今回は、資料送付の際に添える手紙、送付状について解説いたします。
相手に資料の概要を知ってもらう上でも、ビジネスマナーとしての観点からも重要なものですので、しっかりと覚えておきましょう。
資料の送付の際には送付状を添える
送付状とは、送付する書類についての概要を記した手紙です。
送付したのがどんな資料・書類で、何枚あるのかなどを内容として記します。
どんな書類が何枚送られたのか、ということが送付状によって相手に伝われば、もしも内容が間違っていたり、枚数が少なかったりした場合でも、すぐに送付元へ問い合わせることができます。
また、相手に書類だけを送るのは失礼な行為にもなりかねません。
そういった観点から、ビジネスマナーとしての役割も持っています。
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送付状の書き方は？
資料を送付する場合、取引先の会社・お客様個人・社内社員と相手はさまざまでしょう。
いずれの送り先にも、必ず送付状は添えるべきです。
それぞれ例をあげて解説いたします。
取引先の会社の場合
「拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが下記の資料をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。」
個人宛ての場合
「拝啓
平素より格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
○○様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。」
社内宛ての場合
「お疲れ様です、お忙しいところ失礼いたします。
下記の資料をお送りいたしますので、ご査収いただきますようお願いいたします。」
送付物の内容について
次に、送付する書類の内容と枚数も記載しましょう。
確認がしやすいよう、箇条書きにしておくのが丁寧です。
例えば、
- ○○についての資料 2枚
- ○○説明書 1部
などと記すと良いでしょう。
まとめ
以上、資料送付時の手紙、送付状について解説いたしました。
どんな資料・書類を送ったのか、その概要をしっかりと伝え、相手方に失礼にならないよう、上述した例を参考に送付状を記し、スムーズなコミュニケーションを実現させましょう。
