給与明細をデータ化する、給与明細電子化にはさまざまなメリットがあります。
一方でいくつかデメリットも考えられるため、導入を検討しているならあわせてチェックしときましょう。
この記事では、給与明細電子化のメリットとデメリットをまとめました。
管理者と従業員に分けて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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あらゆる人事情報を一元化
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freee人事労務にはアラート機能が搭載されており、タスクを登録しておくことで抜け漏れをゼロにすることができます。 アラート通知がされることで、やるべきことが可視化されるだけでなく、イレギュラーな業務が発生した場合もfreeeがお知らせしてくれるため安心です。
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ジンジャー給与とは、jinjer株式会社が運営している給与計算システムです。 Web給与明細によるペーパーレス化や、自動集計によるミスの削減が可能で、法改正にも柔軟に対応することができます。
給与・勤怠・人事労務の課題を解消
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RoboRoboペイロールとは、オープンアソシエイツ株式会社(RPAホールディングス株式会社)が運営している給与計算の代行サービスです。 給与計算の代行と「給与計算ツール」、「給与明細発行ツール」、「人事情報管理ツール」がセットなった革新的なアウトソーシングサービスで、給与計算業務の大幅な効率化を実現します。
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給与明細の電子化による管理者のメリット
給与明細の電子化による、管理者側のメリットを紹介しましょう。
効率的な給与管理
電子明細を電子化すればすべての業務をパソコンで行えます。
機械的に処理することで、人的ミスの削減が可能です。
ミスへの対応が不要になり、さらにメールやシステムの活用することで効率的な給与管理が実現できます。
時短と作業負荷の軽減
印刷や封入、手渡し・郵送などの業務が不要になるのが、給与明細電子化のメリットです。
業務の時短になり作業負荷も軽減することで、人的コストの削減につながります。
さらにペーパレス化によって、紙代や印刷代、郵送代などの経費を大幅にカットすることが可能です。
データの一元管理とアクセス制御
給与明細電子化すれば給与明細などのデータを一元管理できます。
アップロードや配信などもデータで記録でき、交付したことが証明できるでしょう。
さらにアクセス制御によってアクセスできる端末を制限できるため、第三者に閲覧される心配がありません。
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給与明細の電子化による管理者のデメリット
給与明細の電子化における、管理者側のデメリットをまとめました。
導入コストと技術的な問題
給与明細電子化システムの導入にはコストがかかります。
ユーザーごとの従量課金制だと、人数によっては費用負担が大きくなるので注意が必要です。
また、給与計算システムとの連携する場合、互換性がないとデータが移行できないといったデメリットがあります。
データセキュリティのリスク
給与明細電子化システムの管理者は、情報漏えいなどのセキュリティリスクに注意しましょう。
ハッキングやパスワードの流出、誤送信により、個人情報が流出する恐れがあります。
データの消失といったリスクもあるので、データの取り扱いの教育やバックアップなど十分なセキュリティ対策が必要です。
従業員の適応への課題
給与明細電子化システムを導入する場合、業務フローの変更が求められます。
ファイルを他の端末に保存しない、許可した端末からアクセスするなど、マニュアルの整備が必要です。
さらに給与明細電子化は従業員の同意が必要なので、断られた場合は紙に交付することになるでしょう。
給与明細の電子化による従業員のメリット
給与明細の電子化による、従業員側のメリットを解説します。
アクセスと管理が簡易
給与明細電子化システムにアクセスするだけで、給与明細が確認できるのがメリットです。
紙で管理する必要がないため、誤って捨てたり紛失したりといったリスクもありません。
住宅ローン申請や副業の確定申告ときなど、必要なときに給与明細をすぐ用意できます。
情報の透明性と正確性
給与明細電子化システムでは、データ化された給与明細をいつでも確認できます。
情報の透明性や正確性の確保が可能です。
一方でデータ改ざんなどのリスクもあるので、ウィルスや不正アクセスなどへの対策が必要になります。
給与明細の電子化による従業員のデメリット
給与明細の電子化による、従業員側のデメリットを解説しましょう。
システムトラブル
給与明細電子化システムにトラブルがあれば、給与明細が確認できません。
さらにスマートフォンやPCなどデバイスが必要なため、故障などで閲覧できなくなるケースもあります。
アクセスや閲覧の制限
給与明細電子化システムでは、企業がアクセスや閲覧の制限を行います。
許可した端末でしか閲覧できないため、家族などと共有がしにくいのがデメリットです。
テクノロジーへの適応
給与明細電子化システムの使用には基本的な知識が必要です。
紙の給与明細と違い、テクノロジーへの適応がもとめられます。
給与明細電子化のメリットとデメリットを把握しよう
給与明細電子化には、効率的な給与管理や作業負荷の軽減などのメリットがあります。
一方で導入コストやセキュリティのリスクといったデメリットもあるため、あわせてチェックしておきましょう。
管理者側と従業員側のメリットとデメリットをそれぞれ確認したうえで、導入を検討することが大事です。
