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目次
その日の会議でどういったことが話し合われ、帰結はどうなったかの記録を残しておくために、議事録は非常に重要です。
しかし議事録の作成は非常に手間がかかり、それに多くの時間を要してしまうとほかの業務を圧迫してしまいます。
そのため、議事録の作成や共有をサポートするツールを導入している企業は珍しくありません。
今回は議事録の作成·共有に活用できるGIJI(ギジ)を紹介します。
GIJIとは
GIJIとはその名からもわかる通り、議事録の作成や共有を円滑に行うためのツールです。
参加者全員から合意を取ったり清書をしたりと議事録の作成にはさまざまな手間がかかりますが、GIJIを使えばそれらを解消可能です。
会議を行う限り議事録作成は避けては通れない道であるため、その業務を効率化できるツールとしてGIJIは現在多くの企業や施設で導入されています。
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築： バクラク申請
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| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
GIJIの特徴·機能
ここからはGIJIの特徴や機能について説明いたします。
議事録の作成
GIJIには議事録作成用のエディターが付いており、それを用いれば議事録を簡単に作成できます。
UIは非常にシンプルであるため直感的に操作でき、はじめて使用する場合でも悩みません。
また並び替えやインデント変更、そしてラベル付けといった機能も用意されているので、見やすくて内容が充実している議事録を作成可能です。
議事録の共有
GIJIでは作成中の議事録をリアルタイムで共有できます。
また全員で同時に編集できるので、会議の終了とともに議事録の共有と承認を完了させることが可能です。
議事録の参照
作成した議事録は一覧にまとめられます。
一覧では日付順で表示ができ、またタイトル検索も可能なため、過去の議事録を見返すためにメールフォルダを漁ったりチャットツールを遡ったりする手間が省けます。
変更履歴の管理
議事録の内容が誤っていた場合や追記すべき内容が後から出た場合、それらを追記することができます。
それによって行われた変更は履歴として残るため、どの部分が変わったのかを後から確認可能です。
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GIJI導入のメリット
GIJIの強みは議事録の作成や共有に特化している点にあります。
エディターのUIは議事録の作成が行いやすいようにデザインされており、さらに編集の様子はリアルタイムで共有できるため、これまでに要していたさまざまな手間を省くことが可能です。
議事録の作成はどのような企業または各種団体であっても必須の業務であるため、それを簡便化できるGIJIは導入するメリットがあるでしょう。
もちろんセキュリティ対策も万全なので、議事録が社外に漏れてしまうこともありません。
GIJIの価格·料金プラン
GIJIはまず、社外のサーバーに情報を記録するクラウド版と自社サーバーまたはプライベートクラウドで管理するオンプレミス版があります。
クラウド版はお試し用のFreeとユーザーあたり月額300円のStandardがあり、Freeはユーザー数の上限が10名までなのに対しStandardは無制限です。
なお、クラウド版には学校または非営利団体専用のCommunityプランもあり、これはStandardと同じ機能を無料で使用できます。
ちなみにオンプレミス版も機能自体はStandardと変わりませんが、Standardは容量制限なしに使えるのに対しオンプレミス版は導入環境に依存してしまいます。
2021年2月現在/詳細は公式サイトを確認
GIJIの注意点
GIJIには無料のFreeプランがあるものの、ユーザー数に上限があり、また容量も5GBまで、加え全文検索や変更履歴などの機能を利用できません。
しかしこれ以外に注意すべき点は基本的になく、どの企業や団体にもおすすめできます。
GIJIの導入事例·評判
現在調査中です。
類似サービスとの比較
GIJIとよく比較されるサービスとしてはMiroが挙げられます。
Miroはオンラインホワイトボード、つまりオンライン上でホワイトボードを共同編集できるツールです。
海外初のツールであり、TwitterやNETFLIX、SpotiifyやCISOなどあらゆるIT企業が導入しています。
議事録作成サービスではなく、あくまでオンラインホワイトボードであるため、Miroでは図形の挿入や付箋の貼り付けなどが簡単に行え、動的な議事録を作成することが可能です。
Miroには無料プランと複数の有料プランがあり、たとえば月額8ドルのプランならビデオチャットやエクスポートが行えるようになります。
この製品に関連する動画を紹介
GIJIでストレスのない議事録作成を
議事録の作成は非常に重要な業務ですが、それに多くの時間を取られてしまっては本末転倒です。
しかし、わかりやすいエディターで作成でき、さらにその様子をリアルタイムで共有できるGIJIを活用すれば、これまで議事録作成にかかっていた手間を大きく削減できます。
無料プランも用意されているので、気になった方は一度使用を試してみることをおすすめします。
画像·データ出典:GIJI公式サイト
