企業が収集した顧客の情報は個人情報保護法の観点から、厳重に管理する必要があります。また、第三者へ情報を提供する際には、ユーザーに同意をもらい行う必要があり、利用目的を明示しなければなりません。
しかし、第三者提供をするときにはトラブルが起きやすく、自社の評判や経営状況に大きな影響を与えてしまいます。本記事では第三者へ情報を提供する際に気をつけるべきことや個人情報の定義について解説します。
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個人情報に該当するものとは？
個人情報とは個人を特定する上で重要な情報のことをいいます。個人情報の取扱いについては個人情報保護法で定義されており、流出してしまうと大問題に発展してしまうため慎重に管理をする必要があります。
個人情報保護法について詳しくない方はこれから解説する内容を参考にしてください。
個人情報保護法の定義
個人情報保護法は「個人情報の保護に関する法律」の略称で、個人情報の取扱いについて規則を定めることで個人の権利や利益を保護します。
個人情報はサービス向上や業務の効率化を図るために用いられますが、行政や医療業界、各企業は個人情報保護法に基づいて個人情報を管理しなければなりません。
個人情報の具体例
個人情報保護法の定義については前述しましたが、個人情報に該当する項目はご存知でしょうか？
以下のような項目が主な個人情報に該当します。
・氏名
・生年月日
・住所
・顔写真
・マイナンバー
・運転免許証
・パスポート
・指紋
・DNA
・身体データ
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eKYCでは個人情報は第三者へ提供される？
ユーザーがシステムやサービスを利用する際に企業へ個人情報を提出する手段としてeKYCは利用されます。そのため、一般的には個人情報を第三者へ提供することはありません。
ただし、利用するシステムやサービスの特性上、第三者へ情報を提供する必要がある場合もあります。ここからは個人情報が第三者へ提供される事例について解説します。
個人情報を第三者へ提供されることは問題とはならない
個人情報の取扱いについては個人情報保護法によって守られていますが、第三者へ個人情報を提供することについては禁止されていません。そのため、企業が集めた個人情報を第三者へ提供すること自体は問題とはなりません。
ただし、法律に定められた規則に則って個人情報を第三者へ提供しなければ、罰則を受ける可能性があるので注意しましょう。
個人情報が第三者へ提供される事例
個人情報が第三者へ提供される事例として一般的なのは、自社のグループ会社や子会社に必要な情報を提供して、新サービスの開発にデータを役立てる場合やメルマガ等の案内を送付する場合です。
一方、委託先へ提供する場合や共同利用する場合は第三者提供にはなりません。
eKYCで個人情報の第三者提供時に気をつけること
個人情報を第三者に提供することは問題ではありませんが、提供時に気をつけるべきことがいくつかあります。
主な注意点は以下の3つです。
・提供の範囲をはっきりさせる
・利用目的を明確にする
・第三者提供時に記録する項目
それぞれの注意点について詳しく解説します。
提供の範囲をはっきりさせる
個人情報を第三者へ提供する際には、範囲を必ず明確にする必要があります。第三者提供における範囲とは以下の3つのことを言います。
・個人情報を提供する人の範囲
・提供する情報の範囲
・情報を提供する期間
情報提供の範囲を明確にしていないと、後々大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。誰にどの情報をいつまで提供するかを明確にし、記録を残しておきましょう。
利用目的を明確にする
個人情報を第三者へ提供する際はその利用目的を明確にする必要があります。例えば、自社の社員の個人情報を社内で共有する際も利用目的は明確にしなければいけません。
また、利用目的をその個人情報の持ち主にしっかりと知らせ、承諾を得ることも忘れずに行いましょう。
第三者提供時に記録する項目
第三者へ個人情報を提供する際は記録を残す必要があると前述しましたが、どのような項目を記録する必要があるのか分からない方も多いでしょう。そのような方は、以下の項目を記録として残すようにしましょう。
・個人情報を提供した日付
・提供先の情報
・個人情報のデータ
・本人の同意を受けている事実
また、記録した情報は一定期間保存しなければならないと個人情報保護法によって定められています。違反した場合は罰則を受ける可能性があるためあらかじめ確認をしておくことをおすすめします。
ekycの利用前に個人情報保護法を確認しよう
ekycはオンライン上で本人確認を行うことができる便利なサービスです。しかし、個人情報の取扱いは個人情報保護法によって規則が制定されています。
違反行為をした場合は、罰金や業務停止などのペナルティが課せられますので、慎重に取り扱うようにしましょう。
これからekycを導入しようと考えている方は本記事を参考に安全に利用してください。
