ビジネスシーンにおいては、こまめな情報共有が欠かせません。
しかし、メールを活用した連絡では、受信にラグが発生したり、他のメールに埋もれて見落としが発生したりと、課題が残ります。
そこで、手軽にコミュニケーションをとることができ、操作性も優れていることから、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。
本記事では、ビジネスチャットについて解説しますので参考にしてください。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、手軽にメッセージの送信が可能なコミュニケーションツールです。
メールよりも手軽な感覚でメッセージを送信することができ、部署やプロジェクトチームといったグループを作成して複数人でリアルタイムにコミュニケーションをとることができます。
SNS感覚で使用できるため、ビジネスマナーを守った文面を考える時間が不要で、迅速なコミュニケーションを図ることができる点が特徴的です。
また、ビジネスチャットには、タスク管理やビデオ通話といった機能が搭載されているサービスも多く、1つのツールで幅広い効率化が可能となる点も優れており、多くの企業が導入しています。
「情報共有や連絡にかける時間を短縮したい」「気軽にコミュニケーションが取れる風土を確立したい」といった課題を感じている方におすすめです。
おすすめの類似ビジネスチャットツール
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
おすすめのビジネスチャット
Shachihata Cloud
特徴
Shachihata Cloudは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。
メインの電子印鑑機能以外に、グループウェアやバックオフィス向けの機能も搭載しています。
ビジネスチャット（オプション機能）やスケジュール管理、掲示板機能が搭載されており、リモートワークのメンバー管理にも有効です。
1つのツールで幅広い業務の効率化が可能で、統一された操作感で利用できる点も優れています。
料金
- 初期費用：0円
- エントリープラン：月額110円×利用者数
- ベーシックプラン：月額330円×利用者数
- プレミアムプラン：月額440円×利用者数
- エンタープライズプラン：月額550円×利用者数
※価格情報は2023年5月時点のもの
Slack(スラック)
特徴
Slackは、世界中で利用されているビジネスチャットツールです。
世界150カ国以上での導入実績があり、日間のアクティブユーザー数は1,200万人以上で、ビジネスチャットツールのおける圧倒的なシェア率を誇っています。
スマートフォンやタブレットからも利用することができ、離れた場所にいても手軽にコミュニケーションをとることができます。
メッセージ以外に豊富なスタンプが用意されており、逐一返事を返すのが面倒という人でも、手軽にスタンプ1つでリアクションを返すことができる点が特徴的です。
料金
- フリープラン：無料
- プロプラン：月額925円/人
- ビジネスプラン：月額1,600円/人
- Enterprise Grid：用問合せ
※価格情報は2023年5月時点のもの
Chatwork(チャットワーク)
特徴
Chatworkは、国内利用者数No. 1のビジネスチャットツールです。
シンプルな画面で直感的に操作できるよう設計されており、中小企業からも多く導入されています。
社内での利用はもちろん、社外メンバーを招待してチャネルを作成し、グループでチャットを開始することができます。
セキュリティが強固で、大企業や官公庁での利用にも適しています。
また、多様なツールと連携することができるため、幅広い業務の効率化が可能です。
料金
- フリープラン：無料
- ビジネスプラン：月額500円/ユーザー（年額払いの場合）
- エンタープライズ：月額800円/ユーザー（年額払いの場合）
※価格情報は2023年5月時点のもの
LINE WORKS(ラインワークス)
特徴
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。
個人用のLINEと違い、ビジネス向けの機能が豊富に搭載されており、チャットはもちろん、カレンダーやアンケート、アドレス帳など幅広い機能をビジネスに活用することができます。
LINEアカウントを持っていなくても利用することができ、iOS・Androidのスマートフォン、Windows・iOSのPCにも対応しています。
ビデオ通話機能が搭載されているため、テレワークにおけるコミュニケーションの効率化にもおすすめです。
料金
- フリー：0円
- ライト：月額300円/ユーザー
- ベーシック：月額500円/ユーザー
- プレミアム：月額1,000円/ユーザー
※価格情報は2023年5月時点のもの
Microsoft Teams
特徴
Microsoft Teamsは、コラボレーションプラットフォームとして世界中で利用されています。
離れた場所にいる人とも、ビデオ通話やチャットで簡単にコミュニケーションをとることができ、ExcelやWordといったオフィスツールとの連携も可能です。
チャット機能では、テキストを使用して1対1や複数人でのやり取りが可能で、絵文字やアニメーションGIFなどを送信することもできます。
共同作業機能が搭載されており、離れた場所にいる人たちとリアルタイムで作業することが可能です。
料金
- Microsoft 365 Business Basic/540円
- Microsoft 365 Business Standard/1,360円
- Office 365 E3/2,170円
※価格情報は2023年5月時点のもの
ビジネスチャット選定のポイント
搭載されている機能を比較
ビジネスチャットツールは、基本的なチャット機能に大きな違いはありませんが、ビデオ通話機能やタスク管理、スケジュール管理機能など、どのような機能が利用できるかはサービスによって異なります。
標準機能でこれらの機能が利用できるか、機能の追加はオプション課金となるのか、自社が求める機能をカスタマイズできるのかを確認しましょう。
機能が多すぎて使いこなせないという場合もあるため、まずはシンプルに利用でき、練度に合わせて機能が追加できるサービスを選ぶことをおすすめします。
操作性を確認
利便性の高い機能が搭載されていても、利用率が低ければ意味がありません。
社員が無理なく直感的に利用することができるサービスであれば、社内への浸透が期待できるでしょう。
導入実績の多いツールであれば、操作性にも注力して設計されている可能性が高いですが、一番確実なのは無料のトライアルで実際に現場スタッフが操作してみることです。
さらに、オンラインマニュアルや優れたサポート体制が整備されているサービスであれば、不明点が生じてもスムーズに解消して利用を継続することができるので、これらの点に注目してみるのも良いでしょう。
社外メンバーも利用できるか
ビジネスチャットツールは、社外のメンバーを招いて専用チャネルでメッセージのやり取りができるツールもあります。
外部メンバーを含んだプロジェクトが多い企業では、このようなツールを利用することで、スムーズに情報共有することができ、プロジェクトをスピーディーに進めることができます。
また、アルバイトやインターンなどの一時的にアサインするメンバーに権限を付与し、退職に伴い利用できないようにする、といった活用も可能です。
ビジネスチャットを導入するメリット
手軽なコミュニケーションが実現できる
ビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションのスピードが向上します。
SNSのように手軽に利用することができ、場所を選ばず、スマートフォンやタブレットなどからも利用することができるため、連絡がとりやすいというメリットがあります。
また、ビジネスチャットでは複数人での会話も可能なため、部署やチームのコミュニケーション活性化にもおすすめです。
メールと違い、会話の時系列を確認しやすい点もメリットで、トピックごとにスレッド状に表示してくれるサービスも多いため、情報が把握しやすい点も優れています。
若手社員は、普段からLINEなどのSNSを利用している人が多いため、ビジネスチャットを導入することで、上司への連絡にメールを作成、確認する心理的ハードルを下げることができます。
チャット以外の機能で幅広い効率化が可能となる
ビジネスチャットには、メインとなるチャット機能以外に、タスク管理やファイル管理、スケジュール管理などの様々な機能が搭載されています。
ビジネスチャットを導入することで、チャットで指示された内容をそのままタスク化することができるため、タスク漏れを防ぐことが可能となります。
共有できるファイルの種類も豊富なため、1つのツールで幅広い効率化が実現できるのは大きなメリットです。
テレワークに活用できる
ビジネスチャットは、PC以外にスマートフォンやタブレットで利用できるツールが多いため、テレワークや移動中など場所を選ばず会話することができます。
また、サービスによってビデオ会議や音声チャットが利用できるサービスもあるため、視覚的な情報共有が必要な会議にも活用することが可能です。
セキュリティを強化して会話が可能になる
ビジネスチャットでは、社内の機密情報に関するやり取りをするケースもあるため、セキュリティ性を重視しているサービスも多いです。
大企業での利用だけでなく、官公庁での利用実績があるサービスも多く、通信の暗号化やプライバシーマークの取得など、最新のセキュリティ技術を取り入れていることをセールスポイントとしているサービスも登場しています。
ビジネスチャットを導入してコミュニケーションの活性化を
ビジネスチャットについて解説しました。
手軽に導入することができ、コミュニケーションのハードルを下げることができるため、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。
これからビジネスチャットを導入したいという方は、本記事で紹介したサービスも参考にしていただき、自社にマッチしたビジネスチャットを探してください。
