目標管理制度における目標設定のポイントとは?管理職や事務職向けの事例も紹介

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近年、MBO(目標管理制度)を導入している会社が増え、従業員に定期的な目標設定が求められるようになってきています。このMBOは、人事考課や業績評価に関わるため、具体的な内容で提出することが求められます。

しかし、事務職の方々にとっては、定量・定性的な面から成果を数字で表すことが難しく、困ります。そこで、本記事では、事務職の方々が具体的な目標を立てる際に参考になるよう、立て方の解説を行います。

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目標管理とは

目標管理制度は、会社で設定された目標を各社員が達成することを追求するために、MBOとも呼ばれる制度です。この制度は、経営学者であるドラッカー氏が作り上げたもので、多くの企業で採用されています。

目標管理制度の主な特徴は、上司が一方的に部下の目標を決めず、各社員が自らの能力や経験に合わせて設定することにあります。この方法によって、各社員は自分自身で目標を定め、自らの成長を促進することができます。

目標管理や目標設定の方法

ここでは目標管理や目標設定の方法について解説していきます。

現場を目標設定に参加させる

目標設定がうまくいくためには、自分がどうやってその目標を達成するか、その手段やプロセスなどを明確にすることが必要不可欠です。これによって、自分が設定した目標の達成状況をイメージし、顧客や関係者にどのような満足や賞賛を得られるかといった具体的なイメージが可能となるでしょう。

組織においても同様であり、ゴールのイメージが付きにくく、あいまいな目標が設定されていたり、毎年同じような目標が設定されていたりする場合、うまくいっていないと判断されることが多いです。

目標が漠然としている場合は、上司も指導をすることが難しくなってしまいます。そこで、目標数字を月次や週次レベルに分解し、必要なアクションプランを設定するといった具体的な行動をとることで、目標達成のために動けるようになるでしょう。

目標を達成する方法を明確にする

部下が自己設定した目標を放置するのは上司やリーダーにとって望ましくない行為です。上司やリーダーは、定期的に面談を実施し、部下の進捗状況を確認することが必要です。面談の場では、部下に対して「目標」という主語を与えず、「部下」を主語にして質問することが望ましいです。

また、部下が目標を自分自身で設定できるようになるようサポートすることも重要です。例えば、「この目標について、○○君(部下)はどう思う?」や「現在の状況はこの結果ですが、期末までには○○君がどのようなゴールを設定したいのか?」という質問をすることで、部下が目標を設定しやすくなります。

適切な目標を設定する

より困難な目標に挑戦することは、成功したときに得られる達成感や充実感が大きいため、モチベーションを高める要因となります。しかし、個人のセルフモチベーションによってその効果が左右されます。

セルフモチベーションが低い社員は、簡単に達成できる目標を設定してしまい、モチベーションを失いがちです。逆に、セルフモチベーションが高い社員は、より困難で挑戦的な目標を設定し、自らの意欲を保ちやすくなっています。

しかし、目標管理制度が上手く機能していない場合、社員たちは簡単な目標しか設定せず、組織全体のモチベーションが低下してしまいます。その原因は、セルフモチベーションが低い社員が、具体的な達成イメージを描けていないことにもあるでしょう。

このような場合、上司やリーダーは、目標設定に関して十分な話し合いを行い、少しだけ高いレベルの目標を設定するなど、具体的に目標達成のイメージを描けるよう、細心の注意を払う必要があります。

そうしたサポートがあれば、社員たちはより挑戦的な目標に取り組むことができ、総体的なモチベーションの向上に繋がるでしょう。

目標管理や目標設定のポイント

ここでは目標管理や目標設定のポイントについて解説していきます。

SMARTを元に目標を設定する

目標を達成するためには、SMARTな目標を立てることが非常に重要です。総じて言えるのは、目標設定は個人の成長や成功に欠かせないものであるということです。SMARTな目標設定と中長期的な夢や目標の設定、そしてアクションプランの策定によって、個人は目標を達成することができます。

目標を達成するための大まかな行動方針を立てる

目標を決めることは大切なことですが、それだけで達成に至ることはかなえられません。目標達成に向けた方針を決め、戦略を立てることが必要です。戦略は目標達成に向けた重要な武器であり、目標設定と一緒に考えることが欠かせません。

戦略や方向性によっては目標の対象やレベルを設定する際にも影響が生じます。したがって、目標を設定する前に、求める結果を得る為、戦略や方針をよく考えることが重要です。

定期的に進捗状況を確認する

目標達成に向けた行動計画を導入したら、その施策が適正に進んでいるか、定期的にミニゴールが達成できているか、及び進捗状況や予測される効果が設計通りに発揮されているか、常に把握することが大切です。

そのためには、週次や月次といったある頻度でチェックすることが有効的です。このようなチェックを継続的に行うことで、予定通りに進んでいる施策を強化し、問題点を改善することが可能になります。

目標管理における目標設定の例

目標設定においては、どのようなタイプがあるかについて、具体的な例を交えながら解説します。

例1

事務処理をよりスムーズかつ迅速に遂行するため、現在かかっている書類作成の一つあたりの所要時間を1時間から50分まで短縮することが課題となります。

例2

長期的な視点から、自身が不在でも同じような処理を行えるよう、半年後までにマニュアルの整備を行います。

例3

作業ミスを未然に防ぐため、チェックシートを作成し、ダブルチェックの体制を整え、3カ月以内に△%のミス削減率を実現することを目指しています。

例4

英語のメール対応能力を向上させ、半年後に行われるTOEICで730点を取得します。

目標設定のポイントを理解してMBOを導入しよう

現在、MBOは、個々のモチベーションやパフォーマンスを向上させ、業績や生産性を向上させるために、広く採用されている手法です。MBOは、社員が自己目標を立て、上司がその支援をすることによって、協力して目標に向けて進んでいくことができます。

MBOを導入することで、社員の自己実現が促進され、チームのパフォーマンスや業績が向上することが期待されます。したがって、導入を検討している企業は、慎重に検討し、効果的な運用を実現するために、必要な準備を行うことが重要です。

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