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契約業務におけるコスト削減や工数削減、業務効率化を目的として電子契約サービスを導入する企業が増えています。
また、新型コロナウイルスなどの感染症予防として対面ではなくクラウドで契約業務を実現できる点からも電子契約は注目されています。
しかし、現在でも紙の契約書をメインとしている企業は多く、電子契約と紙の契約書が混在して管理が逆に困難になってしまうというケースも発生しているようです。
今回紹介するContract Oneは、あらゆる契約業務をオンラインで完結することができ、電子と紙の契約書を一元管理することが可能として注目されています。
本記事ではContract Oneの料金や特徴などを解説しますのでサービス選定の参考にしてください。
Contract Oneとは
Contract Oneとは名刺管理ソフトで有名なSansan株式会社が運営しているクラウド契約業務サービスです。
紙の契約書で発生していた工数をオンラインで完結することで、業務効率化やコスト削減を実現できるとして業種、企業規模を問わず様々な企業から導入されている実績があります。
自社の契約業務におけるプロセスに、紙の契約書を活用しているという方でもデジタルと合わせて一元管理できるためおすすめのサービスとなっています。
Contract Oneの機能·特徴
オンラインで契約を締結
Contract Oneでは印刷や製本といったアナログな作業を代行してくれるため、業務効率化を実現することができます。
紙の契約書を送る場合だけでなく、取引先から届く紙の契約書にも対応しています。
また、電子契約書に関しては外部の電子契約サービスとの連携によって対応することが可能です。
契約書の正確なデータ化が可能
紙の契約書を電子化して管理する際に手間となるのが一枚一枚スキャンする作業でしょう。
Contract Oneでは面倒なスキャンも代行しており、紙の契約書も電子契約書も正確にデータ化して一元管理することが可能です。
電子帳簿保存法にも対応しています。
契約書原本の保管にも対応しているため保管スペースがないという企業にもおすすめです。
クラウド上で契約書を一元管理
Contract Oneはクラウド上に契約書のデータベースを構築して一元管理を実現します。
管理している契約書は素早く簡単に検索することができるため、必要な契約書を探す手間がかかりません。
契約期限の管理も可能なため、再契約忘れなどを防止することができます。
Contract Oneの料金·価格
Contract Oneの料金は未公表となっておりお問い合わせが必要となります。
なお、2022年5月現在「初期費用無償キャンペーン」を実施中なのでお得に利用することができます。
2022年5月現在/詳細は公式サイトを確認
Contract One導入のメリット
紙も電子も一元管理ができる
Contract Oneでは紙の契約書に付随する印刷や製本、押印、発送などといったアナログな作業を代行してくれます。これによって紙の契約書も電子契約書もクラウドで一元管理できるようになります。
紙の契約書に関する契約業務をオンラインに移行することで契約書の紛失・破損といったリスクの回避にもつながります。
多様な働き方が可能になる
紙の契約書に関する業務を代行してもらい、クラウドで管理できるようになれば、わざわざオフィスに出社して契約業務を行う必要がなくなります。
そのため、テレワークの推進やBCP(事業継続計画)対策の強化を実現することも可能です。
よくある質問
どのような企業で利用できますか?
大規模から中小規模まで幅広くご利用いただけます。電子契約サービスをご利用いただいている場合はサービス連携も可能です。
申し込みから利用開始までどれくらいかかりますか?
最短で1営業日から利用を開始できます。専任のコンサルタントによる導入支援を提供させていただきます。
どのような契約書を管理することができますか?
基本契約書から秘密保持契約書、覚書など様々な契約書をデータ化して一元管理することが可能です。
他のサービスとの連携は可能ですか?
電子契約サービスをはじめとした様々なサービスとの連携が可能です。その他サービスについても順次連携を予定しています。
電子帳簿保存法に対応していますか?
対応しています。取引年月日・取引金額・取引先を正確にデータ化するため、「真実性」と「可視性」を確保する点で電子帳簿保存法の要件を満たしています。
どんなセキュリティ対策をしていますか?
Sansan株式会社のサービスと同様のセキュリティ対策(暗号化やPMSの構築)などを行なっています。
Contract Oneで契約書管理の効率化を
Contract Oneについてご紹介させていただきました。
- 紙と電子の契約書をクラウドで一元管理
- 手間のかかるアナログ作業を代行
- 多様な働き方の実現につながる
上記の点から、契約書管理を効率化したい方はもちろんリスク管理を強化したいという方にもおすすめなサービスとなっています。
本記事を読まれて気になった方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像·データ出典:Contract One公式サイト
