会議や商談、打ち合わせなどの内容をテキスト化して、情報共有を効率化したり、人材育成に活用することができることから、議事録の作成は欠かすことができません。
しかし、会議ごとに録音・録画したデータを見返して議事録を作成したり、発言者の発音を正確に聞き取ってメモするのは手間と時間がかかります。
そこで、会議や商談の内容を高い精度でテキスト化できるとして、議事録自動作成ツールが注目されています。
本記事では議事録自動作成ツールについて、概要や機能、おすすめのサービスなどを紹介しますので参考にしてください。
議事録自動作成ツールとは
議事録自動作成ツールとは、AIが会議や商談時の音声を読み取って自動でテキスト化、議事録を効率的に作成・編集することができるツールのことを指します。
従来の議事録作成では、録音・録画機材を用いて会議の内容を記録したものを、後日聞き返して文字起こしする必要がありました。議事録自動作成ツールを利用すれば、この手間を自動化することができるため、大幅な業務効率化が可能となります。
以前の議事録自動作成ツールは、音声認識の精度が低いサービスもあったため、導入を躊躇するケースもありましたが、近年のAI技術の発展に合わせて精度が大きく向上したこともあり、9割前後の読み取りが可能なサービスも増えています。
身近な事例であれば、iPhoneなどに搭載されているSiriやAlexaなどのスマートスピーカーをイメージして頂ければ、音声認識精度の高さが想像できるのではないでしょうか。
また、AIはデータを蓄積することで自己学習していくため、利用するほどに精度が向上していき、人の相槌などの文字起こしする必要がないものなどの判断も正確になるため、修正の工数も削減できます。
議事録自動作成ツールの機能
議事録自動作成ツールに搭載されている主な機能を紹介します。
自動文字起こし機能
会議や商談時の音声をAIが認識し、自動で文字起こしすることができます。
音声認識の精度も高く、修正する手間も少ないため、効率的な議事録作成が可能です。
「誰が」「いつ」「何を」発言したのかをまとめることができるツールも登場しており、自社でよく使う専門用語を登録してAIの精度を高める、といった運用方法もあります。
タスク抽出機能
議事録自動作成ツールに搭載されているAIが、会議内容からタスクやポイントとなる箇所を自動で抽出してくれる機能です。
議事録を見返してタスクを作成する手間や時間を効率化することができます。
多言語翻訳機能
テキスト化した議事録を多言語に変換することができる機能です。
変換できる言語数はツールによって異なりますが、海外拠点がある企業や、外国人のメンバーも交えた会議が多いという企業において、スムーズな会議を実現します。
テンプレート機能
テンプレート機能では、議事録における必須項目を記載したテンプレートを作成し、議事録作成を効率化することができます。
キーワード検索機能
作成した議事録の中から参照したい部分をキーワードで検索することができます。
タスク作成や要点確認における時間短縮に活用できる機能です。
共同編集機能
チームメンバー、任意のグループ、複数人で議事録を編集することができる機能です。
議事録内容のダブルチェックなどに活用することができます。
議事録自動作成ツールの料金相場
主要な議事録自動作成ツールを比較した際の料金相場を紹介します。
初期費用は非公開となっているツールが多いですが、明記されているものでは0円というケースも多いです。
月額料金の相場は、25,000円前後のツールが多く、安価なものでは月額6,000円程度で利用できるツールも登場しています。
また、機能やサポートを追加する場合は別途オプション料金が発生する場合があります。
おすすめの議事録自動作成ツール
YOMEL
特徴
YOMELは、アーニーMLG株式会社が提供しているカンタン議事録AIです。
ZoomやTeamsといったWeb会議システムを利用してのオンライン会議などの内容をワンクリックでテキスト化することができます。
普段から利用しているオンライン会議ツールをそのまま利用して議事録の作成ができるため、余計なコストが発生することなく業務効率化が可能です。
テキスト化された文字はチャットツールに近い形式で表示されるため見やすく、録音もワンクリックで聴くことができるなど、操作性にも優れています。
料金
- スタータープラン：月額28,000円
- ビジネスプラン：月額95,000円
- エンタープライズプラン：月額180,000円
※価格情報は2023年1月時点のもの
MiiTel for Zoom
特徴
MiiTel for Zoomは、Web会議システムのZoomにAIによる自動文字起こし機能とトーク分析機能を追加することで、Zoomでの会議・商談内容を可視化することができるサービスです。
営業におけるブラックボックス化を解消してオンライン会議・商談の生産性向上に貢献します。
また、AI搭載スマート電話のMiiTelをあわせて活用することで、電話営業からオンライン商談までの営業フローを可視化させることが可能です。
商談の内容を自動で文字起こししてくれるため、議事録作成にかけていた時間を削減可能なだけでなく、Webアプリケーションとの連携で文字起こしした内容をGoogleドキュメントやワードファイルに書き出すこともできます。
料金
- トライアルプラン：月額1,980円〜（1ID・月間40時間まで）
- スタンダードプラン：月額3,980円〜（1ID・月間100時間まで）
※価格情報は2023年1月時点のもの
toruno(トルノ)
特徴
torunoは、オンライン会議の録音や、会議参加者の音声を認識して文字起こしが可能なサービスです。
文字起こしだけでなく、PC画面のキャプチャやメモ取りなども可能で、オンライン会議の内容をまるごと残すことができます。
利用方法も手軽で、ZoomなどのWeb会議システムと一緒に起動するだけとなっており、複雑なソフト連携などは必要ありません。
リアルタイムでのテキスト化が可能なため、聞こえなかった部分などもすぐ確認してスムーズな会議を実現します。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：6,000円〜
- トライアルあり
※価格情報は2023年1月時点のもの
AmiVoice®ScribeAssist
特徴
AmiVoice®ScribeAssistは、AI搭載型の文字起こし支援アプリケーションです。
インターネットに接続することなく利用でき、会議や商談など幅広いシーンで活用できます。
もちろんオンライン会議にも活用でき、議事録作成や資料作成を効率化する機能が搭載されています。
AIが話者の識別をしてくれるため、誰の発言だったか聞き返す必要がありません。
「会議」「医療」「議会」「英語」の音声認識辞書が搭載されており、専門的な会議でも高い精度で議事録を作成することができます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：80,000円〜
※価格情報は2023年1月時点のもの
AI GIJIROKU
特徴
AI GIJIROKUは、サブスク型AI議事録作成ソフトです。
低コストで利用できる点だけでなく、30ヶ国語の自動翻訳機能が搭載されているなど、機能面にも優れています。
グローバルに展開している企業や、外国人メンバーが多い企業におすすめでしょう。
さらに、リアルタイム音声入力機能では、35ヶ国語に対応している点も特徴的です。
オンライン会議ツールとして利用者の多い、「Zoom」と連携が可能なため、新規ツールを導入する手間なく議事録作成を効率化することができます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：1,500円〜
- 無料トライアルあり
※価格情報は2023年1月時点のもの
AutoMemo
特徴
AutoMemoは、スティックタイプのAIボイスレコーダーで、ディスプレイがなくてもクラウド経由で文字起こしをすることができます。
全国の有力家電量販店販売実績のボイスレコーダーカテゴリの中で、製品別累計販売台数No.1を獲得した実績もあります。
シンプルな操作性で、簡単に録音を開始することができ、テキスト化された内容から簡単に再生箇所を見つけることが可能です。
専用コードをつなぐことで、オンライン会議にも対応することができます。
料金
- 本体：9,900円
- 月額料金：980円
※価格情報は2023年1月時点のもの
スマート書記
特徴
スマート書記は、クラウド型の音声議事録サービスで、録音した音声を高い精度で文字起こしすることができます。
議事録作成にかけていた時間を70%削減できたという事例もあり、2,000社以上から導入されている実績があります。
1端末で録音から編集、文字起こしを行うことができ、スマートフォンにも対応しています。
オンライン会議にも利用でき、特別な連携などは必要ありません。
クラウド型のサービスであるため、文字起こししたデータは複数人で管理・共有することができます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：30,000円〜
- 無料トライアルあり
※価格情報は2023年1月時点のもの
ailead
特徴
aileadとは、商談解析クラウドで、Web会議ツールとの連携によって、会議の内容を録音、文字起こし、音声解析することができます。
会議や商談内容の議事録作成や情報共有を自動化できるため、業務効率化に貢献します。
チームで利用することできるため、情報の共有、複数人での確認作業も可能です。
MicrosoftTeams」、「Zoom」、「GoogleMeet」に対応しています。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：5,500円〜
※価格情報は2023年1月時点のもの
議事録自動作成ツールの導入メリット
議事録の作成や編集が効率化できる
議事録自動作成ツールを導入することで、会議中や商談中の内容を自動でテキスト化することができるため、これまで録音機材などを聞き直して手入力で議事録を作成していた手間を効率化することが可能となります。
さらに、「誰が」「いつ」「どんな内容を発言したか」を時系列でまとめることができ、相槌などのテキスト化する必要がない部分を取り除くことができるツールも登場しているため、議事録作成における修正を最小限にすることができます。
作成した議事録はグループで共有したり、コメントを付与することもできるため、編集作業も効率化されます。
タスク作成を自動化
議事録自動作成ツールでは、事前にキーワードを設定しておくことで、タスクになりそうな発言をタグ付けすることが可能です。
会議内容を聞き返してタスクを作成していた手間と時間を効率化し、タスク漏れを防止することができるようになります。
リマインド機能が備わっている議事録自動作成ツールもあるため、期限が近づくと通知してくれるので安心です。
会議や商談に集中できるようになる
議事録自動作成ツールによって、議事録作成を自動化できるようになれば、会議中に細かくメモを取る必要がなくなり、会議に集中することができます。
議事録作成の担当者がツールに作成を任せることで、議論に積極的に参加できるようになり、会議の内容が充実するだけでなく、空いた時間をコア業務に充てて生産性の向上が期待できる点もメリットです。
人材育成の効率化
議事録自動作成ツールには、分析機能が備わっているツールもあり、会議や商談中によく使われるキーワードを分析してフィードバックに役立てることができます。
高度なツールになると、音声から話者の感情を読み取って場の雰囲気を数値化することも可能なため、商談に有効なワードを見つけることができるようになります。
情報共有の効率化
会議や商談の内容を聞き直して、手入力でテキスト化するのは時間がかかりますし、タスクが多い場合は議事録作成までに更に時間がかかるでしょう。
議事録自動作成ツールは、議事録の作成が自動化できるだけでなく、作成した議事録をクラウドで共有して複数人で編集・チェックすることができるため、社内全体での情報共有を効率化することが可能となります。
議事録自動作成ツールの導入デメリット
ツールや環境によって精度が異なる
例えば、会議中に雑音が多い環境で議事録自動作成ツールを使うと、正確なテキスト化ができない場合があります。
静かな環境で会議や商談ができるように改善できればいいですが、オフィスのスペースに限りがあり、どうしても雑音が多いというようなケースでは、誤ったテキスト化が増え、修正の手間がかかってしまうこともあるでしょう。
コストが高額になるケースがある
議事録自動作成ツールは、クラウドで利用できるツールが増え、比較的導入コストが抑えられるようになったとはいえ、高度なツールは月額で10万円以上の費用が発生する場合があります。
会議や商談の頻度、議事録作成にかける時間と手間を考慮した上でツールの比較検討を行うと良いでしょう。
議事録自動作成ツールの選び方
音声認識の精度が高いツールを選ぶ
議事録自動作成ツールの音声認識精度には差があるため、会議や商談など、文字起こしをしたい利用シーンに応じた精度のツールを選ぶことが重要です。
事前にサービスの導入実績を調べた上で比較検討すると良いでしょう。
また、業界や企業で専門的な用語を使用する機会が多い場合は、辞書機能やAIの学習機能が優れているツールを選ぶと、精度の高い文字起こしが可能となります。
編集機能の豊富さ
議事録自動作成ツールを比較検討する際は、誰がどんな発言をしたのか、話者とテキストの紐付けができる機能を搭載しているものを選ぶと良いでしょう。
また、それ以外にも、見出しをつけたり、複数人・グループでの共同編集ができる機能を搭載しているツールを選ぶと、議事録作成から編集までを効率化することができます。
セキュリティ面を比較する
会議や商談の内容は、社外秘の情報や個人情報を取り扱う場合があります。
そのため、録音したデータが漏洩しないようにセキュアな環境で利用できるツールを選ぶことが重要です。
具体的には、導入企業ごとに専用のクラウドサーバーでデータを管理してくれるようなサービスや、ネットワーク非接続型のサービスを選ぶと良いでしょう。
多言語対応しているか
グローバルに展開している企業や、外国人メンバーが多く在籍しているような企業では、多言語翻訳機能が搭載されている議事録自動作成ツールを選ぶと良いでしょう。
ツールによって翻訳可能な言語数は異なり、多いものでは30ヶ国以上の言語に対応しているものもあります。
会議中にリアルタイムの翻訳が可能なツールを選べば、よりスムーズな会議・商談が実現できます。
コスト面
ツールによって利用料金は異なり、月額数千円ものから、利用時間によって料金が異なるものまであります。
月に行う会議の時間や、議事録作成に必要な手間などを考えて比較検討しましょう。
外部ツールと連携できるか
多くの議事録自動作成ツールが、ZoomやGoogle MeetといったWeb会議ツールと連携することができますが、ツールによっては録画したものが上手く読み込めないという場合もあります。
普段から利用しているWeb会議ツールと連携ができるか、スムーズなデータアップロードができるかを確認しておきましょう。
まとめ
議事録自動作成ツールについて、おすすめのツールや導入するメリット・デメリットなどを紹介しました。
会議や商談、講演会など議事録作成が必要となる機会が多い企業では、議事録自動作成ツールの導入によって大幅な業務効率化や生産性の向上などが期待できます。
本記事で紹介した、ツールの選び方も参考にしていただき、自社にマッチしたツールを選定してみてください。
