、出張が欠かせない業務の一つとなっています。出張管理を効率化することは、経費の節約や時間の削減、さらには社員の負担軽減にもつながります。この記事では、出張管理の流れから、エクセルによる出張管理に必要な項目まで詳しく解説していきます。無料で利用できるテンプレートのダウンロード方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
類似サービス： Travel Manager
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Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。登録した旅程データは、そのまま出張稟議申請や経費精算・出張報告まで活用できるので無駄なく管理が可能に。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。 災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
出張管理の流れ
出張管理にはいくつかのステップがあります。社内のルールや規定に基づいて、適切な手続きを行うことが重要です。以下では、一般的な出張管理の流れを紹介します。
出張申請
まずは出張申請です。出張の目的や期間、移動手段や宿泊先など、必要な情報をまとめた書類を作成し上司に提出します。上司が承認した場合、出張が正式に決定します。エクセルや専用のシステムを利用して、効率的に申請を行うことができます。
移動手段や宿泊先の手配
出張申請が承認されたら、移動手段や宿泊先の手配に入ります。交通手段や宿泊先を確保し、その際の予約内容を保存しておくことが重要です。また、エクセルやその他のサービスを活用して、効率よく手配を行うことができます。
出張中のスケジュール管理
出張中はスケジュール管理が不可欠です。ビジネスミーティングや交通の移動時間を計算し、効率的に行動できるタイムスケジュールを作成します。エクセルやカレンダーアプリを使用することで、スケジュール管理を円滑に行うことができます。
経費精算
出張が終了したら、経費精算に取り掛かります。移動費や宿泊費、その他の出費をまとめ、領収書と一緒に会社に提出します。エクセルのテンプレートや専用のシステムを利用することで、簡単かつ正確に精算を行うことができます。
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エクセルで出張管理を行う際に必要な項目
エクセルで出張管理を行う際には、いくつかの項目が必要となります。これらの項目をまとめておくことで、スムーズな業務遂行が可能となります。
出張先や出張期間
出張先や出張期間は、スケジュール管理や経費精算において重要な情報です。エクセルで出張管理を行う際には、出張先や出張期間を明確に記入することが求められます。また、必要に応じて移動手段や宿泊先の情報も併せて管理しておくと、業務がスムーズに進みます。
交通手段
出張時に利用する交通手段は、会社や経費管理の規定によって異なります。例えば、鉄道やバスを利用する場合は、事前に所要時間や運賃を確認し、適切な交通機関を選択することが重要です。また、飛行機や新幹線を使用する際は、旅費に関する領収書が必要となるため、確実に受け取っておくことが求められます。さらに、タクシーやレンタカーを利用する場合は、明確な目的と利用状況を記録し、経理部門と共有することが求められる場合があります。
こうした交通手段に関する情報は、エクセルや経費管理システムに登録し、会計処理を行うために使用されます。
宿泊先
出張時の宿泊先は、予算や目的に応じて選択できます。予約サイトや企業契約のあるホテル、ビジネスホテルを利用する場合が一般的です。宿泊費用は経費として申請され、領収書を基に精算が行われます。宿泊先の情報は、宿泊日数や部屋の詳細、費用などが記載された書類として提出されることが多く、これもエクセルなどで管理されます。
また、宿泊先でのその他の経費（例えば、ミニバーや朝食）についても、適切な記録と領収書の提出が求められることがあります。
出張費用
出張費用は、交通費や宿泊費だけでなく、食費やその他の経費も含まれます。これらの費用は、出張前後に企業の規定に従って申請・精算されます。出張費用の管理には、エクセルや専用の経費管理システムが活用されることが多く、個々の経費項目や金額を整理・計算し、経理部門に提出されます。また、出張費用に関する領収書や書類は、適切に保管され、必要に応じて提出が求められることがあります。
エクセルで出張管理を行うメリット
エクセルで出張管理を行うメリットとして、まず無駄な経費がかからない点が挙げられます。また、使い慣れたソフトであるため、操作が容易であり、自由度が高いという利点もあります。
余計な経費がかからない
エクセルを使用することで、専用の経費管理システムやソフトウェアを導入するコストを抑えることができます。また、エクセルは多くの企業で既に利用されており、新たな資金を投じることなく出張管理が可能です。さらに、エクセルを活用することで、状況に応じてテンプレートのカスタマイズも容易に行えます。
使い慣れたソフトで管理できる
エクセルは多くのビジネスパーソンにとって使い慣れたソフトウェアであり、簡単に操作することができます。そのため、出張管理においても、迅速かつ効率的にデータの入力や修正が可能です。また、エクセルの豊富な機能が活用できるため、より柔軟なデータ管理が実現できます。
エクセルで出張管理を行うデメリット
エクセルで出張管理を行うデメリットとして、承認や報告のワークフローを別途行う必要がある点が挙げられます。
ワークフローは別途行う必要がある
エクセルでの出張管理では、経費申請や報告の承認プロセスを別途行う必要があります。これにより、上司や経理担当者とのやり取りが煩雑になることがあるため、効率が損なわれる可能性があります。しかし、専用の経費管理システムを導入することで、ワークフローをスムーズに進めることが可能となります。
入力ミスや不正のリスク
出張管理において、入力ミスや不正のリスクは常に懸念される問題です。
経費の申請や精算を行う際、記入ミスがあると経理業務に影響を及ぼし、会社の効率を低下させてしまいます。
また、不正な申請や請求がある場合、それを確認し対応することが必要で、担当者の業務負担が増えます。
領収書の内容や交通費、宿泊費等の概要を正確に記入し、旅費を適切に計算することが重要です。
電子化されたシステムの導入や、適切な書類の提出、上司や経理部門の承認を受けるプロセスが整備されていることが望ましいです。
さらに、サービスやソフトウェアを活用して経費管理を効率化し、一覧表やダウンロード可能なテンプレートを用いてエクセルでデータを整理することも有効です。
社内のポリシーや規定に従い、適切な取引や会計処理を実施し、不正のリスクを減らすことが重要です。
個人情報保護の観点からも、入力ミスや不正のリスクを回避することが求められます。
エクセルで出張管理をしよう
エクセルは、出張管理において非常に便利なツールです。
適切なテンプレートを利用し、出張経費の一覧表や精算書類を作成することができます。
また、経費の計算や項目の確認が容易になるため、効率的な経理や人事業務が可能です。
エクセルのシートに、旅費や交通費、宿泊費などの項目を入力し、必要に応じてエクセルやExcelの機能を駆使して計算や集計を行いましょう。
さらに、エクセルのデータを使って出張報告書を作成することもでき、上司への報告や確認がスムーズになります。
また、ビジネス利用などの目的で出張を行う際には、法人や部署ごとに管理を行うことが重要です。
エクセルによる出張管理では、効率的にデータを整理し、情報を共有することが可能です。
ただし、エクセルでの出張管理を行う際には、適切な保存やバックアップを行うことや、セキュリティ対策も欠かせません。
また、不慣れな場合は導入を検討する前に、セミナーや研修などでエクセルの使い方を学ぶことが望ましいです。
